Analyse de Samuel Rouayrenc, Vice-Président régional de BlackLine France
Les tâches répétitives et inefficaces de la comptabilité manuelle sont source de coûts importants pour les entreprises, estime Samuel Rouayrenc. En ces temps de crise, il est particulièrement temps de penser à l’automatisation des fonctions comptables et financières.
Alors que l’inflation en France a atteint 6,2% sur un an en février, les entreprises en quête d’une croissance stable se doivent de rechercher des solutions en interne afin de réduire leurs coûts. « La chasse au gaspi » est donc ouverte à la fois sur les dépenses non stratégiques, mais aussi sur certains processus de fonctions critiques dont la comptabilité et la finance. Là, les processus manuels sont encore légion, sources de boucles de travail chaotiques, chronophages et peu efficaces.
Avec les processus manuels, l’ensemble de la clôture comptable nécessite beaucoup plus de temps et de ressources. Les tâches répétitives, les interminables feuilles de calcul et les heures supplémentaires en fin de mois sont alors monnaie courante. La saisie manuelle de données et les copier-coller deviennent dominants pour les écritures de journal, les rapprochements de comptes, le reporting et les analyses d’écarts. Tous ces éléments sont une source de frustration immense pour ceux qui doivent mettre la main à la pâte.
Dans un contexte de restrictions budgétaires, mais aussi de tensions sur le marché du recrutement la fonction comptable est amenée à faire davantage avec les ressources dont elle dispose déjà.
Plus de lenteur, moins d’efficacité
Plusieurs études ont montré que les exercices de clôture comptable à forte teneur manuelle peuvent nécessiter cinq jours de plus que les plus optimisés. On parle donc d’une semaine de travail entière pour repérer des exceptions et des écarts, identifier les risques, éviter les problèmes d’intégrité des états financiers, ou s’assurer de leur conformité vis-à-vis de nouvelles réglementations. L’approche manuelle a également un coût pour les équipes chargées de la planification et de l’analyse financières, puisque celles-ci doivent attendre plus longtemps pour obtenir un ensemble de résultats avant de pouvoir commencer leurs activités de planification, de prédiction, d’analyse et de modélisation. L’efficacité n’est pas au rendez-vous.
Un processus risqué
Par ailleurs, la comptabilité manuelle est fortement corrélée au risque quant à l’intégrité des états financiers. Un risque qui semble s’amenuiser selon 53% des personnes interrogées dans le cadre de l'étude " Directeurs financiers : réagir face à l'instabilité et à la volatilité " menée par BlackLine auprès de 1 483 cadres dirigeants et professionnels de la finance du monde entier, qui estiment que leurs données sont totalement fiables. 47% les considèrent relativement fiables. Ce regain de confiance va de pair avec l’utilisation accrue par les entreprises de logiciels d’automatisation des processus et de contrôles financiers.
Mais au-delà de l’intégrité des données, la question de la fraude reste omniprésente, notamment par les risques liés à la création ou l’altération de transactions, à la mise à jour de documents et fichiers électroniques, ou à la saisie manuelle d’écritures au journal.
Un épouvantail à talents
On sait que les processus répétitifs de fin d’exercice épuisent les collaborateurs, réduisent leur engagement, et diminuent leur productivité. Cela affecte également la rétention des talents, ainsi que les plans de succession. A l’heure du travail à distance qui penserait présenter son CV à une entreprise où la comptabilité se fait encore à la main ? Consacrer trop de temps aux tâches transactionnelles se fait au détriment du développement de nouvelles compétences.
Réduire les coûts de la comptabilité manuelle
Cependant, les organisations disposent de nombreuses solutions pour gérer leurs tâches fastidieuses. L’automatisation des rapprochements de comptes peut servir à certifier automatiquement jusqu’à 85% des comptes chaque mois, sans intervention humaine. La gestion du processus global de clôture comptable peut également être effectuée en ligne, à l’aide de solutions centralisant les tâches de clôture, la gestion des dépendances, et la répartition des tâches pour le passage en revue et la validation des comptes.
Au lieu de répondre à des séries de requêtes de la part d’un commissaire aux comptes, les organisations ont également la possibilité d’adopter un modèle en libre-service. Tout ceci leur permettrait de se connecter et d’accéder à des outils de justification de comptes, d’analyse d’écarts, de gestion des exceptions et à des détails supplémentaires, sans solliciter leur service de comptabilité.
Même les comptes à volumes de transactions élevés peuvent être automatisés à l’aide d’un moteur de règles, afin d’automatiser les rapprochements détaillés (rapprochements bancaires, de cartes de crédit, intragroupes, et entre factures et bons de commande). Unifier données et processus, en automatisant les tâches répétitives, devient possible. Cette approche permet de procéder à une clôture virtuelle, un processus collaboratif, accessible et continu, et ce de n’importe où. Les bénéfices de l’automatisation sont nombreux. Autant en profiter rapidement.