Les entreprises sont confrontées à de plus en plus de pressions pour maintenir ou maximiser leur rentabilité. Elles peuvent cependant s’appuyer sur des solutions de fintech modernes pour simplifier des pratiques fastidieuses et disposer d’une plus grande visibilité tout en réalisant des économies.
Alvaro, Dexeus, Responsable Europe du Sud de Pleo, la solution de gestion des dépenses d'entreprise, rappelle :
« Avec l'instabilité économique des 12 derniers mois, il ne suffit plus de se concentrer sur la rentabilité et la croissance à court terme. Les équipes financières doivent s'engager plus tôt dans des conversations avec les parties prenantes. »
Le récent rapport de Pleo mené auprès de plus de 3 500 décideurs européens, montre que 21% d'entre eux en France prévoient un impact négatif sur leurs opérations dû principalement à l’inflation et 22% pensent que le coût élevé des biens, des matériaux et des services sera à l'origine de cet impact.
Les 3 conseils de Pleo pour aider les entreprises à faire face à ces difficultés.
1/ Augmenter sa visibilité financière grâce aux données et à l'analyse prédictive
La montée en flèche des coûts oblige les décideurs à mieux se préparer. Aujourd'hui, en raison de la situation actuelle et des nombreux imprévus survenus au cours des 12 à 18 derniers mois, il est demandé aux équipes financières de prédire l'avenir et de planifier davantage de scénarios qu’avant. Les directeurs financiers ne se concentrent pas seulement sur la croissance, mais aussi sur les scénarios de baisse et envisagent les leviers à actionner en cas de ralentissement du marché.
Néanmoins, 54% des entreprises françaises déclarent ne pas avoir une bonne visibilité de leur santé financière et de leurs performances. Les organisations ont besoin de données de qualité sur leurs coûts et leurs revenus afin d'assurer leur rentabilité. Grâce aux informations recueillies à partir de ces données, elles peuvent ainsi se lancer dans l'analyse prédictive.
2/ Suivre ses dépenses en temps réel en un seul endroit
Les outils financiers offrant une visibilité totale permettront aux entreprises de planifier à l'avance - mais 38 % des entreprises françaises sont surchargées de logiciels et d'outils financiers. La solution de gestion des dépenses de Pleo comprend, en une seule plateforme, la gestion des abonnements, la catégorisation des dépenses, le paiement des factures, la synchronisation des emails ainsi que le remboursement direct.
Grâce aux informations fournies par les équipes opérationnelles, les services de comptabilité peuvent connaître les projets à venir afin de fournir de meilleures prévisions dans leurs modèles. Des données de bonne qualité sont également essentielles pour pouvoir fournir des analyses sur les facteurs clés. Cela permet de guider les dirigeants sur les domaines dans lesquels l’entreprise doit investir, maintenir ou réduire ses investissements.
Les organisations sont notamment en mesure de suivre chaque dépense en temps réel en donnant à leurs employés une carte de paiement Pleo. Dans les entreprises qui l'utilisent, 77% des administrateurs déclarent consacrer moins d'une heure par semaine aux dépenses. Ce système est particulièrement avantageux pour les sociétés dont les fonctions financières sont petites et dispersées.
Lorsqu'une entreprise se développe, il arrive souvent que le service financier n'évolue pas au même rythme. Il faut cependant une personne capable de gérer toutes les dépenses pour permettre à l'entreprise d'avoir une vision claire de ce qu'elle dépense.
3/ Le contrôle pour les directeurs financiers et les employés
Il est crucial de définir des lignes directrices claires en matière de budget. Les équipes et les individus doivent êtres responsabilisés tout en sachant qu'on leur fait confiance dans la gestion de leur budget - et ce, sans avoir à remettre des rapports de dépenses fastidieux.
Le contrôle vient des deux parties. En recevant des consignes de la part de leur chef d'entreprise, les collaborateurs sont ainsi complètement au clair sur ce qu’ils peuvent ou ne peuvent pas faire - ce qui leur donne la liberté d’effectuer leur travail.
En s’appuyant sur des outils comme Pleo, les employés peuvent simplement télécharger leurs reçus sur une application sans craindre de les perdre. Les équipes financières de leur côté peuvent examiner les dépenses en temps réel pour vérifier qu'elles sont engagées où il faut. C’est simple, rapide, et les salariés n’ont plus à se préoccuper d’avoir à dépenser de leur poche.
Alvaro Dexeus conclut : « La finance est souvent considérée comme une fonction de back-office. Nous voulons encourager l’ensemble des collaborateurs à parler à leurs équipes financières car c'est la seule façon de s'entraider. En optimisant les outils financiers, les entreprises peuvent bénéficier d'une visibilité totale, planifier l'avenir en cas d'incertitude économique et donner le contrôle financier à leurs salariés. »