La comptabilité en mode manuel ne permet pas aux entreprises de définir une bonne stratégie pour gérer des temps difficiles, explique Samuel Rouayrenc, Vice-Président régional de BlackLine France. Alors que les entreprises sont confrontées à un contexte économique volatile, elles ont plus que jamais besoin d’accélérer la transformation de leurs fonctions comptables et financières pour relever leurs défis.
Confrontées à une période d’incertitude économique accrue, marquée par une inflation rampante et une vulnérabilité aux fluctuations de leurs marchés, de nombreuses entreprises réévaluent leurs stratégies. Elles cherchent d’abord des solutions pour optimiser leurs opérations en interne et prendre les bonnes décisions. Dans ce contexte, l’optimisation de la fonction comptable est devenue la priorité absolue de nombreuses structures. C’est particulièrement le cas pour les moyennes entreprises, qui se doivent de rester compétitives pour assurer la poursuite de leur développement.
Idéalement, avant de définir une stratégie, les organisations doivent avoir accès à des données financières récentes et justes, socle indispensable pour prendre des initiatives bien éclairées. Les entreprises agiles, capables de se montrer proactives et/ou de réagir immédiatement, ont tendance à mieux s’en sortir que celles qui retardent leur prise de décisions. Encore faut-il pouvoir le faire. Or, ce mode de fonctionnement est impossible pour les sociétés qui bataillent encore avec des processus comptables vieux de plusieurs années.
Certes, il leur est possible d’analyser leurs chiffres du mois précédent et de faire des estimations approximatives, mais cela ne suffit pas. L’important n’est pas de savoir où en était l’organisation un mois auparavant, mais où elle se situe sur le moment. Le fait de profiter d’une visibilité en temps réel permet de détecter les problèmes à mesure qu’ils se présentent, et de les résoudre avant qu’ils ne prennent de l’ampleur. Lorsque l’on doit constamment gérer des tableurs Excel en mode manuel, l’idée que le service financier et comptable puisse s’affirmer comme le partenaire stratégique clé des métiers, est irréalisable. Excel ne permet pas d’analyser en profondeur la performance ni de fournir des recommandations pertinentes.
À l’inverse, la comptabilité moderne unifiée, automatisée et continue, permet aux entreprises de boucler plus rapidement leur clôture et de publier des résultats complets et précis. Cette approche possède de nombreux avantages, comme la mise en évidence automatique des anomalies pour aider les équipes à agir immédiatement ; des rapprochements automatisés et plus précis ; une meilleure visibilité et la possibilité de regrouper des comptes afin de visualiser leurs relations ; et des audits rationalisés permettant aux commissaires aux comptes de récupérer des informations sans avoir à solliciter les équipes.
Tout cela sonne très bien, mais comment convaincre ses dirigeants d’effectuer cette transition ?
Les cinq étapes qui permettront aux entreprises d’initier ce mouvement, de s’améliorer en continu et d’en tirer un maximum de bénéfices.
Étape n° 1 : Mesurer les performances du service financier lors de la période de clôture, ainsi que le temps consacré à des processus comptables traditionnels
L’un des objectifs de la modernisation de la fonction finance consiste à limiter la clôture comptable à entre cinq et dix jours, en économisant entre 30 et 50% du temps consacré aux processus les plus répétitifs.
Étape n° 2 : commencer par un projet d’automatisation simple, avant de voir plus grand
La transformation globale de l’ensemble des processus peut être une stratégie difficile à promouvoir auprès des dirigeants. Mieux vaut adopter une approche agile, et se concentrer sur un projet simple en lien avec un processus comptable à la fois hautement chronophage et mesurable. Il peut s’agir de transformer les rapprochements de comptes bancaires, ou les saisies manuelles d’écritures.
Étape n° 3 : initier la transition vers une comptabilité en continu
Il s’agit ensuite de repérer les processus de fin d’exercice pouvant être effectués en moins d’un mois, et de les diviser en plusieurs tâches. Il faut ensuite programmer ces dernières aussi vite que possible, et les automatiser et les analyser pour gagner en efficacité. Enfin, les processus d’amélioration en continu doivent être structurés à l’aide de techniques telles que le Lean Six Sigma. Cette méthode de management de la qualité se base sur l'amélioration des performances en éliminant systématiquement les déchets, temps morts et gaspillages tout en améliorant la qualité et la standardisation.
Étape n° 4 : optimiser la collaboration au sein des équipes comptables
Depuis le début de la pandémie, le télétravail - même partiel - est une pratique de plus en plus populaire. Il n’est tout simplement plus possible, ni souhaitable en termes de productivité, de tenter de gérer des équipes et de collaborer comme avant 2020. La solution viendra des outils de gestion des tâches en ligne, en remplaçant les réunions sans intérêt et les listes de contrôles sur tableur par une solution digitalisée permettant d’orchestrer les tâches et d’analyser les processus d’approbation de n’importe où.
Étape n° 5 : mettre sur pied une équipe afin de séquencer et de favoriser un changement continu
Une fois délestées des tâches chronophages, les équipes devraient avoir plus de temps à consacrer à l’amélioration continue de la qualité des contrôles de comptable. En leur confiant des rôles de sponsors, soutiens, communicateurs, facilitateurs, ou encore superviseurs, les dirigeants peuvent mobiliser et motiver leurs équipes dans la gestion du changement et l’amélioration des processus.
Pour les entreprises, l’heure est venue d’adopter une approche moderne en unifiant leurs données et processus, et en automatisant les tâches répétitives. De cette façon, leurs ressources pourront être affectées à des activités stratégiques, plus précieuses, et soutenant l’organisation à mesure que celle-ci se développe. La transformation du mode de fonctionnement de la fonction comptable et financière peut être une tâche effrayante à première vue ; cependant, avec les bonnes technologies, il est possible de créer un maximum de valeur dans des délais courts. En ces temps incertains, les entreprises doivent examiner leurs ressources et capacités, afin de s’assurer d’être suffisamment équipées pour relever les défis qui les attendent.