Lutter contre
l’absentéisme dans le public, mais aussi dans le privé : le gouvernement et les
députés multiplient les propositions pour faire réaliser des économies à
l’assurance-maladie. De leur côté, les entreprises se mobilisent aussi pour
faire baisser le nombre d’arrêts de travail, et limiter le coût qu’il
représente pour elles : aujourd’hui, 25% des indemnités qui leur sont dues par
la CPAM ne leur sont pas versées, et les arrêts de travail leur coûtent 800€
par salarié et par an.
Le gouvernement l’a
annoncé :
il projette de réduire l’indemnisation des salariés de la fonction publique, en
instaurant deux jours de carence supplémentaires. De leur côté, certains
députés veulent également diminuer cette indemnisation pour les salariés du
privé, en mettant en place un « jour de carence
« d’ordre public », que ni
l’employeur ni la CPAM ne pourront indemniser. L’objectif dans les deux cas :
soulager les finances de l’Assurance-Maladie, qui a vu le coût des arrêts de
travail atteindre près de
17 Mrds € au premier semestre 2024.
De leur côté, les
entreprises s’organisent pour limiter le nombre et le coût de ces arrêts de
travail.
Car elles aussi en supportent le coût : celles qui maintiennent le salaire de
leurs collaborateurs durant leurs arrêts maladie (60% des entreprises) doivent
en théorie percevoir des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS).
Mais le délai de recouvrement de ces IJSS s’allonge constamment : il atteint
33,5 jours en 2023, soit 25% de plus qu’en 2019. Plus grave encore, 25% de ces
IJSS ne pas versées aux entreprises, du fait d’erreurs et de retards dans le
traitement des dossiers par la CPAM. Bilan : les arrêts de travail coûtent 800€
par an et par salarié aux entreprises. Et, du fait du vieillissement de la
population, ce coût devrait encore croître dans le futur.
« De plus en plus
d’entreprises nous demandent de les aider à mieux récupérer ces indemnités, témoigne Sacha
Kleynjans, dirigeant du Pôle Tech du cabinet de conseil RH Spartes. L’enjeu
devient d’autant plus crucial pour elles que ces IJSS vont sans doute diminuer
dans le futur, ce qui les obligera à toujours plus de rigueur pour améliorer
leur taux de recouvrement ».
Communiquer fréquemment
sur les bonnes pratiques avec les salariés
Dans plus d’un tiers
des cas, si la Sécurité Sociale ne prend pas en charge un arrêt maladie, c’est…
parce qu’elle ne l’a pas reçu. Parce que le salarié, qui dispose de 48H pour
envoyer ce document à son employeur et à la CPAM, n’a pas respecté ce délai, ou
n’a pas fourni tous les documents, ou encore a omis de signaler la prolongation
de son arrêt de travail… les possibilités d’erreur ou d’oubli s’avèrent
nombreuses. « Pour les limiter, nous conseillons aux employeurs de
régulièrement sensibiliser leurs salariés sur leurs droits et devoirs en cas
d’arrêt de travail, par le biais d’affichage dans les locaux de l’entreprise et
de réunions explicatives avec les représentants du personnel, explique
Sacha Kleynjans. Cela permet de rappeler aux salariés la politique de leur
entreprise en matière d’indemnisation de leurs arrêts maladie, mais également
de les informer sur les évolutions de leurs droits : par exemple, depuis
janvier 2024, un arrêt maladie prescrit en téléconsultation ne peut pas excéder
trois jours, faute de quoi il n’est pas indemnisé ».
Suivre de près le
traitement des dossiers par les services RH
Recouvrer l’intégralité
de ses IJSS implique une gestion rigoureuse du traitement des dossiers : il
s’agit de repérer, dès la déclaration de l’arrêt maladie, les erreurs ou
incohérences qui pourraient bloquer le traitement du dossier. Puis, à chaque
étape, de relancer la CPAM en cas de retard, de blocage ou de remboursement
incomplet… le tout avant la fin du délai de prescription : passés 27 mois, les
IJSS non perçues s’avèrent définitivement perdues. « Il s’agit de tâches
lourdes, chronophages et peu valorisantes pour les équipes RH, reprend
Sacha Kleynjans. Il importe donc de motiver ces collaborateurs et de suivre
les résultats de leurs actions, en leur donnant de la visibilité, et une
reconnaissance, au sein de l’entreprise ».
Digitaliser le suivi
pour une meilleure efficacité, et ne plus laisser passer les délais de
prescription
Réduire les erreurs
dans la saisie des arrêts, suivre l’avancement de chaque dossier, repérer les
blocages et mener dans les délais les actions qui s’imposent : telles sont les
missions que remplit Klem, l’outil dédié créé par Spartes pour digitaliser la
gestion des arrêts de travail. Basé sur l’IA, il permet de réduire de 15% le
temps passé à gérer ces dossiers, et de protéger la trésorerie de l’entreprise
en réduisant le délai de recouvrement des IJSS. Grâce à un rapprochement
constant entre les flux des services paie et comptabilité, il permet à
l’entreprise de savoir, à tout moment, où en sont ses recouvrements, et de ne
plus laisser de dossiers en souffrance. Il évite enfin, grâce à un système
d’alertes, de ne pas laisser traîner un dossier trop longtemps, et donc
d’éviter que les IJSS deviennent irrécupérables.
Mener des actions
ciblées, pour limiter le nombre et de la durée des arrêts de travail
Sous l’effet conjugué du vieillissement de la population active et de l’allongement de la durée des arrêts de travail, la hausse de leur coût ne semble pas près de s’infléchir. Pour ne pas subir cette situation, les employeurs ne pourront pas se contenter d’une gestion uniquement financière et administrative du phénomène : ils doivent définir un plan d’action de fond permettant de limiter le nombre d’arrêts de travail pris par leurs salariés. Meilleure organisation du travail, aménagements horaires, formations à la prévention du stress, implication des managers… « Aucune recette magique n’existe, mais chaque entreprise doit, au cas par cas, identifier les causes profondes de l’absentéisme de ses salariés, et déterminer une série d’actions adaptées » affirme Sacha Kleynjans. S’abstenir de cette réflexion ne pourra qu’aggraver le problème… d’autant que les troubles psychologiques restent aujourd’hui la principale cause des arrêts de travail de longue durée.