Selon une étude d’Aberdeen* menée pour le compte de Workday, l’un des leaders des solutions Cloud pour la gestion financière et la gestion des ressources humaines, les prestataires de services aux entreprises rencontrent des défis quant à leur gestion RH, leurs projets, leur finance ou encore leurs prévisions.
L’enquête a été menée auprès de 740 professionnels des services aux entreprises de la région EMEA, dont 100 en France. Les résultats montrent que les difficultés d’approvisionnement et le contexte international entraînent une réduction des marges d’exploitation, exacerbent les problématiques logistiques, et impactent les systèmes IT des entreprises européennes. Dès lors, ces dernières exigent un suivi des coûts plus détaillé et des délais de livraison plus courts.
« Compte tenu de l’évolution de l’environnement de travail et de la récession qui se profile, les prestataires de services doivent impérativement surveiller de près leurs ressources, déclare Rufino Chiong, head of industry, EMEA chez Workday. Toujours plus courts, les délais de réalisation des projets sont l’une des principales sources de pression pour les entreprises. Cette pression fait évoluer les attentes des clients et la concurrence, contraignant ainsi les prestataires de services à accélérer le pas pour répondre à leurs besoins. »
« La mise en place de processus de gestion des ressources est essentielle pour une bonne répartition des talents, du temps et de l’argent dans le cadre de projets diversifiés, explique Bryan Ball, group director chez Aberdeen. L’enquête d’Aberdeen révèle que les processus de gestion des ressources sont souvent influencés par une concurrence grandissante, la variabilité des coûts et l’instabilité des conditions économiques. »
La concurrence et l’instabilité économique influent sur la rentabilité des projets et la prudence dont doivent faire preuve les entreprises devant composer avec des marges réduites. La volatilité des coûts met en lumière le besoin de capacités prévisionnelles, afin de mieux comprendre quelles parties d’un projet entraînera des coûts plus importants, et comment distribuer les ressources à travers l’ensemble du cycle.
« Nous avons su gérer nos finances en mettant l’accent sur l’agilité et la gouvernance, confie Robert Bloor, group financial controller chez Equiniti. Notre collaboration avec Workday nous a permis de déployer des capacités de planification, de budgétisation et de prévision, afin de tenir compte des risques. Nous avons également pu adapter nos prévisions en fonction de l’évolution de l’environnement macroéconomique. »
L’enquête met en lumière les cinq principaux défis des prestataires de services en matière d’optimisation des ressources :
- La nécessité d’effectuer des suivis budgétaires de plus en plus détaillés (26%).
- L’incapacité à confier les bons projets aux profils adéquats (21%).
- Les pressions exercées en interne en vue de poursuivre des projets qui pourraient être interrompus (20%).
- Les difficultés liées à la collaboration entre équipes réparties à travers le monde (19%).
- L’incapacité à s’adapter aux attentes changeantes des clients (19%).
Les entreprises les plus performantes ont tendance à standardiser leurs processus de gestion des nouvelles requêtes (46%). Elles sont également plus susceptibles de collaborer en temps réel avec leurs pairs autour de rapports et de tableaux de bord (71%) et d’affecter les bonnes ressources lors de la phase de proposition commerciale (89%).
En associant optimisation et planification financière, ces organisations peuvent demeurer agiles et faire preuve d’anticipation. Ces atouts leur permettent d’optimiser l’utilisation de leurs ressources, d’augmenter leur productivité, d’améliorer leur capacité d’embauche et de rétention des talents, tout cela malgré les fluctuations des attentes, des coûts et des conditions du marché.
Pour gérer efficacement leurs ressources durant toutes les étapes d’un projet, ces entreprises performantes :
- Estiment la rentabilité potentielle d’un projet et allouent les bonnes ressources dès le départ. En gérant les ressources lors des premières phases d’un projet, les entreprises peuvent en déterminer le prix de façon appropriée, et anticiper la variabilité des coûts tout au long de son cycle de vie. Elles amélioreront ainsi leurs marges bénéficiaires, en dépit des fluctuations de la demande et des ruptures de la supply chain.
- Assurent un suivi constant de la valeur des projets en cours. Les organisations s’assurent de leur agilité en veillant attentivement à leurs ressources pendant le cycle d’un projet. Elles peuvent ainsi revoir leurs prévisions en cas de changement au niveau des conditions, et solliciter rapidement des ressources supplémentaires grâce à des processus standardisés.
- Déploient des capacités de gestion des performances pour déterminer la réussite d’un projet, et planifient des améliorations pour leurs futurs projets. Les processus intervenant suite à la réalisation d’un projet permettent non seulement d’en évaluer les performances, mais aussi de recueillir de précieuses informations pour la suite à donner. Les entreprises peuvent ainsi en accepter davantage ou varier les ressources lors de la vente de projets similaires. En outre, ces processus entretiennent une culture d’amélioration continue permettant de prioriser l’innovation.
« Pour gagner en agilité, il est essentiel d’affecter les talents, processus, budgets et technologies au bon projet et au bon moment, poursuit Rufino Chiong. Grâce à une meilleure visibilité sur la disponibilité des ressources, les prestataires de services pourront améliorer leur capacité à planifier et prévoir les variations de coût, s’assurant ainsi d’être prêts pour l’avenir. »