Par Joël Spitalier, Directeur des Opérations chez API
La facture électronique est plus que jamais un sujet central qui occupe les Directions achats en ce début d’année. En effet, l’impact de la crise sanitaire a eu un rôle fort dans la prise de conscience des entreprises sur la nécessité de repenser leur mode de fonctionnement actuel, notamment en matière de facturation. En ce sens, la facturation électronique s’annonce comme le mode d’échange de factures entre entreprises prochainement incontournable. Pour autant, cette gestion électronique des factures est encore souvent aujourd’hui poly forme et n’intègre pas nécessairement tous les standards obligatoires au sens fiscal (conformité aux directives de la DGFiP) ou les garanties nécessaires à la conservation et l’archivage de ce document relevant du patrimoine de l’entreprise.
Quand le secteur public est source d’inspiration
Depuis plusieurs années désormais, pour facturer un organisme public, les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent nécessairement adresser leurs factures via la plateforme Chorus Pro. Ce premier pas étant franchi, le législateur souhaite, à terme, aller encore plus loin en obligeant les entreprises privées à utiliser un système similaire dont les modalités et contours sont encore en pourparlers afin de transmettre leurs factures à d’autres entreprises privées. En 2020 l'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) et la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) ont expérimenté la facturation électronique entre entreprises privées.
L’objectif affiché est la généralisation de ces pratiques dans le secteur privé à l’image du cadre de référence que représente désormais Chorus Pro. Les perspectives placent jusque-là une fenêtre de déploiement entre 2023 au plus tôt, et 2025 au plus tard ; fenêtre dont certaines modalités opérationnelles et normatives restent encore à définir malgré la mobilisation de nombre d’acteurs, fédérations, et groupements travaillant activement sur le sujet.
Inéluctablement, les entreprises doivent préparer et revoir leur mode de facturation pour se conformer à la législation et aux futurs standards et mener leurs opérations dans les règles de l’art. Ce nouveau point est un élément clé à prendre en compte pour toutes les sociétés, et plus particulièrement celles qui ne se sont pas encore lancées dans la facturation électronique. On comprend bien qu’utiliser des plateformes et outils prenant en compte les exigences réglementaires actuelles, se tenant en veille, ou en co-construction autour des décisions à venir est une nécessité. Les acteurs sont nombreux, la consultation et le choix sont proportionnellement cruciaux.
Prendre de l’avance dans son projet en y intégrant les bonnes bases
Bien sûr, la mise en œuvre sera progressive, notamment pour les très petites entreprises qui disposent de ressources limitées et seront probablement les dernières émettrices concernées. Pour autant, toutes les sociétés ainsi informées doivent se préparer à mettre en place ces dispositifs pour ne pas se retrouver au pied du mur à la dernière minute. Attention donc à s’appuyer une organisation et un processus de gestion industriel qui permettront de ne pas se tromper et de mener à bien les opérations de facturation électronique. C’est à cette unique condition que les sociétés pourront encore mieux gérer leur édition et envoi de factures. S’ajoute à cela l’intérêt, parfois oublié, d’en assurer un archivage électronique ayant une force probatoire reconnue (par une certification par exemple) afin d’accroître le degré de sécurité de ces documents archivés pour 10 ans. Selon le coût que cela représente, c’est un atout à ne pas négliger en plus du gain de productivité déjà obtenu dans la réalisation des opérations.
En conclusion, l’utilisation d’un dispositif dont l’esprit s’annonce similaire au passage par le portail Chorus Pro d’aujourd’hui va se positionner comme une obligation à moyen terme pour la facturation électronique entre professionnels. La facture papier va naturellement céder sa place au tout électronique et sous des échéances finalement assez courtes… Autant de décisions et d’éléments désormais avérés justifiant d’embrasser ce sujet avec sérieux et sérénité, d’autant plus que la facture reste le déclencheur du cash-flow payant les charges.