Depuis
plusieurs années, la signature électronique est devenue un outil indispensable
au quotidien des entreprises grâce à ses nombreux atouts.
Cette étude réalisée par Ipsos, pour Yousign, leader européen et français de la
signature électronique, est un état des lieux des usages et des perceptions
qu’ont les professionnels de la signature électronique.
Par ailleurs, dans un
contexte d'accélération de la digitalisation des organisations, il a semblé
utile d’évaluer comment elles pourraient envisager l'avenir : quels sont les
domaines qui pourraient bénéficier le plus de l'expansion de l'utilisation de la
signature électronique ? Quelles innovations et quel rôle pourrait jouer
l'Intelligence Artificielle pour renforcer la sécurité de la signature
électronique ?
Un environnement
professionnel propice à l’adoption de la signature électronique
Dans un monde marqué
par la révolution numérique, 7 professionnels sur 10 considèrent que leur
entreprise est une entreprise digitalisée (dont 29% « très digitalisée),
c’est-à-dire équipée d'outils permettant de numériser, digitaliser et
automatiser certaines tâches et processus telle la gestion de la facturation,
les bulletins de salaire et coffres-forts électroniques ou encore la signature
électronique.
8 professionnels sur 10
(78%) déclarent par ailleurs avoir confiance en la signature électronique dont
87% auprès des personnes travaillant au sein des départements
Finances/Juridique/RH/CEO et
86% auprès des cadres supérieurs.
La plupart des
professionnels en France à savoir 75% utilisent déjà la signature électronique
dans leur vie personnelle ou encore dans leur activité professionnelle, avec un
pourcentage supérieur pour les cadres supérieurs (85%). Cette utilisation est
beaucoup plus démocratisée dans le secteur privé (77% vs 70% dans le secteur
public) et elle est particulièrement élevée dans les départements Finances/
juridique/ RH/ CEO à 84%.
Alors que la signature
électronique existe depuis une quinzaine d’années, seul 1 professionnel sur 5
(22%) déclare l’utiliser depuis plus de 5 ans, la majeure partie déclarant
l’utiliser depuis plus d’un an (31%) et moins de 3 ans (34%) indiquant ainsi
une généralisation et une accélération au cours des toutes dernières années.
Néanmoins, il est
important de noter que près d'un quart des professionnels en France, soit 22%,
n'ont jamais utilisé la signature électronique, surtout les plus âgés 55-75
(29%). Ceci est hautement observable dans le secteur public (30%).
Des utilisations
régulières et diversifiées tant en interne qu’à l’extérieur des organisations
La moitié des
professionnels Français déclarent utiliser la signature électronique tous les
jours ou plusieurs fois par semaine, particulièrement les services liés à la
finance, le juridique, les RH ou les directions générales (63%). Les répondants
utilisent de manière plus remarquable la signature électronique pour des usages
internes (75%) qu’externes (62%) que ce soit pour approuver des documents ou
des processus (49%), valider des documents officiels (41%) ou faciliter la
collaboration à distance (34%).
En ce qui concerne les
usages externes (62%), la principale utilisation est pour finaliser des
contrats avec des clients ou des fournisseurs et 40% s’en servent dans ce but.
1/3 (34%) l’utilisent en vue de soumettre des documents légaux et 30% pour
fournir une preuve d’identité et d’identification lors de l’accès à des
services en ligne.
Quelle utilisation de
la signature électronique qualifiée ?
27% ont déjà utilisé la
signature électronique qualifiée, une solution permettant une identification
via vidéo certifiée et qui peut aussi être utilisée pour sécuriser des
documents comportant un risque de responsabilités élevé.
Les utilisations sont
assez techniques et spécifiques et sont principalement pour les documents
relatifs à l’identification, la vérification de l’identité et la connaissance
de la clientèle (47%), les actes authentiques notariés à distance (38%) ou les
dossiers de modification d’entreprise et de cessation d’activité (34%).
Pour accélérer son
accessibilité, Yousign a lancé il y a quelques mois la première signature
électronique qualifiée en libre-service : une vérification automatisée et
accessible à l’unité. Contrairement aux autres solutions disponibles, il suffit
à présent de seulement 15 minutes pour signer électroniquement l’ensemble des
démarches administratives de l'INPI directement sur la plateforme Yousign, sans
engagement.
Gain de temps, facilité
et sécurité de la signature électronique : des atouts reconnus pour gagner en
confort de travail
Les avantages perçus
sont multiples et la moitié des professionnels (48%) s’accordent sur le temps
que cela leur fait gagner (plus d’un tiers l’évaluant entre 1 et 3 heures par
semaine), beaucoup soulignant également (41%) la simplicité et la facilité d’utilisation
de cet outil.
43% estiment ainsi que
la signature électronique réduit (significativement ou modérément) leur niveau
de stress lié à la charge administrative. Si l’on considère que de nombreux
professionnels avouent que les tâches administratives classiques leur procurent
un certain niveau de stress ou d’anxiété qu’il soit extrêmement élevé ou élevé
(24%) ou simplement modéré (41%), ce gain en qualité de travail n’est pas à
négliger.
Et demain ? Quelles
perspectives d’évolution de la signature électronique ?
- A court terme : d’après le sondage,
33% des professionnels affirment que leur entreprise a mis en place des outils
digitaux, comme la signature électronique, par anticipation des JO. En outre,
29% des Franciliens qui n’utilisent pas encore la signature électronique dans
leur vie professionnelle pensent que leur entreprise s'équipera d’une solution
dédiée pour faciliter les processus en interne et externe pendant la période
des JO, où bon nombre de Franciliens seront en télétravail.
- A plus long terme : d’après 35% des
professionnels Français, l’Intelligence Artificielle peut contribuer
positivement à renforcer la sécurité de la signature électronique. Les
perceptions sont néanmoins partagées puisque pour 27% d’entre eux l’impact sera
négatif et pour 38% cet impact reste méconnu.
Pour les répondants,
les domaines susceptibles de bénéficier le plus de l’utilisation de la
signature électronique en France :
• L’administration publique (58%)
• Le secteur bancaire et financier (54%)
• L’immobilier (38%)
• Le domaine de la Santé sur les consentements électroniques, les dossiers médicaux, etc.(31%).