Par Nicolas Mattiocco, Président et cofondateur de Patrowl
Il y a autant d’Office Managers qu’il existe de fiches de poste. Dans une startup, c’est faire office de couteau suisse. Mais encore ? Au-delà des missions d’organisation et de planification, l’Office Manager est au cœur des mutations presque quotidiennes des entreprises en croissance et se révèle vite indispensable.
Une startup ? Un Office manager, vite
Le métier d’Office Manager a le vent en poupe, en témoignent les innombrables offres d’emploi disponibles. Pourtant, aucune ne se ressemble. Missions principalement administratives et comptables pour les unes, organisation, gestion des événements et des relations pour les autres.
Certes, le métier est polyvalent. C’est même un pléonasme. Pourtant, les candidats au poste peuvent s’interroger sur l’étendue des missions et ce que le métier recouvre réellement.
Si les assistants de direction et autres responsables des services généraux se rencontrent volontiers dans les entreprises de taille intermédiaire et les grandes entreprises, les Offices Managers déploient pleinement leurs compétences dans les petites structures et les startups. Le monde de la Tech notamment y trouve son compte. Ces structures en pleine croissance sont dirigées par des ingénieurs qui n’ont que bien peu de temps à consacrer à la gestion quotidienne de l’entreprise, alors que les sujets organisationnels s’empilent. Et beaucoup rappelleront que la vie de famille requiert également un équilibre déjà délicat à respecter.
D’ailleurs, les investisseurs ne s’y trompent pas. Les plus engagés dans la réussite de leurs poulains et conscients de la rapide accumulation des sujets internes, leur conseillent d’ouvrir un poste d’Office Manager au plus tôt. Mais pour quelles missions précisément ?
Le nombre de salariés en tant que boussole
La croissance d’une entreprise et ce qu’elle implique de nouvelles responsabilités se mesure certes à son chiffre d’affaires mais au quotidien, c’est au nombre de ses salariés qu’elle s’évalue. Il devient vite évident que la valeur de la structure repose en premier lieu sur ses équipes, bien avant son produit.
À partir de 11 salariés et au-delà d’un an, la mise en place d’un comité social et économique s’impose. C’est un premier palier, une première taille critique, où les questions légitimes des collaborateurs se feront automatiquement plus nombreuses. Elles porteront sur les congés payés, le télétravail, le renouvellement du matériel, les horaires, etc. Reporter sans cesse les réponses à ces questions, parce que l’on manque de temps pour s’y intéresser, ne tient qu’un moment. Et ce, jusqu’à ce que l’insatisfaction devienne démission. Or la perte d’un collaborateur dans une petite équipe provoque des répercussions plus nombreuses qu’on ne peut l’imaginer.
Une petite structure ne pouvant évidemment pas s’aligner (encore !) sur les avantages qu’un groupe peut offrir, ce sera sur l’attention qu’elle porte à ses collaborateurs qu’elle fera la différence.
L’Office Manager, l’oreille des salariés
C’est bien sous le prisme de la qualité de la relation que l’on doit penser un poste d’Office Manager. D’autant qu’il demeure relativement simple d’automatiser une grande partie des obligations RH, en adoptant une solution de type SIRH et pourquoi pas, de l’outsourcing externalisé. En conséquence de quoi les fonctions administratives du poste peuvent rester secondaires.
En revanche, aucune solution logicielle ni aucun prestataire externe ne peuvent accueillir les nouveaux collaborateurs comme il se doit, ni veiller à la qualité de vie au travail. En ce sens, un Office Manager est un des garants de l’intérêt général de la structure qui l’emploie et un ciment des relations en devenir, au fil des recrutements.
L’organisation des événements internes, la gestion du matériel et du télétravail, l’optimisation des espaces, le suivi des travaux et des contrats liés aux moyens généraux, feront toujours partie des missions d’un Office Manager dans une startup.
Pour autant, la première valeur ajoutée du métier reste la disponibilité au service de l’ensemble de l’équipe. Savoir entendre les demandes et pouvoir y répondre rapidement, prendre le pouls de l’organisation et capter l’émergence des nouvelles attentes, faciliter la transmission de l’information et garder toute sa place au dialogue sont certainement les fonctions les plus payantes du métier, pour l’Office Manager, les collaborateurs et la structure.