Participants distraits, manque d'engagement ou encore défis liés à l'évaluation des objectifs fixés sont autant de challenges auxquels sont confrontées les organisateurs de réunions en ligne. Alors comment s'assurer du succès d'une session virtuelle ?
Les applications ou plateformes de visioconférence sont rentrées dans notre quotidien et sont aujourd'hui devenues aussi indispensables que les outils de bureautique. Outre le fait d'abolir les frontières, ils offrent la possibilité d'organiser des événements plus rapides et moins coûteux tout en mobilisant les collaborateurs, clients ou participants à distance. Selon une récente étude menée par LinkedIn, 75% des personnes interrogées déclarent envisager de continuer à organiser des événements virtuels sur le long terme. Si les visioconférences sont donc bien parties pour durer, de nouvelles approches en matière d'organisation et de gestion s'imposent afin d'assurer l'engagement des participants même derrière un écran.
Livestorm, acteur français de l’engagement vidéo, partage trois astuces pour permettre aux organisateurs d’événements virtuels d’améliorer l’engagement de leurs participants et d’assurer le succès de leurs sessions virtuelles.
- Organiser des réunions fluides efficaces et sécurisées
L'utilisation d'outils de communication vidéo fait désormais partie du fonctionnement quotidien de nombreuses entreprises. Le choix de la plateforme utilisée est donc fondamental. Il doit se faire autour d'une solution capable d'accueillir aussi bien des réunions en petit comité que de grands webinars rassemblant des centaines de participants. L'outil choisi doit être en mesure de faciliter l'expérience de l'organisateur depuis la phase cruciale de préparation jusqu'à l'issue de l'événement et, pour les participants, rendre l'interaction lors de l'événement ou de la réunion efficace et intuitive afin de capter leur attention du début à la fin.
Comme pour tout outil digital, l'expérience utilisateur est un facteur déterminant dans le choix d'une plateforme de visioconférence. Il existe des plateformes qui proposent un accès direct depuis le navigateur, sans nécessiter de téléchargement, offrant ainsi une expérience plus simple et rapide, tant pour les organisateurs que pour les participants. Plus il est facile de se connecter et plus les personnes seront plus enclines à participer.
Le critère de sécurité est également à prendre en compte. Une plateforme qui ne dispose pas d'un système garantissant la sécurité informatique des données peut s'avérer extrêmement problématique pour les entreprises comme pour les participants. Il convient donc de choisir un outil offrant une protection des données fiable et solide.
- Engager ses participants
Le choix de la plateforme effectué, il convient désormais de veiller à ce que tous les participants se sentent impliqués et à l'aise lors de l'événement. Pour créer une session interactive en ligne, il est essentiel de parvenir à communiquer de manière réciproque avec l'audience. Il existe, en effet, un certain nombre d'outils qui peuvent faciliter et fluidifier les interactions. Les fonctionnalités qui consistent à créer des breakout rooms ou encore à poser des questions écrites ou à réagir tout au long du meeting poussent les participants à rester connectés et à participer activement. Que cela soit par la présence d'un chat, le lancement de sondages pendant l'événement ou la possibilité d'intégrer des vidéos, les fonctionnalités interactives proposées par la plateforme choisie sont cruciales pour favoriser l'engagement et le bon déroulement d'un événement virtuel.
Pour les plus petites sessions, entre collaborateurs, il est également possible de mettre en place des jeux pour maximiser leur engagement. Cela rend l'atmosphère plus conviviale et permet aux collaborateurs de se sentir plus en mesure de s'exprimer et d'interagir les uns avec les autres.
- Calculer le succès des événements
Pour de nombreuses entreprises, le succès d'un événement ou d'une réunion en ligne est étroitement associé au nombre de participants qui y ont pris part. Mais est-ce le facteur le plus pertinent ? En réalité, cela n'est sans doute pas le seul indicateur à prendre en considération. Il existe plusieurs critères à vérifier attentivement pour évaluer le degré de succès. Ainsi, se munir d'un indice d'engagement vidéo peut permettre d'évaluer le succès des séances virtuelles, des grands événements en ligne en passant par les réunions hebdomadaires. Ce nouvel indicateur couvre, pour chaque réunion, un certain nombre de statistiques : le nombre de participants par rapport au total des inscrits, la durée de leur présence, le nombre de sondages lancés par les organisateurs pour accroître l'engagement, le nombre de messages, de votes et de questions envoyés par les participants. Pour chacun de ces facteurs, le score est calculé sur la base d'un taux qui permet de quantifier et d'estimer la situation réelle par rapport à la situation idéale.
Au vu de la préparation, du travail, du temps et des ressources que requiert l'organisation de certains événements virtuels, être en mesure d'accéder à un score d'engagement représente une réelle plus-value. Cette évaluation via des indicateurs précis permet de noter les points forts et de déterminer ceux qui restent à améliorer pour les prochains meetings.