Par Pierre-Emmanuel Tetaz, vice-président EMEA et directeur général de SAP Concur.
Le début d'une nouvelle année est le moment de mettre en place de nouveaux processus et de nouvelles méthodes de travail. Pour les professionnels de la finance, c'est aussi le moment de faire le premier audit de l'année, en commençant par la santé actuelle de l'entreprise et la façon dont elle correspond à ses prévisions de recettes.
Cette étape est encore plus importante que d'habitude, car le monde des affaires se prépare à l'ère post-Covid-19. Cependant, un domaine reste un défi pour les équipes financières des entreprises, grandes comme petites : la récupération de la TVA.
L'énigme de la conformité
2020 a été une année difficile pour les entreprises, beaucoup d'entre elles ayant dû réévaluer leurs prévisions de recettes en raison de circonstances imprévues. Cela a entraîné une baisse du chiffre d'affaires des activités traditionnelles. Pour aider les plus vulnérables à se maintenir à flot, les gouvernements de toute l'Europe ont lancé des initiatives d'allègement fiscal destinées à inciter les acheteurs à acheter d'emblée des produits et des services à un prix moins élevé. Si ces mesures ont effectivement permis de maintenir les économies à court terme, elles ont entraîné une modification des taux de TVA associés aux dépenses de produits et de services tout au long de l'année, ce qui a conduit même l'équipe financière la plus sophistiquée à passer des heures supplémentaires à passer au crible les notes de frais pour s'assurer qu'elles comportaient le bon taux de TVA.
La récupération de la TVA est un sujet complexe dans le meilleur des cas : elle repose souvent sur des processus manuels, des employés déclarant les dépenses aux équipes financières ajustant les taux pour assurer la conformité. Ces processus peuvent facilement conduire à des erreurs humaines, entraînant au mieux le rejet des demandes de remboursement, et des contrôles réglementaires accrus voire des amendes dans le pire des cas. Par conséquent, la plupart des entreprises préfèrent externaliser l'exercice ou y renoncer complètement pour éviter de perdre un temps précieux. Rien n'est plus faux : des études ont montré que plus de 42% des dépenses des employés ne remplissent pas les conditions requises pour la récupération de la TVA ou de la TPS en raison d'informations incorrectes ou de données manquantes, et que 54% de la TVA éligible n'est pas réclamée.
À l'heure où les entreprises de toute l'Europe s'efforcent de rester rentables, la récupération de la TVA peut leur sauver la vie. La priorité doit donc être d'utiliser des outils qui rationalisent les processus et garantissent la conformité, même lorsque l'équipe financière est confrontée à des changements de taux.
Le cas de l'AI
Lorsqu'elles s'appuient sur des processus manuels, les entreprises doivent ajouter un niveau de complexité supplémentaire : encoder des dépenses et des factures disparates pour les faire traiter par les autorités compétentes. Dans ce scénario, le risque d'erreur humaine augmente avec chaque nouvelle facture ou demande de remboursement qui doit être réencodée pour répondre aux exigences réglementaires.
En utilisant des systèmes numériques de gestion des dépenses, les entreprises réduisent leur dépendance aux processus manuels. Des plates-formes sophistiquées basées sur l'IA permettent aux entreprises de combiner la saisie et l'enrichissement efficace de données, provenant de sources multiples en un flux de travail numérique unifié. Il en résulte un processus beaucoup plus simple pour l'employé, qui n'a plus qu'à soumettre sa note de frais. La plateforme rassemble ensuite toutes les informations pertinentes, y compris la TVA associée aux produits présentés dans la demande de remboursement, et fournit à l'équipe financière une image complète dans un tableau de bord simple et centralisé. Ces plateformes réduisent le risque de non-conformité, et fournissent une gouvernance et une visibilité supplémentaires sur la valeur totale de la taxe récupérable pour l'entreprise.
Préparer le terrain pour la récupération de la TVA post Brexit
L'évolution rapide de la réglementation en 2020 a donné aux entreprises européennes un aperçu de ce qu'elles peuvent attendre de l'après-Brexit. Actuellement, les entreprises britanniques et européennes doivent soumettre leurs demandes numériques via un portail électronique qui centralise toutes les demandes. Bien que le système ne soit pas simple, les entreprises qui opèrent dans les deux blocs seront confrontées à une complexité accrue après avril 2021 et doivent se préparer en conséquence.
À partir du 1er avril 2021, les entreprises britanniques qui réclament la TVA dans les pays de l'UE n'auront plus accès au portail électronique de l'UE. Elles devront se familiariser avec les procédures standard de chacun des pays auprès desquels elles souhaitent récupérer la TVA, qui varient d'un pays à l'autre.
Pour les équipes financières de l'UE et du Royaume-Uni, il est maintenant plus important que jamais de simplifier les procédures et de minimiser les risques de non-conformité à chaque étape. La numérisation de la gestion des dépenses est la première étape vers un système de récupération de la TVA plus simple et plus efficace. Elle permet également de rendre les employés plus heureux et plus productifs, sachant que les dépenses soumises via leur système standard sont conformes aux règles de TVA en vigueur dans tous les pays du plus grand bloc économique du monde.