Les typologies de dépenses en entreprises ont fortement évolué depuis la Covid-19. L'obligation du télétravail et les restrictions sanitaires ont rebattu les cartes. S'ajoutent à cela la technologie et la prise de conscience autour de la data et de la RSE. Ce qui engendre une modification profonde des processus financiers, des typologies de dépenses et ainsi de leur gestion.
Jenji, l'un des leaders des solutions de gestion et de dématérialisation des dépenses professionnelles pour les entreprises, publie ici les grandes tendances 2022 de l'Expense Management.
- Le 100% démat responsable
La dématérialisation est essentielle pour la performance et l'optimisation financière de l'entreprise. La dématérialisation des dépenses permet de réduire les coûts d'une entreprise d'environ 30%.
Au cours de la pandémie, les entreprises se sont largement adaptées à de nouvelles méthodes de travail. Elles considèrent la numérisation comme une solution "indispensable" pour leur gestion des dépenses. Le total des notes de frais réalisées en 2020 n'a été atteint qu'en un seul trimestre en 2021. C'est une augmentation de +81% en 2021 par rapport à l'année précédente. Bon signe de reprise économique !
Véritable stratégie pour l'entreprise, la dématérialisation devient aujourd'hui responsable. Les produits financiers à impact sont devenus une obligation.
On voit l'émergence d'un nouvel écosystème de la mobilité qui promet des voyages plus rapides, plus propres, plus sûrs, plus efficaces et plus personnalisés.
En France, par exemple, le gouvernement a voté en novembre 2019, la création d'une allocation de mobilité durable (appelée : Forfait Mobilités Durables). Cette prime de mobilité durable représente : 500€ par an et par salarié - pour le secteur privé. 200€ par an et par salarié - pour le secteur public.
Elle compense les frais de déplacement des employés qui se rendent au travail à vélo, ou en véhicule partagé ou en utilisant un véhicule électrique, hybride ou à hydrogène.
Dépenses liées au "forfait mobilité durable" : +227% depuis novembre 2019.
- Le paiement virtuel
Le paiement virtuel prend toujours plus le pas sur les autres formes de paiement. Les entreprises le privilégient et proposent à leurs collaborateurs une solution sécurisée et simple à utiliser. Que la carte soit à usage unique, ou pas, elle s'ajoute à l'outil note de frais et facilite encore plus la gestion des dépenses aussi bien du côté des managers que des collaborateurs.
Cette solution de paiement apporte aux services financiers une sécurité dans le contrôle, mais améliore aussi le cash-flow et donne des informations en temps réel sur les budgets de l'entreprise.
- Data : la prise de conscience de l'analyse de données
Le département des finances et celui de la paie ont besoin de travailler de manière proactive et en totale collaboration.
Parallèlement, la donnée est devenue essentielle pour la prise de décisions des dirigeants. Le processus de dématérialisation les aide à exploiter cette donnée et à avoir une vision 360.
Plus les données sont nombreuses, rapides et fiables, plus le dirigeant peut prendre la bonne décision. C'est là que l'intelligence artificielle entre en jeu. Elle interprète et traite les reçus et factures et devient la norme. L'IA maintient la qualité des tâches répétitives. Les données, lorsqu'elles sont exploitées correctement, peuvent améliorer la rentabilité d'une entreprise.