Chaque année, les entreprises, à travers le monde, passent à côté de 26,6 Mrds€ de remboursements potentiels de TVA, alors que cette dernière est récupérable dans plus de 180 pays avec des règles différentes, d’où sa récupération compliquée.
En effet, selon le pays, la TVA peut varier entre 15 et 25%, et, au cours des dernières années, elle a évolué dans de nombreux secteurs d'activité, en raison de réformes majeures, jusqu'à la numérisation. Elle est directement liée à la gestion des dépenses, ce qui peut être source de confusion pour de nombreuses entreprises.
La TVA représente donc un défi pour les entreprises et de petites erreurs peuvent se retourner contre elles. C'est pour cela qu'elles s'accordent à dire qu'il existe un réel besoin de conseils sur la TVA, les dépenses et la conformité.
Jenji, le spécialiste de la gestion des dépenses professionnelles, donne quelques conseils aux services financiers et aux comptables pour se retrouver dans le labyrinthe de la TVA et des dépenses.
Les grandes règles
1. L'entreprise doit tout d'abord vérifier si les dépenses répondent à certains critères. Il faut que ces dépenses soient dans l'intérêt de l'entreprise et nécessaires à son activité. Elles doivent être accompagnées d'une preuve écrite (facture, reçus, etc.) faisant apparaître la TVA payée. La preuve écrite doit faire apparaître le nom de l'entreprise, et non celui de l'employé et l'entreprise qui émet la facture doit être enregistrée à la TVA.
2. Il est important de garder à l'esprit que toutes les catégories de dépenses ne sont pas éligibles à la récupération de la TVA. C'est-à-dire que toutes les dépenses des employés ne peuvent pas être remboursées par l'entreprise. Certaines règles et contraintes s'appliquent. Les entreprises doivent connaître la liste des dépenses pouvant être réclamées en fonction du pays et de sa législation. Même si le type de dépenses sur lesquelles le remboursement de la TVA est admissible diffère, certaines dépenses courantes ne peuvent pas être récupérées : toute dépense personnelle comme la nourriture, le transport et l'hébergement, tout type de divertissement professionnel ou encore les frais engagés pour des fournitures exonérées de TVA.
3. Attention, certaines dépenses courantes peuvent être réclamées : les voyages d'affaires, les formations / séminaires professionnels, les exportations, les événements et les conventions, les factures des fournisseurs ou encore les dépenses professionnelles supplémentaires.
4. Les documents incomplets constituent un autre obstacle à la récupération de la TVA. Si une facture ne comporte pas le numéro de TVA du fournisseur, par exemple, la TVA ne pourra pas être réclamée sur cette dépense, même si elle est éligible.
À l'international
5. Chaque pays a ses propres règles sur ce qui est autorisé et interdit concernant le remboursement. Ces règles peuvent varier considérablement d'un pays à l'autre. Par exemple, certains pays peuvent ne pas autoriser la récupération des frais de carburant ou d'hébergement.
6. Toujours vérifier le numéro de TVA intracommunautaire des partenaires commerciaux européens via le système VIES de la Commission européenne. Cela permet de sécuriser au mieux les transactions !
7. Si une entreprise vend un bien ou un service depuis la France vers un pays de l'UE, alors la vente est exonérée de TVA en France, mais l'acheteur doit payer la TVA de son pays. Si une entreprise achète un bien ou un service depuis un pays membre de l'UE vers la France, alors l'achat est soumis à la TVA en France.
8. Au niveau de l'UE, la procédure de récupération de la TVA reste lourde et l'harmonisation difficile. Il existe différents guides pour chaque pays et différents formulaires doivent être remplis selon les règles nationales de chacun. Les réglementations en matière de TVA varient d'un pays à l'autre et il peut arriver que de nombreuses réglementations changent également dans chaque pays, il est donc important d'en assurer le suivi et de s'en tenir à toutes les règles.
En suivant les remboursements de TVA, les entreprises sont en mesure d'avoir un aperçu de l'analyse approfondie des dépenses.
La numérisation et l'automatisation peuvent faciliter les flux de travail des entreprises, réduire les risques d'erreur, leur épargner les ennuis qui peuvent résulter d'un audit, et leur permettre de se concentrer sur le développement de leur activité.
Aujourd'hui, lorsqu'une entreprise se développe à l'international, il est important qu'elle suive la récupération de la TVA et qu'elle s'assure que tout soit correctement déclaré. Il y a 3 avantages significatifs pour une entreprise lorsqu'elle récupère la TVA : seules les données exactes sont capturées et utilisées pour les demandes de récupération de la TVA, cela permet la conformité mondiale, même pour les entités multinationales et grâce à l'utilisation de l'OCR et de l'IA, les erreurs de saisie sont réduites au maximum.