Par Adil Lahlou Directeur France de REL, cabinet de conseil, filiale de The Hackett Group, Inc.
Le climat économique actuel favorise les initiatives visant à réduire les coûts, à optimiser les process et à améliorer la performance du besoin en fonds de roulement. Les entreprises cherchent à obtenir des avantages compétitifs grâce au développement de nouvelles technologies, elles s’engagent dans la dématérialisation et dans la mise aux normes environnementales et légales. Ces efforts les ont amenées à mettre en place la facturation électronique. En effet, la facturation papier reste sujette aux erreurs humaines engendrant des coûts supplémentaires et impactant l’efficacité de l’entreprise. Malgré les défis qui accompagnent la mise en place de la facturation électronique, elle reste un moyen efficace d’obtenir des avantages compétitifs en terme de coûts, d’optimisation de process et de cash flow.
Malgré ses avantages, l’adoption de la facturation électronique reste peu étendue. Parmi les 150 milliards de factures B2B produites mondialement en 2012, seules 5% étaient électroniques. L’investissement technologique requis, la préférence pour une facturation par courrier et un retour sur investissement perçu comme limité en sont les causes principales. Pourtant, un système de facturation électronique complètement automatisé pourrait générer 60% à 80% de réduction des coûts et une augmentation du chiffre d’affaires de 1 à 2% due à une plus grande performance. L’investissement serait rentabilisé entre six mois et un an et demi. Aux vues des récentes législations mises en place dans plusieurs zones géographiques, les entreprises peuvent-elle se permettre d’ignorer cette option ?
Il existe plusieurs définitions de la facturation électronique, celles-ci incluent l’envoi par e-mail d’une facture scannée qui doit ensuite être imprimée afin d’être saisie dans le système de comptabilité fournisseurs. Ici, la facturation électronique sera considérée comme un système de facturation complètement automatisé et intégré, comme présenté dans le tableau ci-dessous :
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Caractéristiques principales d’un système de facturation intégré et automatisé |
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Solution qui permet l’intégration des systèmes clients et fournisseurs |
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Facture créée dans le système de comptabilité client du fournisseur ou sous forme dématérialisée |
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Facture transmise de façon électronique en utilisant une technologie standard comme la signature digitale avancée, l’ EDI ou le XML. |
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Facture reçue dans un format permettant d’être directement intégrée dans le système de comptabilité fournisseurs du client |
La mise en place et le développement de la facturation électronique présentent cinq principaux avantages :
1. Baisse de coûts grâce à une plus grande efficacité des process en place
La facturation papier nécessite du temps, des ressources, peut engendrer des erreurs et requière une intervention du fournisseur et du client se traduisant par un coût transactionnel élevé et une efficacité moindre. La mise en place de la facturation électronique permet de réduire les coûts liés à la comptabilité client de 40 à 60%, et ceux liés à la comptabilité fournisseurs d’approximativement 90%. Le gain d’efficacité est d’autant plus visible qu’il est comparé aux process manuels de gestion des factures clients et factures fournisseurs souvent laborieux.
Process de gestion des factures fournisseur pour le client :
· Réception et saisie des factures : l’acheteur reçoit, classe et redirige les factures afin qu’elles soient saisies dans le système de comptabilité fournisseurs.
· Contrôle qualité : les données du fournisseur sont vérifiées, les calculs confirmés, le rapprochement effectué, les centres de coûts alloués et la taxation identifiée.
· Validation : les niveaux d’autorisation nécessaires sont identifiés, les factures envoyées aux validateurs, les litiges sont résolus et le suivi du statut de validation effectué.
· Reporting et archivage : les montants sont enregistrés dans le Grand Livre, le stockage et l’archivage effectués pour des raisons légales et en vue de futurs audits, ainsi que pour répondre aux d’éventuelles requêtes des fournisseurs.
· Paiement : les montants totaux sont identifiés par fournisseur, les paiements effectués, les instructions envoyées aux banques et les bordereaux de paiement envoyés aux fournisseurs.
Process de gestion des créances clients pour le fournisseur :
· Facturation : les factures sont générées, imprimées, pliées, mises sous enveloppe, timbrées et envoyées.
· Suivi et résolution des litiges : le fournisseur contacte l’acheteur pour confirmer la bonne réception des factures, gère les éventuels refus de factures ou demandes de duplicata résout les litiges et se renseigne sur le statut de validation et/ou la future date de paiement.
· Paiement et rapprochement : les paiements reçus sont comparés aux factures émises, les acheteurs sont contactés pour résoudre les litiges et les surplus perçus, ainsi que pour répondre à toute demande d’information pour faciliter le rapprochement.
· Reporting et archivage : les factures sont stockées et archivées pour raisons légales et en vue de futurs audits.
En l’absence de facturation électronique, les deux process nécessitent une main d’œuvre considérable pour fonctionner correctement. De plus, les fournisseurs ne disposent d’aucune visibilité quant à la date de réception de la facture, son statut, la future date de paiement et les litiges potentiels, et ce, jusqu’à un point avancé dans le process de gestion des factures ou à moins de contacter le client. Grâce à la facturation électronique ces étapes sont automatisées, l’information est capturée électroniquement et les fournisseurs peuvent y avoir accès en un seul click.
2. Automatisation du process
Le bénéfice le plus significatif découlant de la mise en place de la facturation électronique est l’automatisation des process. Lorsque le système informatique d’une société est intégré au logiciel de facturation électronique, les erreurs de transfert entre applications peuvent être supprimées réduisant ainsi les coûts associés aux réajustements. La facturation électronique permet à l’entreprise d’envoyer, de recevoir et de rediriger les factures automatiquement à leurs destinataires ainsi que de résoudre les litiges facture de manière efficace. Ce process permet aussi d’éliminer les erreurs de facturation, réduire le temps passé à appeler les clients et/ou fournisseurs pour faire le suivi des factures, et facilite l’archivage puis le retrait des factures pour les besoins légaux. Par conséquent, du temps est libéré pour les activités apportant une véritable valeur ajoutée à l’entreprise comme le service client. La relation client-fournisseur s’en trouve améliorée, fournissant une bonne assise pour les négociations futures. Les fournisseurs peuvent également bénéficier d’une meilleure performance de leur Days of Sales Outstanding (DSO) et les clients peuvent bénéficier des escomptes associés à un paiement anticipé. Pour de larges organisations, la valeur des escomptes peut atteindre 1 à 2% du total des montants facturés.
3. Management du cash flow
La facturation électronique offre aux entreprises la possibilité d’améliorer la gestion de leur cash flow en créant des opportunités de revenue au sein même de leurs process. Les factures étant délivrées instantanément, le DSO peut être amélioré immédiatement par élimination du délai de transfert par courrier des factures notamment dans le cas oú le calcul du délai de paiement serait basé sur la date de réception de la facture et non sur la date de facture. Pour le client, les délais engendrés par la saisie des factures papier en comptabilité fournisseurs se traduisent par un manque de visibilité sur les paiements à venir, ce qui limite sa capacité de prévision et de planification. Ajouter à cela, le risque d’erreur de routage des factures lors de leur validation et les avantages d’un système transparent de bout-en-bout deviennent vite évidents. Le cash flow de l’entreprise est accru grâce à l’amélioration de l’efficacité de la facturation permettant au fournisseur de réduire son DSO et à l’acheteur de prendre des escomptes sur des paiements anticipés.
De plus, afin de mettre en place des programmes d’optimisation des dépenses, les entreprises ont besoin de données exactes issues des achats, des contrats et des factures fournisseurs, et ce, afin identifier des opportunités de réduction des coûts. Ces opportunités incluent l’élimination ou la réduction des dépenses hors contrat, ainsi que la consolidation et la rationalisation des dépenses. Sans la disponibilité en temps réel de données sous formes digitales ces bénéfices sont difficiles à obtenir.
4. Conformité à la législation
Plusieurs gouvernements ont déjà rendu l’utilisation de la facturation électronique obligatoire pour les institutions du secteur public, facilitant ainsi son adoption par le secteur privé. Au sein de l’Union Européenne (UE), les directives les plus récentes donnent aux factures électroniques le même statut que leurs équivalents papier depuis 2013, et certains pays comme le Danemark, la Suède et la Finlande obligent leurs partenaires à utiliser la facturation électronique. Aux Etats-Unis, le département du Trésor a indiqué que les systèmes de comptabilité fournisseurs de ses agences devaient être prêts à gérer les factures électroniques à partir de fin 2012, ce qui nécessite que tous leurs fournisseurs soient équipés pour envoyer des factures électroniques. A Singapour, la réception de factures papier par les institutions gouvernementales est interdite depuis 2008. Certains pays pionniers dans l’adoption de la facturation électronique se situent en Amérique Latine, notamment en raison du rôle primordiale que le gouvernement a joué dans sa mise en place. Par exemple, au Chili les factures électroniques doivent suivre une procédure rigoureuse et correspondre à un format précis tel qu’il a été défini par le service de revenu national chilien, et ce dans le but d’assurer l’authenticité de la facture et d’empêcher l’évasion fiscale. Certains programmes de facturation électronique obligatoire ont aussi été mis en place au Mexique et au Brésil.
Quelle que soit la localisation géographique d’une entreprise et avec quels pays elle fait des affaires, il est impératif pour elle de comprendre la législation locale sur la facturation. L’incapacité à se conformer aux législations peut entrainer des amendes importantes et, dans le cas de l’UE, la perte de déductions d’impôts sur un certain nombre d’années. De nombreux fournisseurs de solutions de facturation électronique peuvent apporter des conseils en ce qui concerne la législation locale et la mise en place de cette solution.
5. Bénéfices environnementaux
De nos jours, beaucoup d’entreprises ont mis en place des politiques et des mesures environnementales afin d’accomplir des projets de développement durable et de réduire leurs coûts. Si les 30 milliards de factures envoyées annuellement en Europe étaient électroniques, 12,6 millions d’arbres, 105 milliards de feuilles de papier, 13 milliards de litres d’eau et 5,4 milliards de kWh dédiés à l’industrie du papier pourraient être économisés. Cela correspond à une réduction de l’émission de dioxyde de carbone de 3 millions de tonnes. L’empreinte carbone d’une facture électronique est seulement un tiers de celle d’une facture papier. En plus de l’économie de papier, la facturation électronique apporte d’autres avantages notamment en terme de réduction des coûts d’imprimerie, de frais de port, de transport, d’énergie, de main d’œuvre, de stockage et de gestion des déchets.
Quelles que soient les raisons avancées pour mettre en place la facturation électronique il est important d’être proactif et de se préparer en sélectionnant la solution répondant au mieux aux besoins de l’organisation, soit en mettant en place le système en interne, soit en faisant appel à un tiers. Les avantages sont nombreux et la voie vers l’automatisation doit être planifiée et gérée avec prudence. La facturation électronique permet d’envisager de manière réaliste de nombreux gains en terme de réduction des coûts, d’amélioration des process, de cash flow et de mise aux normes.
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