… pour passer
sereinement la saison la plus chargée de l’année ?
Les conseils de François Thévenot Sales & Channel Manager Southern Europe,
Middle East & Africa
Alors que les feuilles
tombent et que l'année touche à sa fin, les professionnels de la finance
entrent dans l'une des périodes les plus mouvementées : la fin d’année. Cette
saison est marquée par la convergence de tâches cruciales, depuis les rapports
financiers de fin d'année jusqu'à la préparation de l'impôt et la conformité à
l'audit. Pour les institutions financières et les équipes financières des
entreprises, cette période peut être déterminante pour la santé financière de
l'organisation.
Examinons de plus près
certaines des complexités financières de cette période et la manière dont des
outils efficaces, tels que ceux dédiés à la gestion des documents, peuvent
alléger la pression qui pèse sur les équipes.
La crise financière de l'automne : pourquoi cela se produit-il ?
Cette période marque la
conjonction de plusieurs tâches critiques : rapports financiers de fin d'année,
préparation des impôts, planification budgétaire et préparation à l'audit.
Chacune de ces tâches comporte son propre lot de défis et, lorsqu'elles sont
combinées, elles exercent une pression énorme sur les équipes financières pour
qu'elles fournissent des rapports précis, opportuns et conformes. Comprendre
pourquoi cette saison est si exigeante permet d'expliquer la nécessité de
disposer de processus et d'outils efficaces pour gérer cette charge de travail.
À la fin de l'année
fiscale, les institutions financières doivent compiler des rapports complets
sur les performances de l'année. Les états financiers, les rapports
trimestriels et les indicateurs clés de performance (ICP) doivent être
organisés et examinés afin de refléter fidèlement la santé financière de
l'entreprise. Ces rapports ne sont pas seulement destinés à un usage interne ;
les parties prenantes, les investisseurs et les organismes de réglementation
ont besoin d'informations précises et en temps voulu.
L'automne est également
la saison des budgets pour les départements financiers. Les propositions
budgétaires doivent être finalisées et les ressources allouées pour l'année à
venir. Ces plans définissent les dépenses des départements et les initiatives d'expansion.
Le défi consiste à recueillir les avis des différents services, à garantir
l'exactitude des données et à créer des budgets qui s'alignent sur les
objectifs plus larges de l'organisation.
Les professionnels de
la fiscalité et de la finance d'entreprise sont sous pression pour s'assurer
que toutes les déclarations sont en ordre à la fin de l’année. Avec les
nombreux changements réglementaires annuels, la préparation fiscale ne consiste
pas seulement à remplir des formulaires, mais aussi à s'assurer de la
conformité avec les lois fiscales.
Pour les entreprises
américaines, l'automne marque également le début de la saison des audits, ce
qui impacte toutes les filiales en cascades. Les audits externes et internes
exigent des entreprises qu'elles s'assurent que les documents financiers sont
exacts, conformes aux réglementations telles que la loi Sarbanes-Oxley (SOX),
et accessibles aux auditeurs. Cela implique de collecter des rapports dans tous
les pays, de recouper les données et d'éliminer les divergences avant les
audits formels.
Enfin, cette période
est non seulement chargée mais également éprouvante. Les professionnels de la
finance font face à une augmentation de la charge de travail, à des délais
serrés et à une exigence accrue de précision. L'équilibre entre rapports de fin
d'année, planification budgétaire, préparation des impôts et audits exige une
attention minutieuse aux détails et une collaboration étroite entre les
services.
Comment les outils numériques peuvent rationaliser le reporting financier
La clé pour traverser
cette période intense est l'efficacité. Des outils numériques spécialisés dans
la gestion des documents peuvent aider les équipes financières à organiser,
sécuriser et simplifier leurs workflows, rendant ainsi le reporting, la budgétisation
et l'audit plus efficaces.
· 1/ Pour organiser les documents financiers avec des portefeuilles numériques
Les équipes financières
peuvent regrouper des documents connexes, tels que les rapports financiers, les
propositions budgétaires et les déclarations fiscales, dans un seul fichier
facilement accessible. Cela permet de réduire la nécessité de gérer de
multiples fichiers et facilite l'accès à toutes les informations nécessaires en
un seul endroit.
· 2/ Garantir la sécurité des données grâce à la protection des fichiers
Les documents
financiers contiennent souvent des informations sensibles. Des méthodes de
protection telles que le cryptage et la protection par mot de passe permettent
de sécuriser les documents confidentiels avant de les partager avec des parties
prenantes internes ou externes, garantissant ainsi la conformité avec des
réglementations comme le RGPD.
· 3/ Faciliter la collaboration avec des outils de partage et de révision
La budgétisation et
l'audit nécessitent une collaboration entre plusieurs services. Les outils
numériques permettent une collaboration en temps réel, permettant aux équipes
de partager des documents et de recueillir des avis simultanément, tout en
conservant une trace des modifications et des approbations.
· 4/ Automatiser la collecte de documents et la préparation des audits
L'automatisation des
processus de collecte et d'organisation des documents est essentielle à
l'approche des échéances fiscales et des audits. Cela permet aux équipes de se
concentrer sur l'analyse des données, plutôt que sur des tâches répétitives de
gestion de documents.
À l'approche de la fin
de l'exercice fiscal, la charge de travail des professionnels des services
financiers augmente considérablement. Cependant, avec des outils appropriés de
gestion des documents, les équipes peuvent optimiser leurs processus, garantir
la précision des rapports et respecter les obligations réglementaires.
Dans une saison où
chaque détail compte, s'appuyer sur des solutions fiables comme celles
proposées par les éditeurs de logiciels peut aider le secteur financier à
simplifier la gestion documentaire, sécuriser les informations sensibles et
optimiser les flux de travail, permettant ainsi de surmonter les défis de
l’automne avec efficacité et sérénité.