L’analyse de Ouafa M’Hamed, Chef de Produit Solutions Digitales chez Quadient
Alors que l’obligation d’émettre des factures électroniques approche à grands pas, la nécessité de digitaliser la fonction financière n’a jamais été aussi pressante. Un changement conséquent que les entreprises doivent anticiper pour prendre conscience de tous ses avantages et mieux préparer l’après.
Toutes les entreprises ont 2024 en tête, année à partir de laquelle la dématérialisation des factures sera rendue obligatoire. Réel facteur déclencheur, cette nouvelle règlementation amène dans son sillage son lot de défis. Entre la préparation des équipes et la restructuration des process, les directions financières ont fort à faire pour accueillir le mieux possible cette évolution majeure. Mais parmi tous les défis, celui de la digitalisation est le plus ambitieux, le plus structurant mais également le plus stratégique. La digitalisation n’est pas un effet de mode, c’est un impératif. Pour franchir ce cap, les entreprises doivent faire preuve d’anticipation et d’ouverture quant aux avantages qu’elle apporte.
Quand digitaliser rime avec restructurer
Non la digitalisation n’est pas une simple automatisation des tâches. Il s’agit là d’une opportunité, pour les collaborateurs de la direction financière, d’appréhender autrement leur métier. On le sait, certains aspects peuvent être excessivement chronophages et notamment dans le cadre d’une facturation manuelle. Digitaliser ces processus et les automatiser pour certains va permettre de soulager les collaborateurs afin de les faire monter en compétences sur des tâches à plus forte valeur ajoutée relatives à l’analyse, au suivi ou au reporting. Ce dernier point revêt une importance croissante pour la direction financière ; l’émergence de nouvelles règlementations et la gestion d’un environnement sujet à de nombreuses évolutions donnent à la digitalisation un rôle de mise en conformité indispensable. Une façon pour les directeurs administratifs et financiers de se tenir prêt à n’importe quel changement.
Ces transformations, bien que touchant principalement l’organisation de la direction financière, concernent également ses nombreux interlocuteurs ; des autres services de l’entreprise aux clients en passant par les partenaires commerciaux. La digitalisation permet de sortir d’une logique de silo pour développer une communication plus complète et surtout transversale avec tous ces acteurs. Une démarche utile pour unifier les process tout en ayant une meilleure visibilité des projets d’un bout à l’autre de la chaîne.
Une réduction des coûts dans la durée
Inhérente à la direction financière, la culture cash oriente naturellement les activités du DAF. Optimiser voire réduire les coûts sont ses principales priorités pour garantir une bonne trésorerie et permettre à l’entreprise de faire plus de bénéfices. Et on le sait la dématérialisation des factures et par extension la digitalisation vont dans ce sens-là. En abandonnant la facturation papier, la direction financière s’affranchit d’un certain nombre de postes de dépenses qui, mis bout à bout, représentent un certain coût.
En cultivant cette culture cash, la réduction des couts et le gain de temps offerts par la digitalisation ne peuvent qu’inciter les directions financières à accélérer ce processus. Cette capacité à impulser et développer cette nouvelle culture digitale reste, malgré tout, très variable selon les structures et la maturité des équipes.
Le rôle stratégique du DAF dans la conduite du changement
La crise sanitaire a montré, s’il fallait encore le prouver, que le directeur administratif et financier jouait un rôle hautement stratégique au sein du top management (suggestion au sein du Comité de Direction ?). Un rôle transverse qui lui donne un poids dans la conduite du changement au sein de son service. La digitalisation de la direction financière, aussi avantageuse soit-elle, doit être comprise et acceptée par tous pour être efficace dans le temps. Un tel changement bouscule les habitudes et les méthodes de travail de tous les collaborateurs. De fait, il faut les accompagner, leur donner un rôle et des objectifs précis pour créer une forte adhésion.
Face à ces nombreux défis, on en revient logiquement à l’idée d’anticiper tous ces bouleversements. Procéder de la sorte revient à prendre conscience de l’ampleur de la tâche et de la nécessité d’avancer par étapes. Une façon de rendre ses équipes agiles, une qualité indispensable pour traverser les périodes de grandes transformations.