Environnement dynamique deuxième génération, dématérialisation, télétravail, espaces modulables, bureaux plus conviviaux… les 1 100 collaborateurs parisiens de l’assureur Swiss Life en France expérimentent, sur le nouveau site du siège social à Levallois-Perret, un environnement de travail original dans le monde de l’assurance. Révolution ou synthèse pragmatique des nouveaux modes de travail du 21ème siècle ?
Dans le cadre du regroupement de ses équipes parisiennes, réalisé au cours de l’été 2012, Swiss Life France a engé un vaste projet d’entreprise afin de moderniser et de transformer l'environnement, les moyens, les outils et les conditions de travail de ses collaborateurs.
Un double enjeu avec un projet d’aménagement (ergonomie, nouvelles technologies...), un projet humain d’accompagnement au changement,qui s’articule autour de 4 axes clés :
- Plus d’ouverture et de collectif
- Plus de sérénité et d’équité
- Modernisation
- Plus d’efficacité et réalisation d’économies in-fine.
Initiée en 2010, la démarche a été conduite en mode projet et de façon participative : des groupes de travail représentant chaque service, élaborent et testent les choix opérés.
L’essence du projet tient à la volonté de réunir deux impératifs forts pour le groupe : acter et organiser le travail en mode projet et préserver l’esprit d’équipe. Les espaces sont donc repensés pour améliorer la transversalité et les échanges, et le travail en environnement dynamique est proposé. Tout en évitant le sentiment d’isolement ou de perte de repère provoqués par un « desk-sharing » trop poussé. Le télétravailest également proposé et fait l’objet d’un équipement technologique et d’un accompagnement spécifiques, en termes de formation des équipes et des managers concernés.
Des technologies de pointe : cette nouvelle organisation se traduit plus largement par une modernisation des outils et des équipements pour tous :
- la dématérialisation avec des mesures pour réduire le stockage de papier : 99% des fax ont été dématérialisés et les 350 imprimantes ont été remplacées par 100 copieurs multifonction,
- équipement de PC portables 12 pouces pour tous les collaborateurs connectables sur des stations d’accueil et utilisables sur l’ensemble du siège en WiFi. La téléphonie sur IP est également généralisée.
- Un outil de pilotage, recensant 96 indicateurs de mesure et construit selon la méthode du management-cockpit, offre à la direction de l’entreprise une interface pointue de suivi de l’activité. Il est diffusé sur un mur d’image dans un espace de réunion dédié,
- Une web TV proposant informations internes et pratiques sera mise en place courant 2013
- Le e-learning complète le dispositif d’accompagnement au changement mis en place pour les collaborateurs avec des solutions de formation aux nouveaux outils et équipements.
Un projet fédérateur. Un collaborateur sur 10 a été impliqué dans la mise en place de cette organisation. Un premier bilan détaillé en sera fait à l’automne. Pour l’assureur cela représente déjà concrètement :
- 30% de collaborateurs qui travaillent en environnement dynamique,
- Une vingtaine de personnes qui testent le télétravail avant que le dispositif soit proposé à l’ensemble des collaborateurs en environnement dynamique d’ici la fin du 1er semestre 2013,
- La curiosité des acteurs de son secteur pour cette organisation totalement atypique dans l’univers de l’assurance...
L’assureur souhaite, à terme étendre le travail en environnement dynamique à tous les collaborateurs. « Dans un contexte de modernisation de l’entreprise, notre ambition sur l’environnement de travail s’est portée à encourager le collectif, à favoriser la transversalité et la convivialité entre les collaborateurs. Préserver l’esprit d’équipe et le bien-être au travail nous semble être la démarche la plus adaptée pour relever les défis business », commente Geneviève Balabanian, Directeur de programme en charge du projet chez Swiss Life.