Par Toan Nguyen CEO chez Shortways
Depuis une dizaine d’années, la digitalisation est devenue progressivement une réalité incontournable mondiale, s’ancrant de plus en plus dans nos habitudes, notre consommation, notre fonctionnement. Cette digitalisation déjà bien en marche et établie comme un objectif majeur des entreprises s’est d’autant plus accélérée pour faire face à de nouveaux enjeux et aux récents évènements liés à la crise sanitaire de 2020.
Avec la crise sanitaire, tout devait être accessible et disponible à distance, tout en garantissant la sécurité et les accès aux bonnes populations d’employés. Pour ce faire, les entreprises ont renforcé le déploiement des applicatifs métiers (ERP, Système Finance/Achats, SIRH, PPM, etc.), afin de maintenir la continuité et l’accélération du mouvement de digitalisation en dématérialisant de nombreux procédés : digitalisation de la collaboration entre les salariés (digital workplace), du processus de demandes d’achats, de saisie des temps, de campagnes d’entretiens annuels, etc.
Tous les domaines sont concernés
Au départ réservée au domaine de la relation client, ce sont aujourd’hui tous les domaines qui sont concernés par la transformation digitale et ses changements. Les domaines des Ressources humaines, des Achats ou encore de la Finance sont impliqués : tous les employés et toutes les parties prenantes doivent maîtriser les changements induits par le digital. La crise sanitaire a donc permis de renforcer la collaboration entre les domaines au sein des entreprises au profit de la transformation digitale. Dans ce contexte, force est de constater que le parcours d’accompagnement et de formation proposé aux utilisateurs est devenu tout aussi essentiel pour la réussite de la transformation digitale. C’est-à-dire que les modes et parcours de formation, ainsi que les méthodes de communication doivent être repensés, afin de proposer un parcours client en interne aussi qualitatif que celui proposé aux clients externes (intuitivité, ergonomie, accessibilité, etc.).
Les types d’utilisateurs sont démultipliés
Aussi, de nouvelles typologies de collaborateurs sont concernées par le digital. Tout d’abord, les entreprises recrutant des digital natives, plusieurs générations se côtoient sur les applicatifs. Le digital, véritable révolution dans le quotidien des populations nées avant 1990, qui ont dû apprendre à s’en servir et vivre au gré de ses évolutions, est plus instinctif pour les nouvelles générations connectées. Puis, selon la nature des utilisateurs : aujourd’hui, des utilisateurs externes se connectent aux applicatifs des entreprises, par exemple les fournisseurs venant déposer une facture sur le portail achats de leur client. Enfin, du fait de la crise sanitaire, la mixité des formats de travail (distanciel, présentiel, terrain voire hybride) a mené à l’apparition d’un nouveau type d’utilisateur. Le digital est indispensable de fait pour ce type d’utilisateur non localisable physiquement.
La phase d’adoption des outils digitaux
Maintenant que les projets de digitalisation des entreprises ont été engagés, c’est le bon moment pour se pencher sur l’adoption de ces outils digitaux. Pour réussir la transformation numérique, les entreprises doivent s’assurer que les outils soient bien utilisés, bien adoptés, et que les besoins de chacun soient pris en compte afin d’en obtenir le meilleur retour sur investissement (ROI). Toutefois, les facteurs évoqués ci-dessus (démultiplication des populations, des domaines concernés par la digitalisation, ou encore des lieux de travail) ne facilitent pas cette adoption.
En conclusion, voici les bonnes pratiques à adopter
Au final, le monde du travail change. Très rapidement. Les entreprises ont accéléré la transformation digitale pour s’adapter à ce monde changeant. Nous passons donc dans une seconde phase de la transformation digitale. Tous les domaines sont impactés et doivent collaborer, l’hétérogénéité des profils de collaborateurs doit être prise en compte, de nouveaux besoins de formation émergent. Il faut rationaliser les dépenses informatiques engagées, en choisissant une solution unique et adaptée de formation et d’accompagnement sur les outils digitaux. Pour répondre à tous ces enjeux, la plateforme d’adoption digitale est la solution.
Intégrer un assistant digital à son applicatif métier, c’est fournir du contenu de formation digitalisé, accessible à la bonne personne, au bon endroit, au bon moment. C’est un dispositif qui permet de former et accompagner tous ses domaines et populations d’utilisateur et de répondre aux besoins et attentes de formation actuels des utilisateurs et aux évolutions plus rapides et nombreuses des applications. Tout en réduisant ses coûts de formation, c’est également rassurer, autonomiser et rendre ses employés plus performants sur leurs process et outils grâce à des contenus de formation et d’information très simples à utiliser. Enfin, cela permet de pérenniser l’adoption digitale et la gestion des compétences en continu : les employés peuvent se former à leur rythme et au gré des évolutions de leurs outils, des règlementations, des process, de la vie de leur entreprise.