Par Stéphane Gillet, Directeur Général France de SAP Concur
Tout n'est pas perdu pour 2021. Au contraire, c'est le bon moment pour les entreprises de redémarrer et de réinventer leurs méthodes de travail. Le moment est venu de mettre en place des processus qui permettent aux entreprises d'être mieux équipées pour faire face à la suite des événements, notamment en matière de gestion des dépenses. Nous avons identifié quatre domaines clés sur lesquels les entreprises devraient se pencher pour redémarrer de manière intelligente.
Améliorer la conformité et le contrôle des coûts
L'année 2020 a montré à quelle vitesse les circonstances peuvent changer. Pour les responsables financiers, cela s'est traduit par une série de nouveaux défis, allant de la possibilité pour les employés de soumettre leurs notes de frais à distance, en passant par l'adaptation aux nouvelles règles de TVA jusqu'à la surveillance étroite des finances de leur entreprise. À une époque où la stabilité financière est essentielle pour les entreprises de toutes tailles, l'équipe financière doit pouvoir voir et évaluer facilement tous les coûts afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux politiques de l'entreprise et du gouvernement en vigueur.
Alors que les entreprises maintiennent des modèles hybrides de travail à distance et prévoient d'autres perturbations potentielles en 2021 et au-delà, le rôle de l'automatisation et de l'IA sur le lieu de travail continuera de croître. L'intelligence artificielle permettra de rassembler les coûts et les informations en temps réel pour aider les dirigeants financiers à prendre des décisions précises plus rapidement et à répondre avec plus de souplesse à l'évolution des besoins de l'entreprise. En s'appuyant sur l'IA pour traiter les tâches de base, les responsables financiers pourront se concentrer sur leur rôle de conseiller stratégique au sein de leur entreprise.
Les dépenses non autorisées et hors politique peuvent à tout moment engendrer des coûts massifs et des problèmes de conformité. Les entreprises doivent donc mettre en œuvre des solutions pour mieux comprendre et prendre des décisions stratégiques en temps réel.
Sécurité et durabilité : les maîtres mots
Nul ne peut prédire les scénarios que 2021 réserve à la gestion des déplacements professionnels. Cependant, les entreprises doivent aujourd'hui rassurer leurs salariés sur le fait que leur sécurité est une priorité pour les affaires.
Grâce à des technologies de pointe et à des outils conviviaux, les entreprises peuvent aider leurs collaborateurs dans leurs tâches quotidiennes. Il s'agit notamment de solutions qui permettent d'obtenir des autorisations préalables au voyage en vue de protéger les employés ou de doter les voyageurs d'affaires d'une application d'organisation des voyages qui fournit des informations de sécurité pertinentes en plus d'informations plus élémentaires comme l'itinéraire de voyage.
Les voyages d'affaires sont d'ailleurs trop souvent associés à une forte empreinte carbone et à l'utilisation de plastiques à usage unique qui finissent dans des décharges. Ces derniers mois ont mis ces problèmes sous les projecteurs et ont forcé l'industrie à repenser sa relation avec le développement durable.
Être plus vert n'est pas seulement un objectif à long terme auquel le secteur devrait aspirer. C'est un véritable moteur de revenus aujourd'hui et le négliger risque même à terme d'écarter les entreprises de ce marché et de leurs clients. Pour satisfaire la demande de leurs employés, les entreprises doivent mettre en place des outils qui leur permettent d'accéder à des informations en temps réel sur les références de leurs partenaires de transport et d'hébergement en matière d'éco-responsabilité.
Associés à des informations solides sur les coûts et à des options de reporting et d'analyse pour les responsables des voyages ou les services financiers, ces outils permettent également de susciter des changements positifs au sein de leur organisation afin de faire du développement durable une priorité de l'entreprise.
L'esprit d'équipe
Dans de telles circonstances, le succès d'une entreprise dépend de l'engagement de ses employés. Compte tenu des nombreux défis auxquels les employés doivent faire face en raison de la pandémie actuelle, faciliter les tâches quotidiennes peut être un excellent moyen de soutenir et de soulager les collaborateurs.
L'année 2021 est un carrefour pour les entreprises de toutes tailles : celles qui sont prêtes à accepter le changement et à s'adapter fixeront la norme en matière de meilleures pratiques commerciales, aujourd'hui et à l'avenir. Ce dont elles ont besoin maintenant, ce sont les bons outils et services pour leur permettre de prendre des décisions stratégiques et de redémarrer intelligemment - à commencer par une meilleure maîtrise de leurs finances.