Schlierbach est une commune de 1 200 habitants située en Alsace, non loin de Mulhouse, fière d'avoir été distinguée comme « commune nature » pour son renoncement à l'utilisation de pesticides pour l'entretien de ses espaces verts, et fière, aussi, d'avoir réussi à dématérialiser les montagnes de documents qui envahissaient les services administratifs communaux en adoptant la GED (Gestion électronique de documents) de Novaxel.
« Nous avons cherché pendant un an la solution de GED qui serait la plus adéquate pour une commune comme la nôtre, » explique M. Mathieu Litzler, secrétaire général de la commune. « Et cela pas seulement pour l'aspect budgétaire, car nous souhaitions aussi quelque chose de simple et répondant aux besoins spécifiques d'une collectivité territoriale. Il faut savoir que dans une mairie nous brassons beaucoup plus de papier que dans une entreprise de dimension équivalente. Nos besoins sont spécifiques sur le plan du partage des informations : dans une commune de notre dimension, nous avons un premier magistrat qui n'est pas présent à son bureau de maire toute la journée puisqu'il a une activité professionnelle à temps plein, et si nous parvenons à nous libérer de la contrainte du papier en lui permettant d'accéder à nos documents d'où qu'il se trouve et à toute heure, alors tout devient simple. »
Dans une commune, le partage des dossiers est particulièrement apprécié sur les sujets qui sont à la fois du domaine des marchés publics et se concrétisent par une réalisation technique sur le terrain, une construction par exemple. Alors pouvoir consulter sur un chantier des documents partagés devient un confort de travail appréciable. A cette partie technique s'ajoute la partie administrative ; les documents étant partagés, le service comptable a accès aux documents et peut vérifier en un seul clic les pièces administratives du dossier et l'exactitude des chiffres pour valider la facture et ordonnancer le paiement.
Choix de la solution et déploiement
Au cours de la phase d'identification et d'évaluation des solutions possibles, les responsables de la commune de Schlierbach ont hésité un moment entre une GED externalisée et une GED gérée sur un serveur interne. Finalement, pour éviter des ralentissements dans les transferts de gros fichiers dans une région ne disposant pas encore du très haut débit, le choix s'est porté sur une GED interne. Dans cette phase de choix cruciale, un prestataire attitré de la commune, la société Espace Copie, a joué un rôle déterminant en orientant son client vers la solution Novaxel, qu'elle estimait être la plus appropriée. « Novaxel avait déjà équipé plusieurs communes, c'était rassurant pour nous, et je dois dire que j'ai bien apprécié l'intérêt qu'ils ont montré pour nous faire avancer tout en progressant eux-mêmes dans la recherche d'une adéquation toujours plus affinée de leur outil GED, » fait remarquer le secrétaire général de la commune de Schlierbach.
« Je peux dire que la mise en place s'est parfaitement déroulée, » se souvient Mathieu Litzler. « Il faut dire qu'ici tout le personnel croulait sous le papier et espérait un soulagement... mais attention, un gros travail de préparation a été accompli au préalable dans la définition de l'arborescence des classements pour les futurs documents dématérialisés. Notre prestataire Espace Copie a été à nos côtés, et nous avons profité de la période plus calme de juillet-août pour recevoir la formation à distance dispensée par Novaxel. »
Bénéfices
Désormais, depuis juillet 2012, 100% du courrier entrant est scanné, et comme tout le courrier sortant est numérique, la dématérialisation est totale. D'autres types de documents, comme les permis de construire, sont traités en GED. Cela se traduit par une grande rapidité dans les recherches et un confort de travail accru. Mais c'est réellement dans le partage des dossiers que les bénéfices sont selon M. Litzler les plus spectaculaires. « Par exemple, pour les réunions du conseil municipal rassemblant 15 élus, je fais désormais appel à un vidéo projecteur, et désormais tout le monde concentre son attention sur l'information affichée à l'écran. D'une manière générale, nous éliminons grâce à la GED novaxel toutes les éditions de papiers qui n'étaient utiles que le temps d'une réunion. »
« Pour les factures d'achats, Novaxel a installé pour nous des scripts facilitant leur introduction en comptabilité et leur transfert à la Direction Générale des Services, avec des annotations en post-it électronique si nécessaire. Nous avons aussi l'intention de perfectionner les échanges dématérialisés avec nos partenaires extérieurs privilégiés que sont le Trésor Public, la Recette des Finances et la Préfecture, » conclut le secrétaire général de la commune de Schlierbach.