Société de conseil en management et en système d’information, MeltOne publie ses recommandations pour optimiser le processus de clôture financière des entreprises. Dans un contexte économique marqué par la mondialisation et les crises internationales, une clôture financière rapide et précise est plus cruciale que jamais.
Les processus de clôture financière : un rappel essentiel
La clôture financière consiste à finaliser les activités comptables et financières d'une entreprise à la fin de l'exercice financier annuel, fournissant une image claire de sa santé économique. Ce processus obligatoire détermine également le montant de l'impôt à payer. Par ailleurs, des clôtures intermédiaires, mensuelles ou trimestrielles, permettent un suivi régulier de la situation financière, répondant aux besoins de pilotage de l'entreprise et aux exigences de certains organismes de contrôle.
Les étapes clés de la clôture financière
- Préparation initiale : vérification des transactions et réconciliation des comptes.
- Ajustements et provisions : enregistrement des ajustements, calcul des amortissements et évaluation des provisions.
- Inventaire : réalisation de l'inventaire physique des stocks.
- Préparation des états financiers : compilation et révision des états financiers.
- Clôture des livres comptables : finalisation des comptes et gestion des reports à nouveau.
- Consolidation statutaire : collecte des états financiers des entités, élimination des soldes inter compagnies, ajustements au niveau du groupe, conversion des devises et consolidation des états financiers.
- Analyse de la performance : analyse des états financiers, identification des tendances et mise à jour budgétaire (reforecast).
L'évolution de la clôture financière dans un contexte globalisé
Les entreprises, qu'elles soient grandes ou petites, sont désormais confrontées à des marchés volatils, influencés par des événements tels que la pandémie de Covid-19 ou encore les différentes crises géopolitiques. Ces événements ont mis en lumière la nécessité pour les entreprises de disposer d'une visibilité financière fiable et rapide. La transparence, la rapidité et la précision des rapports financiers sont devenues des priorités majeures.
Les bonnes pratiques recommandées par MeltOne
- Plan de clôture évolutif et partagé : Élaborer un calendrier de clôture optimisé, intégrant des indicateurs de performance pour détecter rapidement les inefficacités. Partager les meilleures pratiques avec toutes les parties prenantes.
- Collecte et réconciliation continues : Effectuer des opérations de collecte, de contrôle et de réconciliation en continu pour éviter les goulets d'étranglement.
- Industrialisation et automatisation des tâches : Utiliser les nouvelles technologies (RPA, IA) pour automatiser les tâches récurrentes, réduisant ainsi les délais de clôture et permettant des clôtures plus fréquentes.
- Intégration du processus d'arrêté au processus budgétaire : Utiliser les résultats de la clôture pour actualiser le budget, en ajustant les prévisions financières selon les performances réelles.
- Utilisation de l'IA pour optimiser la clôture : L'IA joue un rôle crucial dans l'amélioration des processus de clôture. Elle facilite la collecte et la saisie des données, propose des lettrages et réconciliations automatiques, et aide à la gestion des provisions et des prévisions financières.
Franck Personne, président et cofondateur de MeltOne, rappelle : « Les clôtures mensuelles, trimestrielles, … qui impliquent les différents départements sont des domaines très fertiles pour l’IA. En effet, les éditeurs de logiciels proposent des solutions d’automatisation pour accélérer des étapes jugées chronophages (enregistrement des écritures à partir de la dématérialisation ou le rapprochement bancaire). Il est vrai que la comptabilité est un domaine qui s’y prête plutôt bien. Par exemple, de nombreux travaux de préparation d’un arrêté sont répétitifs, donc plus simples à répliquer.
La production intelligente de tableaux financiers en posant des questions (LLM/NLG) commence aussi à être intégrée dans les solutions du marché. C’est, en fait, une réelle opportunité pour accélérer la production des arrêtés mais surtout pour ces départements de devenir de véritable Business Partner dans l’entreprise. »
L'intelligence artificielle permet de collecter et de fusionner des données de sources variées, d'automatiser les écritures d'ajustement et de cut-off, de proposer des lettrages et réconciliations de comptes, et de définir des modèles pour identifier et provisionner les risques. De plus, l'IA améliore les prévisions de ventes, de coûts et de profits, offrant ainsi une vision financière plus précise et réactive.
En partageant ces conseils, MeltOne démontre son engagement à accompagner les entreprises dans la modernisation de leurs processus financiers. En adoptant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent non seulement améliorer la précision et la rapidité de leur clôture financière, mais aussi renforcer leur capacité à naviguer dans un environnement économique complexe et imprévisible.