Par Paul Scholey, vice-président senior et directeur général international de BlueJeans Network*
Lorsque la première conférence technologique mobile mondiale, le Mobile World Congress (MWC), a été annulée en raison du Covid-19, j'ai pris pleinement conscience que la vie professionnelle était sur le point de radicalement changer. Cette annulation a été suivie par de nombreux évènements technologiques physiques de premier plan. D'autres, à l'image du Red Hat Summit et de Microsoft Build, ont été organisés virtuellement.
Avant le confinement, nous recommandions depuis longtemps les évènements virtuels principalement dans le but de promouvoir des produits ou de proposer des événements en direct aux personnes incapables d'y participer en personne, respectivement sous forme de judicieux webinaires ou d'assemblées publiques internes aux entreprises, dont les dirigeants et les équipes de projet communiquent les actualités aux employés. En revanche, lorsqu'il s'agissait d'organiser des évènements auprès des clients, des prospects et des communautés d'utilisateurs, hormis les conférences majeures diffusées en direct, les entreprises étaient plutôt réticentes à l'idée de modifier le format de leur conférence... jusqu'à maintenant.
Les dirigeants d'entreprise ont fait évoluer leur mentalité concernant le télétravail, et nombre d'entre eux participent, voire organisent, des évènements virtuels. J'observe que les personnes sont souvent favorablement surprises par la qualité audiovisuelle, l'ampleur de la participation ainsi que la facilité de partage des contenus pendant et après l'évènement. Plus largement, lorsqu'ils sont convenablement organisés, les évènements virtuels allègent le fardeau lié aux conférences physiques : oubliez par exemple les transports et les longues allées et venues dans les centres de conférence.
Cependant, les évènements virtuels, en particulier ceux organisés pendant un confinement, nécessitent une planification, des compétences et des bonnes pratiques distinctes afin de se dérouler sans encombre, offrir une apparence professionnelle et garantir la sécurité et la confidentialité des présentateurs et des délégués.
Voici mes dix principaux conseils :
1 : Planifiez les évènements virtuels avec la même rigueur que les conférences physiques
Vous devez vous efforcer d'attirer les délégués et les parrains en choisissant un thème et un programme attrayant et actuel, bien communiquer avec les intervenants, et préparer les conférenciers en amont. Les événements virtuels se prêtent très bien au renforcement des communautés et au partage de contenu. Pensez donc à assurer un suivi ultérieur en fournissant des liens vers les présentations, les enregistrements et les profils LinkedIn des conférenciers.
2 : Tirez parti des réseaux sociaux
Les évènements virtuels se prêtent très bien à l'amplification des réseaux sociaux. Pour les évènements publics, veillez à créer et partager un hashtag unique pour l'évènement afin de créer le buzz avant, pendant et après celui-ci. Pensez également à partager le compte Twitter et le profil LinkedIn de tous les conférenciers dans vos communications, sur le site Web de l'évènement ainsi que sur les diapositives de présentation afin que les délégués puissent communiquer plus facilement et viraliser le contenu et les citations.
3 : Configurez le mot de passe du présentateur et de tous les participants
Ne publiez jamais les mots de passe dans le domaine public ni sur les réseaux sociaux ! Cette mesure de protection importante permet de garantir que seuls les délégués inscrits participent à l'évènement. Pour la sécurité de tous les participants, utilisez uniquement un système offrant cette possibilité.
4 : Fournissez un briefing détaillé à tous les conférenciers intervenant depuis chez eux
Il devra comprendre des conseils leur permettant d'obtenir le meilleur d'eux-mêmes en termes d'image et de son, ce qu'il faut montrer (et ne pas montrer !) en arrière-plan, un rappel visant à éviter que leurs proches ne les interrompent et à minimiser le bruit de fond (portables en silencieux) ainsi que la manière de tester l'équipement et les paramètres audiovisuels (l'ordinateur portable ou de bureau des conférenciers devront idéalement être connecté via un câble Ethernet et non en Wi-Fi). Il s'avère également très important de prêter attention à l'éclairage. Par exemple, la présence d'une fenêtre ensoleillée derrière un conférencier peut générer une ombre.
5 : Assignez plusieurs modérateurs
Les conférenciers ne doivent jamais être invités à jouer également le rôle de modérateur. Les diapositives occuperont leur écran et masqueront les contrôles de modération. Les évènements réunissant plus de cent personnes doivent posséder deux modérateurs pour suivre le rythme. Les modérateurs seront chargés de contrôler les personnes rejoignant l'évènement, d'activer ou désactiver le son des conférenciers, de choisir la meilleure disposition vidéo au moment adéquat, de présenter les participants et de répondre aux questions.
6 : Organisez une répétition générale avant l'évènement
Vous veillerez ainsi à ce qu'il se déroule sans encombre. Les conférenciers apprécieront la possibilité de rectifier les éventuelles maladresses et autres problèmes de leur présentation, tandis que les modérateurs se familiariseront avec tous les contrôles proposés par le système de vidéoconférence, et le service informatique pourra tester le réseau et les périphériques utilisés.
7 : Activez la fonction « Son désactivé à l'arrivée »
Cette fonction permet de couper le son des nouveaux présentateurs lors de leur arrivée afin que les modérateurs puissent décider du moment de leur activation. La plupart des personnes ayant participé à des vidéoconférences organisées par des débutants peuvent témoigner du chaos obtenu lorsque cette option est désactivée : différents participants se succèdent rapidement en tant que présentateur, souvent en raison du bruit de fond de leur domicile. Lorsque le son des délégués est désactivé, le présentateur reste sur la fenêtre principale. Les délégués peuvent « lever la main » ou envoyer un message texte au modérateur, qui leur transfère alors temporairement les contrôles de présentateur, ou lit et répond à leurs questions.
8 : Stimulez la participation
Lorsque vous organisez un événement, rien n'est plus pénible que des délégués qui ne participent pas. Ce problème peut être partiellement résolu en rappelant aux délégués les conférenciers et les thèmes abordés en avant afin qu'ils puissent transmettre leurs questions. Certaines personnes sont parfois timides à l'idée de poser une question à la caméra. Veillez donc à ce que l'organisateur explique en amont comment les délégués peuvent poser leurs questions dans la fenêtre de conversation. Vous pouvez également inviter les personnes à poser des questions sur Twitter avec le hashtag de l'évènement.
9 : Peaufinez les détails
Ne laissez pas une minutie insuffisante gâcher un site d'évènement parfaitement conçu ou un programme intéressant et créatif. Créez une liste de contrôle de tous les points à traiter en prévision de l'évènement, notamment l'envoi d'au moins deux rappels comprenant les instructions de participation à vos délégués : un en amont de l'évènement et un le jour de celui-ci. Ces rappels devront également indiquer aux délégués si l'événement sera enregistré. Si vous enregistrez, pensez à cliquer sur le bouton d'enregistrement au début de la conférence ! Certains systèmes vous permettent d'enregistrer automatiquement par défaut dans les paramètres de l'événement. Les organisateurs et les modérateurs doivent rejoindre l'évènement 30 minutes avant l'heure de début afin de récapituler le plan d'organisation, tester et résoudre les problèmes techniques, et répondre aux questions de dernière minute. Dressez une liste de contrôle de tous les détails logistiques et techniques afin d'éviter de manquer des étapes importantes.
10 : Faites un effort supplémentaire pour remercier les parrains
Ce point s'applique particulièrement si vos parrains ont poursuivi leur engagement lors d'une transition d'un événement physique à virtuel. Affichez visiblement leur logo et veillez à ce que le présentateur les remercie pendant et à la fin de l'évènement.
La saison des conférences et sur le point de commencer. Même si seul l'avenir dira si les entreprises technologiques décideront de revenir aux événements physiques spectaculaires une fois retrouvé un certain semblant de vie normale, il convient d'ici là d'affiner ses connaissances en événements virtuels.
Ne vous méprenez pas : j'ai hâte de pouvoir faire des rencontres, serrer des mains, socialiser et signer des contrats en personne. Les événements physiques en direct occuperont toujours une place de choix.
Toutefois, après avoir participé à d'excellents évènements virtuels durant le confinement et avoir observé nos clients organiser les leurs, nous ne reviendrons probablement pas au statu quo. C'est pourquoi si vous envisagez d'organiser une conférence, quelle que soit son ampleur, ces conseils lui permettront de se distinguer pour toutes les bonnes raisons.
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*BlueJeans Network est la plateforme de réunion pour les espaces de travail modernes. Nous proposons des conférences audios, Web et vidéo sur nos outils quotidiens. Pour d'autres conseils, voici des conseils de sécurité supplémentaires en matière de vidéoconférences de l'équipe BlueJeans Network.