Robert Half Management Ressources propose de se poser 6 questions sur sa pratique du mail pour en optimiser l’usage
1/ Qui a réellement besoin de mon message ?
Il est rassurant de mettre en copie une multitude de destinataires pour s’assurer d’un plus grand partage de l’information. Si cette intention est légitime, elle risque de lasser voire d’irriter. A l’inverse, omettre quelqu’un estimant devoir être informé peut provoquer un problème. La pertinence de la sélection des destinataires compte reflète une capacité d’appréciation d’une situation.
C’est pourquoi lorsque l’on hésite à inclure une personne, il est recommandé de lui transmettre le courriel en lui demandant si elle souhaite recevoir ce type d’information à l’avenir. Le/la destinataire saura gré de cette attention à son égard et sa réponse permettra de connaître avec précision ses attentes.
2/ Quelle formule de politesse utiliser ?
Cette question n’est pas anodine : trop de politesse peut friser l’incorrection, pas assez peut froisser. En règle générale, plus les échanges avec une personne sont espacés et datés, plus il est préférable d’utiliser les formules de politesse d’usage. Après plusieurs semaines sans correspondance, un message trop sobre pourra paraître abrupt, cavalier ou familier.
Avec des correspondants plus réguliers, il faut allier politesse et concision. Une formule de salutation simple du type « Bonjour Inès » ou « Merci » en fin de courriel avant sa signature pour signifier sa gratitude conviennent parfaitement.
3/ Quelle signature ?
La signature d’un courriel est indispensable lors des premiers échanges avec un/e nouvel/le correspondant/e, au moins pour lui permettre d’enregistrer les coordonnées dans son répertoire de messagerie. En fonction des relations, il est ensuite plus rapide et plus simple de s’en tenir à son prénom – nom – fonction voire à son seul prénom lorsque la relation l’autorise.
La composition d’une signature professionnelle se doit d’être… professionnelle. Il est conseillé de s’en tenir aux renseignements indispensables : identité, fonction, coordonnées. Les ajouts plus personnels comme une citation ou une icône se voulant humoristique risquent de lasser. Enfin, à moins de tenir à faire savoir que l’on est en déplacement ou d’être fan de la marque de son smartphone et de son opérateur téléphonique, il convient de supprimer la mention « Envoyé de mon… via le réseau… ».
4/ Quel délai pour répondre et pour recevoir une réponse ?
Ce point dépend d’abord du contexte, des personnes concernées, de la culture d’entreprise. Là encore, il faut savoir placer le curseur au bon niveau. Il est d’usage de répondre dans un délai ne dépassant pas 48 heures au-delà desquelles l’expéditeur risque de relancer pensant sa demande oubliée ou négligée. En cas de doute, il est toujours préférable de poser la question, du type « A quelle date avez-vous besoin d’un retour ? », permettant de clarifier les choses. A l’inverse, lorsque l’on est expéditeur, il est aussi important de spécifier le délai fixé pour un retour quand le sujet l’exige.
5/ Comment valoriser ce qui est important et/ou urgent ?
Pour interpeller efficacement ses destinataires, un courriel important ou urgent ne doit concerner que des sujets qui le sont vraiment. Ne pas savoir hiérarchiser le degré d’importance ou d’urgence fait courir un risque : celui de l’indifférence progressive de ses correspondant/es.
Il est indispensable de s’interroger sur ce degré avant l’envoi d’un mail et aussi de rédiger clairement son objet afin que chacun en saisisse immédiatement la teneur et l’attention qu’il mérite.
6/ Quand et comment mettre fin à un échange ?
Répondre pour répondre d’un mot (« Ok », « Lu », « Merci ») à un message qui ne demande pas de suite est une perte de temps pour l’expéditeur et le destinataire. Avec ses collègues les plus proches ou ses interlocuteurs/trices habituel/les, il n’est pas systématiquement nécessaire de rebondir. Pour éviter tout malentendu, il est utile de partager oralement sur ce point.
L’analyse d’Olivier Gélis, Directeur Général de Robert Half France : « Nous avons tendance à l’oublier, mais nos emails sont souvent la forme de contact la plus fréquente, et parfois la seule, avec nombre de personnes de notre sphère professionnelle. Une gestion efficace, raisonnée et respectueuse de nos messages participe à notre image. Lorsque l’on rédige un mail, l’un des réflexes les plus simples et les plus sages est de se mettre à la place de son/ses destinataire/s. Ces quelques instants de recul permettent d’être efficace, ce qui est la finalité d’un échange professionnel. »
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