Clotilde Mérillon, DRH France de Tellent, leader
européen en matière de technologie RH à destination des entreprises, livre ici 5
conseils pour mener à bien les entretiens annuels.
L’entretien annuel
reste un rendez-vous incontournable pour faire le point sur l’année écoulée et
envisager la suivante. Etat des lieux de leur performance, établissement des
objectifs, perspectives d’évolution… l’entretien annuel est un puissant levier de
motivation et de performance à ne pas négliger. Alors que 42% des salariés ne
font pas confiance à leur manager pour prendre les bonnes décisions pour leur
carrière, les managers doivent revoir leurs méthodes et mettre un point
d’attention à la confiance qui leur est accordée lors des entretiens annuels.
Dans la mesure où la
relation entre manager et salarié semble fragile, il est temps de mettre en
place un suivi de qualité et engagé pour éviter toute frustration du côté des
collaborateurs. Comment faire de ce rituel RH un moment d’échange constructif, profitant
à la fois au manager et au collaborateur ?
Conseil n°1 - Faire le
point avec le salarié sur les objectifs fixés au précédent entretien
Autre volet important
de l’entretien annuel : faire le point sur les objectifs fixés lors de
l’entretien précédent. La première étape pour préparer l’entretien consiste à
relire les objectifs fixés lors du dernier entretien annuel, et implique de
répondre aux questions suivantes : « avez-vous constaté des progrès ? »
; « quels sont les objectifs atteints ? Non accomplis… ? ». Étape
cruciale pour évaluer les performances des collaborateurs, elle permet de
dresser un premier bilan et de mettre en avant les succès ainsi que les
difficultés rencontrées. Lors de l’entretien, l’idée est évidemment de
questionner le collaborateur sur son ressenti et de challenger ces
observations. Le manager pourra ensuite établir de nouveaux objectifs précis.
Gardez toujours en tête que l’entretien annuel est un moment d’échange et de
partage, permettant d’identifier les besoins d’accompagnement spécifiques des
collaborateurs.
Conseil n°2 - Etablir
un plan d’action clair et planifier des points d’étapes tout au long de l’année
L’entretien annuel est
une projection sur l’année à venir et consiste à identifier les priorités des
collaborateurs. C’est donc le moment opportun pour établir une feuille de route
pour l’année, qui sera suivie de près par le manager. L’échange doit donc être
structuré autour des objectifs de performance et des aspirations de chacun.
Communiquer à l’avance sur les objectifs de l'entretien, les sujets à aborder,
ainsi que les prochains points réguliers, permettra d’assurer un entretien
qualitatif.
Par la suite, il est
essentiel de prévoir des points réguliers – annoncés dès le départ – pour
suivre l’avancement du plan d’action établi, discuter des besoins de formation
et ajuster les objectifs si nécessaires. L’objectif est d’accompagner
l’évolution du collaborateur dans l’entreprise.
Conseil n°3 - Ne pas
parler de la rémunération
Sujet phare des
entretiens annuels, la rémunération ne devrait pourtant pas toujours être
abordée à ce moment précis. Discuter salaire peut en effet venir détourner
l’attention de l’objectif même de l’entretien, qui est d’évaluer les
performances et les objectifs du salarié. Ainsi, il est toujours mieux de
prévenir en amont les collaborateurs que cet entretien spécifique ne sera pas
dédié à ce sujet, mais qu’un entretien de rémunération sera organisé plus tard.
Conseil n°4 - Fournir
des feedbacks constructifs (et réguliers !)
L’entretien annuel ou
entretien de performance – permet de se concentrer sur les points forts et
réussites de l’année, mais aussi d’aborder les axes d’amélioration. L’important
est de se baser sur des faits concrets et des observations précises pour vraiment
progresser. Le feedback doit être réciproque et constructif pour garantir une
amélioration continue des relations professionnelles. Pour être vraiment
efficace, il ne faut pas attendre l’entretien annuel pour faire des feedbacks
réguliers, tout au long de l’année.
Ce suivi régulier
permettra d’améliorer la relation de confiance et d’écoute entre le manager et
le managé. Les retours seront également plus faciles à donner, et plus enclins
à être entendus. D’ailleurs, les managers devraient également proposer un entretien
de mi-année, afin de s’assurer que le collaborateur se sent bien et est en
phase avec ses objectifs.
Conseil n°5 - Faire
évoluer les rituels managériaux
Les rituels managériaux, aujourd’hui très fixes et codifiés, devraient évoluer afin d’être en accord avec les volontés et désirs actuels des collaborateurs. Pourquoi ne pas sortir des sentiers battus quant à l’organisation des entretiens annuels, en proposant par exemple de le réaliser à l’extérieur du bureau ? Cela permettra au manager d’aborder les sujets avec plus de légèreté grâce à un cadre neutre, facilitant les échanges. De la même manière, décorréler l’entretien de performance de l’entretien de rémunération permet de placer le collaborateur dans une posture plus humble, et pas de négociation. Aujourd’hui, le cycle de développement RH a beaucoup évolué, dans de nombreuses entreprises et s’articule entre entretien annuel, entretien professionnel, entretien de rémunération, entretien de mi-année, people review… toujours dans le but d’améliorer la relation manager/managé.