L’AMF publie les résultats d’une campagne de contrôles SPOT (Supervision des Pratiques Opérationnelle et Thématique) sur les processus de production, de contrôle et de transmission à l’AMF des reportings réglementaires. Les constats démontrent que les sociétés de gestion doivent être plus vigilantes quant à la qualité des données transmises.
Les sociétés de gestion de portefeuille sont soumises à des obligations de reporting auprès de l’AMF, issues notamment de la règlementation nationale. Dans ce cadre, elles doivent remettre au régulateur une fiche de renseignements annuelle, complétée d’un rapport annuel de contrôle interne, et répondre au questionnaire relatif au dispositif de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme. Par ailleurs, l’AMF a déployé, en janvier 2021, l’extranet ROSA dans lequel les sociétés de gestion ont la responsabilité de maintenir à jour et complets les informations et documents les concernant.
La campagne de contrôles SPOT menée par l’AMF a porté sur un panel de cinq sociétés de gestion de portefeuille de taille, d’organisation et d’activité différentes. Très concrètement, l’AMF a analysé les éléments suivants du dispositif de production, de contrôle et de transmission des données remises à l’AMF au travers des reportings règlementaires cités ci-dessus :
- l’organisation et la gouvernance
- le corps procédural associé
- la mise en œuvre opérationnelle
- les travaux de contrôles permanent et périodique réalisés.
Pour l’ensemble des sociétés du panel, le responsable de la conformité et du contrôle interne est impliqué soit dans la préparation, soit dans la revue des premières versions des reportings produits, avant validation par un dirigeant responsable, puis transmission à l’AMF. Des modes opératoires formels décrivent les étapes successives de ce processus. Ces dernières font en outre l’objet d’une piste d’audit robuste.
En revanche, les tests menés par la mission de contrôle ont conduit à identifier plusieurs anomalies de qualité des données reportées. Celles-ci concernent notamment les encours sous gestion, les clients, les recommandations émises par le contrôle interne et les équipes des sociétés contrôlées.
Quatre des cinq sociétés du panel ont évalué comme « élevé » le risque d’erreur dans la communication à l’AMF des reportings réglementaires. Néanmoins, aucune d’entre elles n’a réalisé de travaux de contrôle permanent sur le dispositif analysé depuis janvier 2020. Trois de ces sociétés ont diligenté des travaux de contrôle périodique sur ce processus, mais ces derniers n’ont pas conduit à identifier les anomalies relevées lors des tests effectués par la mission de contrôle.
Plusieurs exemples de bonnes pratiques sont soulignés dans cette synthèse afin de renforcer le dispositif analysé. Cependant, malgré le niveau de matérialité variable des anomalies constatées, l’AMF souligne leur nombre élevé. Un tel niveau d’erreur n’est pas compatible avec l’importance cruciale des données transmises à l’Autorité dans le cadre de sa mission de supervision. Il plaide pour un renforcement important et rapide du dispositif de contrôle en place sur les processus de production de ces reportings.