L’analyse de
Laurent Guillot, Directeur Général d'Oxalys
Gérer les Achats n’est
pas un long fleuve tranquille. Les évolutions technologiques toujours plus
rapides, le contexte économique mouvant, la transformation digitale et les
exigences croissantes des clients en matière de durabilité et de qualité ont
rendu les Achats aussi complexes que stratégiques. Entre les idées reçues qui
ont la vie dure, le manque de leadership encore trop souvent constaté,
l’obsolescence de certains SI, comment les équipes Achats peuvent-elles relever
ces défis qui affectent durablement leur fonction ? Réponse : grâce à la digitalisation
des Achats. Voici les clés pour réussir la digitalisation de ses Achats et se
positionner comme le partenaire incontournable des équipes métiers.
7 bonnes raisons de
passer à l’action
La digitalisation des
achats se définit comme le processus visant à utiliser des technologies
numériques pour automatiser, rationaliser et optimiser les différentes étapes
du processus Achats au sein de votre entreprise.
Source de gain de temps
et de fiabilisation de la data, la digitalisation des Achats vous permet de :
1/ Renforcer la
motivation des équipes et augmenter la productivité
2/ Offrir une autonomie
contrôlée et gagner en visibilité opérationnelle afin de faciliter
l’intégration des achats dans les processus métiers.
3/ Simplifier le cycle
d’achats et fluidifier les échanges avec pour objectif d’améliorer et
fluidifier le processus Achats
4/ Diminuer les risques
fournisseurs et respecter la conformité règlementaire avec une visibilité à
360°
sur les informations fournisseurs.
5/ Avoir les moyens de
faire respecter les contrats par tous.
6/ Améliorer les
relations fournisseurs et renforcer la confiance
7/ Avoir de la visibilité
sur ses engagements afin de connaître en temps réel et pour chaque fournisseur,
les montants engagés et les sommes encore disponibles pour les commandes
futures.
Les facteurs clés de
succès pour votre projet de digitalisation des Achats
1.Suivre le bon tempo
La mise en place de la
digitalisation marque la 1ère étape de la mise en place d’une politique Achats
globale et implique de prioriser les déploiements et le périmètre de la
solution digitale selon la maturité Achats de l’organisation.
2. Déployer une
solution à son image
Digitaliser nécessite
de se calquer sur les processus et les attentes des utilisateurs et de :
• Déployer une solution Achats « à sa dimension
» en phase avec le volume et la maturité des achats dans l’entreprise et
surtout en adéquation avec les objectifs fixés,
• Disposer d’une solution personnalisée calquée
sur ses pratiques Achats et qui respecte ses contraintes techniques,
fonctionnelles et budgétaires et les enjeux de son secteur d’activité,
• Miser sur un outil évolutif et pérenne pour
intégrer les derniers usages et technologies et garantir la pérennité de la
solution,
• Privilégier l’agilité et l’interopérabilité
avec le SI existant,
• Sécuriser le déploiement de la solution avec
une approche ultra paramétrable pour réduire les temps de déploiement et
limiter les coûts,
• Être accompagné sur le long terme garantir
l’adhésion des équipes.
3. Respecter les
indispensables de la gestion de projet
Avant toute chose, il
est indispensable de s’assurer d’un vrai leadership sur le sujet de la
digitalisation des Achats car le projet aura un impact fort sur le budget, la
motivation des équipes, leur productivité, leur crédibilité et la conformité
règlementaire.
Autre point clé : embarquer toutes les
parties prenantes dans le projet de SI Achats.
Le périmètre de la
digitalisation des Achats ne se limite pas au service Achats et a un impact sur
les stratégies marketing, commerciale, RSE et QHSE de l’entreprise. Le
responsable Achats devra donc trouver un outil et un chef de projet capable de
le déployer. Il faut aussi définir très clairement les rôles et responsabilités
de chacun dans l’équipe car, outre un sponsor, un chef de projet métier et un
expert logiciel, il faudra le soutien de l’éditeur et/ou l’intégrateur de la
solution.
Les critères de choix
d’un logiciel de digitalisation des achats
1. Une solution achats
pensée comme un vecteur de performance
Le logiciel Achats doit
être avant tout capable d’accompagner sa croissance et de renforcer sa
performance Achats, quels que soient le secteur d’activité, les enjeux
spécifiques à son entreprise, le volume de ses achats ou la taille de son
entreprise. Il devra se centrer sur l’expérience utilisateur et une ergonomie
intuitive qui facilite la prise en main des fonctionnalités par les équipes
Achats qui ainsi rapidement opérationnelles.
2. Une solution
adaptable et ouverte avec une ouverture fonctionnelle large
Le logiciel Achats
devra être « compatible » avec tous les ERP et SI et déployé au fur et à mesure
de ses besoins. Il doit couvrir l’intégralité du cycle Achats :
• Une gestion des Achats à 360° pour piloter et
automatiser l’ensemble des processus au sein du même outil
• La gestion Source to Contract (S2C) pour
centraliser les informations au sein d’un référentiel unique partagé avec ses
collaborateurs,
• La digitalisation du process
d’approvisionnements Procure-to-Pay (P2P)
• La gestion de la relation Fournisseurs (SRM)
pour améliorer la communication avec les fournisseurs, consulter facilement les
informations fournisseurs et créer sa stratégie d’évaluation fournisseur,
• Le pilotage Achats avec une véritable aide à
la décision pour élaborer des plans d’actions et suivre les KPIs avec le
tableau de bord achats.
3. S’assurer de la
pérennité et de la fiabilité de l’éditeur avec notamment un point d’attention
sur :
• Le niveau d’expertise de l’éditeur dans le
domaine des Achats
• Les capacités de déploiement et
l’accompagnement sur le long terme
Au-delà de
l’automatisation et la fiabilisation des processus : l’enjeu stratégique de la
digitalisation des achats
Choisir de digitaliser
les Achats ne se limite pas à demander un devis. Il faut vérifier que la
solution est alignée avec ses attentes et ses objectifs et ce, sur toute les
facettes du projet (fonctionnalités, prix, conseil, etc..). Et surtout, ne
jamais oublier que le logiciel est au service des équipes et de son écosystème.
La digitalisation est désormais essentielle pour les équipes et responsables Achats qui souhaitent améliorer leur maturité et leur performance. En automatisant les tâches récurrentes, elle libère du temps pour des activités à forte valeur ajoutée et de créer une stratégie d’achats alignée avec les objectifs de l’entreprise. L’intégration des processus Achats dans le SI de gestion favorise l’alignement avec la Finance, offrant une vision globale de la performance. Elle améliore l’image de l’entreprise en renforçant l’équité, la conformité réglementaire et l’engagement dans les démarches RSE et QHSE. En somme, la digitalisation permet de gagner en performance et de devenir un partenaire métier stratégique.