Le 1er octobre 2021 a marqué la fin de plusieurs mesures transitoires liées à la gestion de la crise sanitaire de la Covid-19 y compris en ce qui concerne les dérogations liées aux entretiens professionnels. Le groupe de travail Social de Walter France explique de quelle manière les employeurs doivent à nouveau répondre à leurs obligations en la matière.
Les dates ayant été rééchelonnées tout au long de cette crise, les employeurs ont tout intérêt à se pencher minutieusement sur la question et à vérifier qu’ils sont en règle.
Les entretiens professionnels sont soumis à une réglementation stricte
L'employeur doit faire bénéficier chaque salarié tous les deux ans, appréciés de date à date, d'un entretien professionnel distinct de l'entretien d'évaluation. Le salarié est informé de ce droit lors de l'embauche.
L'entretien professionnel est consacré à l'examen de ses perspectives d'évolution, notamment en termes de qualifications et d'emploi. Il comporte des informations relatives à la validation des acquis de l'expérience, l'activation du CPF, les abondements de l'employeur à ce compte et le conseil en évolution professionnelle.
Il doit également être systématiquement proposé au salarié à son retour après une des absences suivantes : congés de maternité, d'adoption, parental d'éducation, de proche aidant, sabbatique, période de mobilité volontaire sécurisée, arrêt longue maladie et mandat syndical. Dans ces situations, l'entretien peut avoir lieu, à l'initiative du salarié, avant la reprise de poste. Pour certains congés (proche aidant, solidarité familiale), l'entretien doit aussi avoir lieu avant le départ du salarié.
Tous les six ans de présence dans l'entreprise, un entretien dresse un état des lieux récapitulant le parcours professionnel de l'intéressé. Cet entretien permet également à l’employeur de s’assurer que ses obligations sont remplies.
Cette obligation de bilan a été créée par la loi du 5 mars 2014. Il en résulte que pour de nombreux salariés, le terme de cette période de six ans était en 2020.
Des obligations ont été allégées en période de COVID-19
L’ordonnance du 2 décembre 2020 et la loi du 31 mai 2021 ont adapté les dispositions relatives à l’entretien professionnel pour faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de la propagation de la Covid-19.
Ainsi :
- Les entretiens professionnels prévus au cours de l’année 2020 et au cours du premier semestre 2021 ont pu être réalisés jusqu’au 30 juin 2021.
- Les dispositions qui prévoyaient un abondement correctif au CPF du salarié, si celui-ci n'avait pas bénéficié des obligations prévues, ont été suspendues jusqu’au 30 septembre 2021. Aucune sanction ne pouvait s’appliquer jusqu’à cette date.
Depuis le 1er octobre 2021, les obligations s'appliquent à nouveau
Quelles sont ces obligations et sanctions associées ?
Les lois ayant évolué entre 2014 et 2018, il existe deux possibilités pour les employeurs pour justifier de leurs obligations :
- soit ils appliquent la règle issue de la loi du 5 mars 2014, en démontrant que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels tous les deux ans et au moins de deux des trois mesures suivantes : formation, acquisition d’éléments de certification et progression salariale ou professionnelle. Cette option est possible pour tous les entretiens d’état des lieux qui ont été organisés jusqu’au 30 septembre 2021 ;
- soit ils appliquent la règle issue de la loi du 5 septembre 2018, en démontrant que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels tous les deux ans et d’au moins une formation autre qu’une formation « obligatoire ».
Le droit d’option permet ainsi d’adapter individuellement le choix de la règle appliquée dans le cas où l’employeur, pour les entretiens effectués jusqu’au 30 septembre 2021, respectaient la norme de 2018 pour une partie de ses salariés et la norme de 2014 pour les autres.
Depuis le 1er octobre 2021, seule la deuxième option est applicable.
Pour les entreprises de plus de 50 salariés, si cette obligation n’est pas respectée, l'employeur devra abonder le compte personnel de formation (CPF) du salarié de 3000 euros.
Qui contrôle le respect des obligations ?
L’abondement pour défaut de réalisation des obligations mentionnées à l’article L. 6315-1 du Code du travail relève de l’employeur qui doit spontanément abonder le compte personnel du salarié. Le versement est effectué dans le cadre des contributions au titre de la formation professionnelle.
Pour les manquements constatés sur la période de mars 2014 à septembre 2021, l’abondement correctif devait être effectué à partir du 1er octobre 2021 et avant le 1er mars 2022, date limite de versement du solde de la contribution à la formation professionnelle. Un décret du 30 décembre 2021 a prolongé ce délai d’un mois et a fixé la date limite de transmission des informations et de paiement de l’abondement au 31 mars 2022, pour les entretiens sexennaux qui devaient se dérouler en 2020 et 2021.
Pour les entretiens dont l’échéance arrive depuis le 1er janvier 2022, l’employeur doit transmettre les informations et verser l’abondement au plus tard le dernier jour du trimestre civil qui suite la date de l’entretien professionnel pris en compte pour apprécier la période de six ans, c’est-à-dire l’entretien sexennal.
Le contrôle de cette obligation est susceptible d’être réalisé par les agents des services régionaux de contrôle de la formation professionnelle des DREETS (ex DIRECCTE) comme le prévoit l’article L. 6323-13 du Code du travail. En l’absence de versement ou en cas de versement insuffisant, l’entreprise est mise en demeure de procéder au versement, dans le respect de la procédure contradictoire.
A défaut, l’entreprise verse au Trésor Public un montant équivalent à l’insuffisance constatée, majorée de 100 %.