Tour d’horizon sur leurs fonctionnalités respectives avec Arnaud Marquant, Directeur des opérations chez KB Crawl
Lors de la mise en place d’un projet de veille, il est souvent utile de fixer les besoins nécessaires à l’entreprise et à ses collaborateurs en amont. Plusieurs questions récurrentes se posent alors :
- Quel type de veille vais-je exercer ?
- Quels seront mes objectifs associés ?
- Quelles sources vais-je devoir surveiller ?
- Qui aura la charge de la veille au sein de mon organisation ?
S’il est une question essentielle à se poser, c’est bien celle du choix de l’outil à utiliser. Face au nombre croissant de plateformes de veille gratuites disponibles sur Internet, quels sont les réels avantages des outils payants ? A-t-on vraiment intérêt à attribuer un budget pour collecter, traiter et diffuser l’Information au sein d’une même interface ? Dépenser son argent pour un outil payant, est-ce la garantie d’obtenir des résultats de veille optimum ?
Petite revue des avantages des solutions payantes par rapport aux solutions gratuites
Les fonctionnalités avancées : le point faible des outils gratuits
La nature et le mode de fonctionnement de l’entreprise sont à prendre en considération dans ce choix, comme les fonctionnalités et les caractéristiques techniques des interfaces. Les outils gratuits fournissent aujourd’hui des capacités correctes mais ont souvent des limites quant à la typologie et au nombre de sources à surveiller. Au-delà du contenu accessible à tous, les outils payants ont davantage les capacités de remonter du contenu non-indexé ou bien nécessitant une identification. La veille gagnera ainsi en réactivité et en exhaustivité de sources surveillées. Pour le traitement et l’analyse des résultats, là aussi certains logiciels gratuits offrent des performances convenables. Néanmoins, les outils payants permettent de définir et de suivre de manière plus précise les indicateurs clés de performance de votre dispositif de veille, tant d’un point de vue quantitatif que qualitatif.
Les résultats de veille sont aussi faits pour être partagés. Une information isolée est une information perdue, et donc inutile. Sur ce point, les outils gratuits posent parfois de vraies limites. Les outils payants proposent en revanche de multiples possibilités : envoi de newsletters, création automatique de livrables partageables, suivi d’un fil d’actualité par le biais d’une plateforme collaborative ou encore via une application mobile pour les lecteurs en mobilité.
Autre point : les outils gratuits ou « freemium » n’apportent que peu de mises à jour et de nouveautés dans leur offre. A l’inverse, les logiciels payants s’appuient généralement sur l’expertise d’équipes de travail R&D faisant bénéficier leur produit de mises à jour régulières. Ensuite, contrairement aux outils gratuits, les outils payants proposent généralement de récupérer et d’importer au sein du nouvel outil la veille existante ou précédemment configurée dans l’entreprise.
Les avantages des logiciels professionnels
Au-delà de ces fonctionnalités intrinsèques, les outils de veille payants présentent d’autres avantages, notamment pour ce qui relève de la collaboration et de l’harmonisation des procédés au sein de l’entreprise. Les outils professionnels intègrent pour la plupart la possibilité d’échanger entre collaborateurs et d’enrichir collectivement les contenus partagés. A contrario, les outils gratuits se limitent généralement à un usage purement individuel. Certaines plateformes proposent tout un panel de solutions dépassant le “simple” processus de collecte d’informations. Elles permettent ainsi de centraliser différents outils sur une même interface. La force des logiciels professionnels est de s’ajuster au plus près des attentes spécifiques de l’entreprise, grâce à des outils personnalisés et adaptés à chaque activité et/ou utilisateur. De l’origine du projet à l’implémentation et au suivi de l’outil, les prestataires payants offrent un réel accompagnement tout au long du processus de veille.
Alors, outils gratuits ou outils payants ? La réponse dépendra assurément de votre organisation, de la portée de votre projet et de vos besoins identifiés. Les outils gratuits disponibles aujourd’hui offrent des fonctionnalités de base tout à fait correctes. Ils sont parfaits pour s’essayer à la veille sans investir trop de ressources. Mais les performances avancées de ces solutions montrent rapidement leurs limites dans le cadre d’un usage quotidien.
Au fur et à mesure que la veille se professionnalise dans l’entreprise, prenant une place stratégique avec un besoin de structuration et de partage plus large, l’utilité des logiciels professionnels s’impose. En sus d’offrir des fonctionnalités abouties, ces solutions ne sont pas exclusivement tournées vers l’outil. Elles proposent par ailleurs un accompagnement personnalisé à chacune des étapes du processus de veille.
À vous donc de construire votre propre processus de veille et de choisir l’outil qui convient à votre organisation. Mais il est vrai que la maturité du processus de veille au sein de l’organisation constitue une pente naturelle vers la solution payante. Un coût qui, à l’image de nos solutions KB Suite et KB Access, respectivement développés pour les grands comptes et pour les PME, peut être ajusté au mieux à vos besoins.