Les réunions de coordination impactent directement l’efficacité des organisations quelles qu’elles soient. Etapes indispensables, elles permettent de prendre les décisions stratégiques…quand elles sont réussies. Car si 98% des salariés estiment que les réunions sont nécessaires, 75 % estiment y perdre leur temps. Ces résultats de l’étude réalisée par Perfony, éditeur spécialisé sur ce sujet, démontrent qu’en France les salariés passent en moyenne de 27 177 heures en réunion. Quelles solutions sont à la disposition des entreprises pour réduire le temps passé en réunion et pour s’assurer de l’efficacité de cet énorme investissement de temps ?
* Source : Etude Perfony
Un gaspillage de temps très couteux, aux causes identifiées et récurrentes
Le volume horaire que représente les réunions pèse sur le budget des entreprises. Par exemple, le coût annuel d’une réunion hebdomadaire de 2h00 pour 200 personnes est estimé à près de 1 000 000 €.
Pourtant, les causes de pertes de temps en réunion sont connues et communes à toutes les organisations : absence d’ordre du jour, non-respect des horaires de début et de fin, absence de collaborateurs, sans oublier le manque de préparation par les participants et l’absence de suivi des actions décidées. Alors, est-il possible de réduire le temps passé en réunion tout en gagnant en efficacité ?
Privilégier la collaboration et le suivi entre deux réunions
La préparation en amont et la visibilité sur le plan d’actions entre deux réunions sont deux facteurs clés qui permettent gagner du temps lors des réunions. Des logiciels existent. Perfony propose par exemple une solution en mode Saas qui intégre notamment un indicateur permettant de connaître l’état de santé des réunions grâce à des icônes tricolores. Tous les participants peuvent s’exprimer de manière anonyme sur la qualité de l’animation, la pertinence des sujets abordés ou encore la capacité à transformer les décisions en actions, critères clés d’une réunion efficace.
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