Selon les données clients SAP Concur en 2022, le volume des notes de frais au mois de décembre est supérieur de 20% à celui du reste de l'année. La fin de l'année n'est donc pas seulement synonyme de fêtes, de shopping et de vacances bien méritées. D’autant plus pour les équipes financières, qui gèrent la clôture de l'exercice et s'assurent que les factures, les bons de commande et les notes de frais sont soumis, approuvés et payés.
Pour préparer au mieux les équipes financières, SAP Concur propose ici quelques conseils face à cet afflux de notes de frais.
Conseil #1 : planifier cette période inévitablement chargée
Pour être prêt, il faut d'abord anticiper ! Certains processus actuels sont-ils moins performants ? Combien de temps faut-il en moyenne pour traiter une seule note de frais ? Combien d'approbateurs ou d'auditeurs sont impliqués dans le processus ? Combien de temps faut-il pour approuver chaque étape ? L'identification de ces paramètres peut aider à formuler un plan d'action pour gérer l'afflux de dépenses. Cela peut également aider l'équipe à être mieux préparée et à garantir un processus financier plus sain pour l'année à venir.
Conseil #2 : définir clairement la politique en matière de dépenses.
Veiller à ce que chaque employé sache quand, où et comment il doit présenter ses dépenses. Pour se faire, il faut envoyer la politique en matière de dépenses de l’entreprise en guise de rappel amical et ne pas avoir peur de “fixer des limites aux dates limites”.
Conseil #3 : Utiliser l'automatisation à l’avantage de l’entreprise
Une technologie intelligente peut contribuer à améliorer le temps de traitement et l'efficacité des équipes et donner une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie et les prévisions. Elle permet également de réduire les erreurs coûteuses à corriger au cours de la nouvelle année. Familiariser les employés avec les systèmes et les processus avant la période de pointe, afin que chacun puisse travailler rapidement et efficacement.