Par Loïc Besnard, Director of Product Marketing & Head Technology Evangelist chez EasyVista
L'automatisation des tâches peut permettre à une entreprise d'économiser en moyenne jusqu'à 30 % de ses coûts en cinq ans. Des économies substantielles… mais qui ne sont pas pour autant une mince affaire.
La mise en place de l'automatisation des processus dans l'ensemble d'une organisation est une initiative globale - à l'échelle de l'entreprise - qui nécessite beaucoup de temps et de ressources. Cet article se penche sur ce qu'est l'automatisation des processus, sur ses avantages et sur les raisons pour lesquelles il est dans l’intérêt d’une entreprise d’investir dans les bons outils pour rationaliser ses processus.
Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?
L'automatisation des processus consiste à simplifier les tâches de l'entreprise grâce à la technologie. Les logiciels d'automatisation sont configurés pour exécuter instantanément des tâches manuelles, répétitives et fastidieuses, ce qui permet de réduire les erreurs humaines, d'accroître la productivité et d'améliorer l'efficacité globale de l'entreprise.
Les workflows (une séquence d’actions préalablement définies qui seront déclenchées par un ou plusieurs événements spécifiques) sont configurés de manière à ce que le logiciel puisse s'exécuter automatiquement dès qu'un événement déclenche la séquence. Pour obtenir les meilleurs résultats, il faut s’assurer que le logiciel d'automatisation des processus utilisé s'intègre aux diverses applications logicielles et aux systèmes existants pour des événements spécifiques.
9 bénéfices de l’automatisation des processus
Il y a fort à parier que si vous utilisez déjà l'automatisation des processus dans votre entreprise, vous expérimentez et connaissez une partie de ses avantages… mais probablement pas l'étendue de ses possibilités. Voici les 9 principaux avantages de l'automatisation des processus, qui peuvent aider à réaliser des économies importantes :
- Efficacité accrue : rationalise les tâches et workflows, augmentant ainsi la vitesse à laquelle les tâches sont accomplies.
- Réduction des erreurs : minimise le risque d'erreur humaine (elles sont fréquentes !). Grâce à des règles prédéfinies et à un ensemble d'instructions, le risque d'erreur lors de la saisie de données ou de calculs est considérablement réduit. Le logiciel ne se laisse pas distraire par une discussion sur le match de football de la veille !
- Réduction des coûts : les organisations peuvent réduire les coûts de main-d'œuvre et mieux répartir les ressources.
- Cohérence et conformité accrues : exécution fiable de tâches qui suivent automatiquement des règles prédéfinies, ce qui est particulièrement important dans les secteurs de la finance et de la santé.
- Meilleure évolutivité : peut facilement gérer des charges de travail accrues, ce qui offre une plus grande flexibilité aux entreprises en pleine croissance.
- Amélioration de l'expérience client : des temps de réponse plus rapides et un service client de meilleure qualité se traduisent par des utilisateurs finaux plus satisfaits.
- Davantage de données et d'informations fournit des mesures précieuses pour l'amélioration de l'entreprise et la prise de décision éclairée grâce à des données actualisées et opportunes.
- Gestion des risques : surveillance continue pour identifier et signaler les risques plus rapidement.
- Amélioration de la collaboration au sein de l'entreprise : facilite la collaboration entre les employés pour augmenter le flux d'informations dans l'entreprise.
Quels sont les secteurs d'activité où l'automatisation des processus peut avoir le plus d’impact ?
Si presque toutes les entreprises peuvent tirer parti de l’automatisation de leurs process, certains secteurs d’activité sont particulièrement concernés :
- Opérations et production : chaînes d'assemblage ; gestion des stocks ; exécution des commandes ; suivi des expéditions.
- Finance et comptabilité : traitement des factures ; rapports de dépenses ; rapports financiers ; flux de travail d'approbation.
- Ressources humaines : sélection des candidats ; paiement des salaires ; demandes de congés ; intégration des employés.
- Assistance à la clientèle : attribution de tickets ; réponses aux questions fréquemment posées (FAQ) ; chatbots IA.
- Informatique : détection des menaces ; mises à jour logicielles ; mise à l'échelle ; approvisionnement en ressources cloud.
- Conformité : analyse des risques ; stratégies d'atténuation ; rapports de conformité ; chiffrement des données.
Intelligence artificielle et automatisation : le duo gagnant pour optimiser le quotidien des entreprises
L'intégration de l'intelligence artificielle (IA) dans les systèmes d'automatisation ouvre de nouvelles possibilités pour les entreprises. Si le sujet est sur le devant de la scène grâce à la démocratisation des systèmes d'IA génératives comme ChatGPT, l'IA n'est pas un sujet nouveau dans les entreprises. Par exemple, dans le secteur financier, l'IA peut analyser des modèles de transactions pour détecter des fraudes en temps réel. En production, des robots intelligents peuvent s'adapter aux changements de l'environnement de travail pour maintenir une efficacité optimale. Dans les unités de production, l'IA contribue également à l'analyse prédictive dans la maintenance des équipements, permettant aux entreprises de prévenir les pannes avant qu'elles ne surviennent. Dans les services, elle peut être en mesure de faciliter la gestion des systèmes de gestion - des tickets en service desk aux chatbots intelligents pour des demandes de supports informatiques - mais aussi celle de la plupart des interactions entre clients ou usagers et une entreprise.
Ce mariage de l'IA et de l'automatisation favorise ainsi une prise de décision plus rapide et plus précise, améliorant ainsi la productivité et réduisant les coûts. Cela se traduit par une plus grande agilité et compétitivité sur le marché, transformant les processus opérationnels des entreprises et leur permettant de s'adapter rapidement aux nouvelles exigences du marché.
Presque tous les métiers peuvent bénéficier de l'automatisation des processus. Le principe consiste simplement à trouver quelles sont les tâches répétitives et quelles sont les meilleures solutions pour résoudre ces problèmes. L'automatisation des processus donne à l’entreprise un avantage concurrentiel sur tous les autres acteurs de son marché. Plus une entreprise utilise la technologie à laquelle elle a accès, mieux elle se portera. La technologie est là pour aider (augmenter les ventes, la productivité et l'efficacité), et non pour entraver.