Du côté des coachs, la montée en puissance du coaching à distance à l’occasion de la crise sanitaire doit nécessairement s’accompagner de garde-fou et du respect d’un certain nombre de bonnes pratiques. Qu’il s’agisse des aspects matériels ou du déroulement des séances proprement dit, voici onze incontournables identifiés par les experts de la Commission Coaching de Syntec Conseil.
1/ Soigner l’ambiance visuelle
Il est important de prendre grand soin de la qualité de l’arrière-plan : professionnel, chaleureux ou décalé : celui-ci doit être à votre image dans une ambiance qui vous ressemble. « L’arrière-plan représente le bureau, l’espace d’accueil que le coach propose à son client, et son choix, tout comme la décoration d’un cabinet, n’est jamais anodin » précise Nathalie Rousseau, Senior Executive Coach, Nexmove.
2/ Veiller à une transmission de qualité
Pour que la séance se déroule en toute sérénité, il faut être très attentif à la qualité du son et de l’image. « Une visioconférence en mode dégradé affecte profondément l’expérience client. Tout doit être fait pour que l’échange soit aussi fluide qu’en face-à-face. Si besoin, l’utilisation d’oreillettes peut se révéler une bonne solution » indique Anne-Laure Pams, Directrice Practice Leadership Development, Executive Coach, Grant Alexander.
3/ Se mettre en scène
Se positionner face à une lumière permet d’éviter le contre-jour et face à son écran permet de prévenir tout effet de contre plongée ou de ne pas être contraint de baisser les yeux. « Utilisez toujours l’écran auquel est fixée votre caméra, sinon vous risquez d’avoir un regard absent et votre interlocuteur pourra avoir la sensation que vous ne l’écoutez pas, puisque vous regardez ailleurs, ce qui est déstabilisant. Positionnez votre interlocuteur en grand écran, ce qui vous empêchera de vous regarder vous-même et vous garantira une vraie qualité de concentration et d’écoute », ajoute Valérie Rocoplan, Dirigeante et fondatrice Talentis, Executive Coach.
4/ Anticiper l’heure du rendez-vous
Pour s’assurer de ne pas être dérangé, il faut se recentrer puis se connecter 5 minutes à l’avance pour être là le premier. En fin d’entretien, attendre que le coaché ait raccroché pour quitter la salle virtuelle est une bonne conclusion.
5/ Établir des relations de qualité dès les premières minutes
L’inclusion est à soigner, ainsi que les temps de connexion pour construire une relation authentique et de confiance dès les premières minutes. Le coaching à distance est souvent sur des durées plus courtes, pour des raisons de concentration, cependant les moments de contact et d’alliance du démarrage sont clés.
6/ Se mettre d’accord sur les manières de faire de ces moments une expérience optimale
Ne pas hésiter à fixer dès le départ des règles avec le coaché afin d’éviter les dérangements : ponctualité, durée de la session, désactivation du téléphone portable et des mails, etc.
7/ Vérifier les paramètres de contact avec votre interlocuteur
Les premières minutes de l’entretien permettent d’être sûr que le coaché et le coach sont dans les meilleures conditions. « N’hésitez pas à vérifier avec votre interlocuteur s’il vous entend et vous voit bien, voire à lui demander de changer de position s’il est en contre-jour ou que vous ne voyez que la moitié de son visage », poursuit Valérie Rocoplan.
Une fois la qualité du son et de l’image validées, prévoir un temps pour des « rituels » afin de relier la personne à l’espace de coaching et de l’installer véritablement dans la séance. « Souvenez-vous que votre interlocuteur vient souvent de raccrocher d’une précédente réunion et n’a pas bénéficié de l’effet transition que constitue habituellement le déplacement vers les locaux du coach. Il a donc besoin d’une sorte de sas de décompression pour se mettre dans l’ambiance », conseille Nathalie Rousseau.
9/ Varier les modalités pédagogiques
Proposer des exercices variés avec les outils et applications à disposition (dessins, vidéos, images, partages de textes, etc). Objectif : éviter l’effet "longue réunion à distance" et maintenir l’attention.
10/ Rester centré et concentré
Être attentif aux signaux non verbaux de fatigue ou de non concentration. « Veillez à rester centré sur les objectifs du coaching et ceux de la séance, pour manager l'énergie de chacun de façon optimisée » commente Anne-Laure Pams.
11/ Sonder le coaché avant de raccrocher
Un feedback régulier est nécessaire à la fin de chaque session, afin de capitaliser sur ce qui a plu au coaché et d’optimiser les séances suivantes.
Le coaching à distance faisant désormais durablement du paysage, il existe de nombreuses bonnes pratiques à intégrer et sur lesquelles capitaliser. Car, de la même façon que les entreprises ne reviendront pas au monde d’avant, le coaching va s’adapter aux nouveaux formats de travail et les professionnels devront savoir jongler entre les différentes formules, du 100% présentiel aux formats hybrides, en passant par le 100% distanciel.