Par Marian Pumir de Louvigny, Product Manager France de Factorial
Les deux dernières années ont été difficiles pour les entreprises du monde entier, d’autant plus qu’elles ont dû faire face à des défis uniques (grande démission, travail hybride, etc.), tout en assurant en parallèle de leur conformité et du respect de la réglementation. Alors que ce type de contexte met en évidence la valeur apportée par un département RH efficace, il met également en exergue les bénéfices apportés par les outils RH destinés aux startups et petites entreprises. Pour faire face aux changements et prendre les virages sociétaux et technologiques qui s’annoncent, voici LA checklist RH à garder en tête pour protéger les entreprises tout en maintenant l’engagement des employés.
Pourquoi les startups et les petites entreprises devraient-elles établir une checklist RH ?
Un département RH bien établi est vital, quelle que soit la taille de l’entreprise. Il participe à son développement et reste essentiel pour en assurer la conformité. Outre le fait qu'elle protège l’entreprise contre d'éventuelles implications juridiques et des amendes coûteuses, la conformité est beaucoup plus susceptible d'attirer, de développer et de conserver des talents performants. Pour y parvenir, une checklist RH dédiée semble être une bonne approche.
En tant que responsable RH ou d'entreprise, la première étape pour atteindre la conformité est de connaître l’ensemble des lois en vigueur, et que les normes et obligations légales soient respectées à tous les niveaux de l’entreprise. Les dirigeants doivent également rester à l'affût de toute évolution réglementaire et effectuer des audits réguliers pour assurer le respect constant des exigences légales. En matière de conformité – et de manière générale – il est conseillé de considérer la checklist RH comme une feuille de route à suivre pour garantir sa conformité et éviter des oublis conséquents. En outre, elle aidera les entreprises à concevoir un plan d'action qui couvre toutes les tâches RH essentielles, de grandir et de se développer. Au risque d’avoir des angles morts, ou à l’inverse d’être un amas insondable, la question de son contenu doit alors être établie pour répondre aux enjeux et problématiques RH associés.
Checklist RH : les prérequis pour toute entreprise qui souhaite se développer
De manière générale, la checklist RH regroupe les principales dimensions suivantes : le plan d'organisation, de recrutement et d’intégration, la rémunération et avantages sociaux, les politiques et procédures, la formation et le développement ou encore la gestion des performances. Cependant, un certain nombre d'aspects influencent le niveau de détail de cette liste. Par exemple, la taille et l'infrastructure de l’entreprise impacteront son degré d'exhaustivité et la fréquence des audits ultérieurs. La zone géographique, la dépendance à l'égard des marchés financiers et les normes professionnelles pourront également aiguillonner la teneur de la checklist.
Les principales priorités des petites entreprises (ou startups) sont la performance, la conformité et l'engagement. Cependant, d’autres dimensions participent à leur croissance – dont la checklist RH. Par exemple, la création d'un plan organisationnel – premier élément de la liste – guidera l’entreprise dans son expansion et l’aidera à développer son service RH au fur et à mesure de sa croissance.
Une structure clairement définie, avec des rôles et des responsabilités précis, aidera les employés à comprendre ce que l'on attend d'eux. Elle les aidera également à comprendre comment leur travail contribue aux objectifs et à la vision globale de l'entreprise. Elle facilitera également la prise de décisions stratégiques actuelles et futures en matière de planification des effectifs, d'externalisation et de plans de succession, posant ainsi une base solide sur laquelle l’entreprise pourra se développer.
Construire un département RH de zéro
Comment les startups et jeunes entreprises peuvent-elles créer un département RH efficace ? Chaque dimension du département RH servira à protéger l’entreprise, à définir des stratégies lui permettant d’atteindre ses objectifs, ou encore à motiver les employés.
Toute entreprise doit évaluer ses besoins et ses objectifs actuels et futurs. Quels sont ses objectifs ? Comment les RH peuvent-elles aider à les atteindre ? Comment l’entreprise peut protéger ses actifs et ses employés ? Pour répondre à ces questions, il s'agit de créer des plans, des politiques et des processus qui soutiennent les activités, protègent les employés et servent de feuille de route.
Cependant, l'un des aspects les plus importants à prendre en compte lors de la création d’une département RH est la manière dont l’entreprise va documenter ses actions, pour assurer la conformité et prévenir les futurs audits. Toutes les données recueillies et stockées, des données personnelles à la paie, en passant par les dossiers de santé et de sécurité, doivent être organisées, clairement accessibles, et conformes aux bonnes normes de gestion d'entreprise. Plus l’entreprise disposera de mesures et de contrôles pour garantir l'intégrité et la fiabilité des documents et des enregistrements, plus il lui sera facile de garantir la conformité.
Recruter, embaucher et intégrer les nouveaux employés
Intervient ensuite la façon dont l’organisation va rechercher, vérifier, embaucher et intégrer les nouveaux employés. Ceci passe notamment par la création de fiches de poste claires qui identifient les rôles et les compétences nécessaires, ou encore par des modèles d’offres et de contrats de travail. L’entreprise doit alors s’assurer qu'ils détaillent efficacement toutes les conditions d'emploi afin d'éviter tout litige potentiel. Ensuite, un excellent moyen de gérer les processus de recrutement du début à la fin, est d'utiliser une solution logicielle de suivi des candidats.
Dans un second temps, l’entreprise doit également établir un système équitable et réaliste de rémunération et d'avantages sociaux. Les salaires doivent rester dans les limites du budget, tout en étant suffisamment compétitifs pour attirer et retenir des talents. Établir des politiques et des procédures pour le suivi du temps et la gestion de la paie, des vacances et des jours de maladie est également recommandé.
Outre la création de contrats de travail complets et l'établissement de processus de gestion de la paie et des congés, l’entreprise doit élaborer des politiques et des procédures pour d'autres aspects des RH afin de rester conforme. Cet élément crucial aide également les employés à comprendre quel comportement ne sera pas toléré. Une fois que les politiques sont rédigées, l’entreprise doit généralement établir un manuel de l'employé.
Formation et gestion des performances
Un autre élément important de toute checklist RH concerne la formation et le développement des employés. Les entreprises doivent concevoir un plan d'action pour aider leur personnel à s'épanouir et à développer leurs compétences, mais aussi établir un processus d'évaluation des performances pour pouvoir suivre leur évolution. Ce type d’actions permettra de maintenir la motivation, l’engagement et la productivité de la main-d'œuvre.
De plus, il est important de réaliser régulièrement un audit de l'entreprise pour non seulement comprendre tous les aspects de l’activité et détecter tout problème potentiel le plus tôt possible. L'utilisation d'une checklist RH complète peut aider les startups ou autres petites entreprises à rester conforme au fur et à mesure de leur croissance.
Enfin, l'un des outils les plus efficaces pour assurer la conformité est d'avoir accès à un logiciel de gestion des dossiers des employés SIRH fiable et complet. La bonne solution logicielle peut aider à rationaliser les processus RH et à mener les audits RH de la manière la plus efficace. Le meilleur logiciel de gestion des dossiers des employés SIRH doit cependant aller au-delà d'un simple système de classement numérique – il doit intégrer l’ensemble des solutions RH. Par exemple, certaines solutions proposent des fonctionnalités clés telles que la gestion du temps et des présences, le suivi des candidatures, la gestion des absences et des congés, une base de données des employés et un portail libre-service pour les employés.
Être responsable des ressources humaines, ça ne s’improvise pas. Pour que la création d’un département RH au sein d’une petite structure ou d’une startup puisse être un succès pérenne, il préférable de s’appuyer sur des outils qui aideront à bâtir ce nouveau chantier. Si la checklist RH est une feuille de route qui permet de traiter l’ensemble des aspects inhérents à l’établissement des ressources humaines, elle est également la première pierre qui maintiendra la structure de ce nouvel édifice.