La mise en place d’une cellule de veille au sein d’une organisation se construit et se pense dans la durée, analyse Arnaud Marquant, Directeur des opérations de KB Crawl SAS.
De plus en plus d’organisations de toutes tailles, publiques comme privées, déploient actuellement une cellule de veille en leur sein. Dans un contexte complexe et connaissant de multiples évolutions (télétravail, digitalisation…), nous observons que des recrutements sont en cours, qu’il s’agisse d’un salarié à plein temps, d’un alternant, voire dans certains cas d’un stagiaire. Quelle que soit la nature de la mission qui a été confiée à ces derniers (veille concurrentielle, veille stratégique, veille juridique, intelligence économique…), les nouveaux venus vont se retrouver confrontés à un défi : structurer une réflexion collective. Pour ce faire, trois défis se doivent d’être relevés, pour ne pas dire trois murs porteurs à bâtir.
Trois champs sur lesquels il convient d’avoir une action dynamique :
- la réflexion en amont,
- la bonne transmission de l’information et
- la gestion en interne de la communauté des veilleurs.
1/ Mettre en place une réflexion en amont
Le déploiement d’une réflexion amont est le premier impératif à consolider. Il s’agit en effet de définir avec le maximum de rigueur possible les enjeux qui sont sous-tendus par le déploiement du projet de veille. Identification des objectifs et des besoins, délimitation du territoire à investiguer… Il faut ici prendre du recul avec ce qui doit être fait. Il s’agit également de mettre en place certains indicateurs de performance (KPIs : Key Performance Indicators).
Dès cette phase amont, il convient de prendre en compte une autre dimension, organisationnelle celle-ci : le profil par essence inadapté du veilleur. Un stagiaire, un alternant – voire un veilleur junior – ne disposent en effet pas d’un poids suffisant au sein de l’organisation pour y promouvoir la veille. Sachant cela, il est important d’identifier au plus tôt un collègue sponsor qui portera la démarche. Celui-ci sera l’ambassadeur de la veille dont il assurera la promotion. Il fera du lobbying interne, pourra participer à des réunions stratégiques, voire dans certains cas à des CoDir au sein desquels il pourra valoriser tout à la fois le projet et ses résultats.
2/ Faire savoir : bien communiquer l’information
Second défi ou pilier de la démarche : faire savoir. Cela signifie tout d’abord qu’il convient de se faire connaître, de bien communiquer sur ce qu’est la veille. Quelle est votre mission ? En quoi consiste-t-elle ? Pour quelle(s) raison(s) se révèle-t-elle stratégique, à la fois pour l’organisation mais aussi pour chacun de vos interlocuteurs ? Ces questions doivent être en permanence abordées par le veilleur nouveau venu.
Celui-ci doit également effectuer un travail spécifique dès lors que l’information a été collectée et que la veille commence à être opérationnelle. Il est ici important de transmettre l’information de manière synthétique, en la résumant en un minimum de mots aux destinataires. Si un mail d’envoi est trop long, il risque de lasser son lecteur, lequel se détournera à plus ou moins brève échéance de la veille. Soyez donc concis dans vos messages, et apportez en parallèle des commentaires internes sur l’information transmise. Ces commentaires apporteront une valeur ajoutée aux données délivrées, lesquelles devront être données de manière brute, c’est-à-dire telles qu’elles se présentent sur leur source d’origine.
Envoyez également l’information sur tous les supports de diffusion dont vous disposez – mails, réseaux sociaux internes, newsletter interne, plateforme… – afin de répondre au mieux aux habitudes des lecteurs. Certains liront la newsletter, d’autres leurs mails…
3/ Gérer : animer la communauté
Troisième défi à relever : la gestion de votre communauté, voire de vos communautés – car il faut souvent en mobiliser plusieurs. En l’absence de promotion interne, il est important que vous réfléchissiez à l’animation de celles et ceux qui auront intérêt à lire votre veille d’intelligence économique. Qui sont-ils ? Constituez un mailing list que vous interrogerez et remettrez à jour régulièrement.
Afin de fidéliser au mieux ces communautés, il est majeur que vous suiviez de la manière la plus rigoureuse possible les informations collectées. La création de plans d’exécution opérationnels vous permettra de suivre l’information dans la durée. L’envoi de ces plans aux différentes communautés que vous animez permettra progressivement de transformer l’information en véritable valeur ajoutée pour l’entreprise.
Enfin, il s’agit pour toute organisation de préparer « l’après », à savoir le départ programmé du stagiaire ou de l’alternant en charge de la veille. Il faut ici prévoir une approche d’inclusion, en créant par exemple des guidelines (outils, process…) qui permettront d’assurer le transfert de compétences et ainsi d’assurer la survie du projet.
C’est à ce prix que la veille sera identifiée comme une ressource pleine et entière pour les différents acteurs de l’entreprise. À ce prix également qu’une intelligence collective pourra être déployée au cœur de l’organisation afin qu’une autre étape, plus collaborative celle-ci, puisse prendre corps.