Le processus de veille qui s’engage au cours de l’été a ceci de spécifique qu’il s’avère nécessaire alors même que les équipes de veilleurs fonctionnent au ralenti. Comment anticiper cette période estivale ?
Les trois conseils à suivre d’Arnaud Marquant, Directeur des opérations chez KB Crawl SAS
Tout processus de veille digne de ce nom se caractérise par sa récurrence. Pour le dire autrement, une stratégie de veille s’inscrit nécessairement à la fois dans la durée et dans la quotidienneté. Pas un jour sans que des informations ne soient collectées ! Il en va de la bonne assistance aux équipes de l’organisation, à commencer par l’équipe de direction.
En cela, la période estivale que nous abordons actuellement comporte des particularités auxquelles il convient d’apporter des réponses circonstanciées. Car si les collaborateurs – et tout particulièrement les veilleurs – partent en congés, l’actualité poursuit pour sa part la dynamique effrénée qu’on lui connaît – avec tout ce que cela peut comporter d’imprévus, de nouveautés, voire de crises à gérer. Ci-après, trois conseils à suivre pour les veilleurs
Conseil n°1 : anticiper en interne… et aussi en externe
En période estivale, le veilleur se trouve potentiellement confronté à un « effet ciseaux » : esseulé pendant que ses collègues sont partis se reposer. Le voici « aux manettes » face à une déferlante de données et d’informations. Que faire, alors ? Comment s’organiser ? Il convient d’abord et avant tout d’anticiper ces deux mois de juillet et d’août si particuliers, afin de prendre la mesure des demandes internes auxquelles il va s’agir répondre. Le tout premier conseil à adresser aux professionnels de la veille est donc celui-ci : soyez à l’écoute de votre propre organisation. Quels vont-être les besoins de vos collègues des autres directions ? Certaines branches de l’entreprise vont-elles fonctionner de manière ralentie ou être fermées (comme les usines de production, dans le secteur de l’industrie par exemple) ? Voici pour la partie interne. En externe, les veilleurs pourraient consulter les statistiques des années précédentes. Où sont les audiences les plus marquées ? Quels sont les pics ? Ceci afin de mieux s’y préparer.
Conseil n°2 : tirer profit des moments de calme pour se réorganiser
Le second conseil à donner aux veilleurs concerne la structuration de leurs journées. En période estivale, il n’est pas rare que certains jours, voire certaines semaines, soient plus calmes qu’à l’accoutumée. Profitez de ces moments de creux afin de réaliser des travaux de fond. Vous avez ici la possibilité de consolider certains thèmes qui sont chers à votre entreprise et à votre service, de creuser certaines questions demeurées en suspens pendant l’année faute de temps, voire de vous procurer une documentation qui, lorsque la dynamique de travail sera revenue, se révèlera précieuse.
Au cours de ces journées plus calmes, vous pouvez également engager et mener à son terme un travail de nettoyage de vos bases de données qui, là aussi, vous fera gagner du temps au moment de la reprise d’activité. Vous avez encore la possibilité de vous pencher sur la communication des contenus que vous faites parvenir aux directions et services de votre organisation, en revoyant par exemple la maquette de votre newsletter ou de votre plateforme, la structuration de ses contenus, le rubricage, etc. Chaque année, de nombreuses entreprises profitent de l’été pour revoir leurs outils de communication.
Conseil n°3 : pensez à l’externalisation
Le troisième et dernier conseil qu’il convient de formuler à l’attention des veilleurs concerne l’externalisation de l’action de veille. Celle-ci peut intervenir dès lors que le roulement au sein de l’organisation se révèle impraticable. Si elle est faite sur la moyenne et la longue durée, cette externalisation peut aussi être réalisée sur une période courte – deux mois par exemple – mais à certaines conditions toutefois. Là encore, l’anticipation est une clé qui permettra de préparer le plus en amont possible cette externalisation. Chaque entreprise dispose de sa culture propre, de ses outils spécifiques, de ses modalités de veille. Dans ce cadre, le prestataire extérieur de veille se doit de se couler dans les moules préexistants. Reprendre une veille complète nécessitera par exemple un minimum de deux jours de cadrage au cours desquels le prestataire s’acculturera avec l’organisation, découvrira de quelle manière les sources sont structurées, comprendra pour quelle raison certains mots clé sont mobilisés. C’est ici le « pourquoi du comment » que le prestataire va s’attacher à découvrir, étant entendu qu’il n’est pas le spécialiste de la fusion des polymères, des propulseurs à propergol solide ni encore de la purification de l’eau… Ceci pour indiquer que tout prestataire extérieur digne de ce nom sera rapidement en mesure, grâce aux échanges avec l’organisation, de saisir les principaux enjeux de tout type d’activité. Les réunions de cadrage sont là pour ajuster les contours de tous les enjeux, mais aussi pour engager une période de « tuilage » au cours de laquelle un travail partagé sera réalisé entre le sous-traitant et l’entreprise donneuse d’ordre. À ce stade, rien ne se fait sans la validation expresse du client.
On l’aura compris, la période estivale peut être riche en consolidation, en réorganisation, en classement, voire en externalisation. Dans tous les cas, le maitre mot qu’il convient de conserver à l’esprit est celui de l’anticipation. Pour le veilleur, celle-ci est l’une des clés qui pourra permette de transformer cette période particulière qu’est l’été en atout pour l’avenir.