Par Angélique Ribaz, Content Manager chez Yooz, société créatrice de technologies qui automatisent et sécurisent les processus des organisations via une extrême simplicité et agilité.
Avec la persistance des contraintes sanitaires et les nouvelles obligations en matière de facturation électronique, les directeurs financiers qui n'auraient pas encore franchi le pas de la dématérialisation sont de plus en plus nombreux à l'envisager au cours des prochains mois. Mais en raison de son caractère quelque peu forcé, beaucoup vivent cette évolution comme une contrainte et perdent parfois de vue ses bénéfices pourtant considérables.
La dématérialisation, bien plus que la numérisation
Une erreur fréquente est de réduire la dématérialisation à la numérisation, de n'y voir que l'opération consistant à scanner les factures entrantes pour pouvoir ensuite les transmettre et les classer plus aisément. Or, c'est beaucoup plus que cela. Grâce à l'intelligence artificielle, au deep learning et à des algorithmes de reconnaissance de caractère de plus en plus puissants et fiables, les éléments figurant sur la facture sont immédiatement extraits du document, identifiés et mis à la disposition du système d'information. Avec la dématérialisation, le service financier bénéficie donc, dès la réception de la facture, d'une information fiable et exploitable, le plus souvent présentée dans des formats compatibles avec ses différents outils de comptabilité, de gestion de trésorerie, de reporting, etc., ainsi qu'avec la plupart des ERP du marché.
Des gains de productivité considérables
Pour le directeur financier, la conséquence première, ce sont des gains de productivité immédiats et importants. En éliminant la ressaisie des factures, la dématérialisation libère non seulement les collaborateurs d'une tâche chronophage et rébarbative, mais aussi du traitement des nombreux retards et litiges imputables aux inévitables erreurs manuelles. Les coûts inhérents au stockage, à la recherche et à la perte des documents papiers, ainsi que leur impact environnemental, sont aussi drastiquement réduits. Enfin, la fluidification et l'automatisation des processus de validation et de contrôle sur l'ensemble de la chaîne « procure to pay » (P2P), de la demande d'achat au paiement, démultiplie encore ces bénéfices. Au total, la durée du cycle de traitement des documents peut être divisée par 5 et les coûts de gestion réduits de 80%.
En dématérialisant et en industrialisant son processus P2P, le DAF est ainsi en mesure de dégager de moyens humains et financiers significatifs, que ce soit pour absorber la croissance de l'activité à ressources constantes, mobiliser ses équipes sur des projets de transformation ou les affecter à des tâches à plus forte valeur ajoutée, d'analyse, de conseil ou de prospective. Pour les collaborateurs, la dématérialisation et l'automatisation ne sont donc pas des ennemies mais, au contraire, des alliées qui peuvent rendre leur travail plus intéressant et épanouissant (ce qui, dans un contexte de raréfaction des compétences, est loin d'être anecdotique).
Une grande richesse fonctionnelle
Grâce à leur grande richesse fonctionnelle et à une innovation constante fondée sur l'expérience cumulée de milliers d'entreprises utilisatrices, ces gains ne font que s'accroître car les solutions de dématérialisation les plus avancées minimisent toujours davantage le nombre de situations nécessitant malgré tout une intervention manuelle. Elles sont par exemple capables de traiter les multiples taux de TVA ou les opérations internationales en différentes devises. Idéalement, elles gèrent aussi les factures électroniques reçues via d'autres canaux (EDI, mail…), ce qui permet d'en consolider et d'en unifier le traitement.
Technologiquement, les solutions les plus modernes, basées sur les technologies standard du cloud, s'intègrent de façon naturelle aux outils de l'entreprise (GED, CRM, workflow…) ainsi qu'aux référentiels comptables (fournisseurs, plan de comptes, commandes, plan analytique…), des utilisateurs (Active Directory) et des achats (catalogues, commandes, budgets…). Ces interconnexions offrent autant de voies supplémentaires pour repenser, automatiser et accélérer les processus métier.
Des outils faciles à prendre en main
En dépit de l'étendue de ces possibilités, les solutions de dématérialisation actuelles s'attachent à maintenir une grande simplicité d'utilisation, ce qui les rend particulièrement attrayantes pour les utilisateurs finaux et contribue largement à balayer leurs réticences au changement. Intuitifs, conviviaux, faciles à prendre en main et disponibles en mobilité, ils ne nécessitent pratiquement aucune formation. Les collaborateurs sont immédiatement opérationnels et le retour sur investissement commence dès le premier jour.
Sécurité et conformité
Enfin, la dématérialisation est un gage indéniable de sécurité et de conformité. La facturation électronique s'accompagne d'un certain nombre d'obligations légales auxquelles il est essentiel que les outils puissent répondre. C'est notamment le cas de la piste d'audit fiable (PAF), grâce à laquelle l'entreprise peut démontrer à l'administration fiscale la réalité économique de l'opération facturée, et de l'archivage légal à valeur probante, qui permet de préserver l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des factures durant les 6 années minimum de leur conservation. Autre dimension clé de la sécurité : la lutte contre la fraude. Alors que la crise et l'explosion des transactions à distance créent un environnement propice aux escroqueries en tous genres, des algorithmes d'analyse des factures dématérialisées permettent de repérer les mouvements anormaux, les données incohérentes, les doublons suspects, les documents contrefaits et tous les signes de fraudes éventuelles, de manière à pouvoir y faire face de façon précoce et efficace.
Une opportunité pour faire évoluer le rôle de la fonction finance
Grâce à la dématérialisation, le DAF a donc la possibilité de remettre entièrement à plat le fonctionnement de son organisation puisqu'il dispose à la fois d'une information de meilleure qualité et de davantage de temps pour la traiter. Au carrefour de tous les flux financiers de l'entreprise, il en possède désormais une vue globale et en temps réel, et il peut produire des indicateurs de performance (KPI) qui reflètent exactement la situation de l'entreprise à l'instant t. D'une fonction essentiellement administrative d'enregistrement, de contrôle et de synthèse a posteriori des opérations, le DAF peut faire évoluer son organisation vers un rôle davantage tourné vers le pilotage et l'accompagnement des métiers au service de la stratégie. Certes, le fossé est large, mais il peut être franchi d'un seul pas en chaussant les bottes de sept lieues de la dématérialisation.