Selon l’enquête Lecko/Yougov, 41% des entreprises ont exploité le changement de contexte pour explorer et progresser ; 27% ont conservé les pratiques existantes et 28% ont subi des changements générateurs d’effets négatifs
Le cabinet de conseil en organisation pour la transformation numérique Lecko publie la 13ème édition de son étude annuelle sur l’état de l’art de la transformation interne. En cette période de crise sanitaire, les organisations évoluent vers le travail hybride avec les bénéfices des enseignements du travail à distance imposé ces derniers mois.
Hybridation du travail
L'activité peut s'exécuter à distance mais l'environnement de travail est dégradé pour les collaborateurs. Les organisations doivent revoir leurs méthodes de travail et accélérer la transformation interne. Cette crise a conduit à se questionner sur les fondements historiques du travail - le lieu, le temps, les pratiques de collaboration et de management… Ce qui relevait de l'innovation managériale s'applique désormais à tous.
Dans un monde incertain, « travailler autrement » est devenu un enjeu primordial et le travail hybride s’est rapidement imposé pour assurer la continuité des activités. Les organisations ont dû s’adapter rapidement aux contraintes du travail à distance pour devenir des entreprises plus agiles avec un management plus « humain », un fonctionnement plus flexible, plus d’autonomie laissée aux collaborateurs avec souvent des circuits de décision plus courts.
Une nouvelle discontinuité apparaît entre ceux qui sont bénéficiaires et ceux qui sont pénalisés. 69% des répondants ont observé un changement de pratiques de travail dans leur équipe depuis la crise sanitaire. Parmi eux, 59,5% ont trouvé ce changement positif et 40,5% ce changement négatif. L'adaptation est la clef : un sujet individuel et collectif, dont les bases sont bien antérieures à la crise sanitaire. Certaines entreprises étaient bien mieux préparées que d'autres.
Pour les collaborateurs, travailler à distance nécessite un effort supplémentaire :
- être bien installé pour travailler (28%),
- adapter son temps de travail (25%),
- maintenir une séparation entre les temps de travail et les temps pour soi (25%),
- se tenir informé (25%) ...
Les réunions représentent jusqu’à 50% du temps de travail
La réunion, cœur de la collaboration, focalise les succès et limites du travail à distance. Pour beaucoup de collaborateurs, la réunion représente 1/3 du temps de travail - Plus de la moitié du temps de travail si on comptabilise la préparation et le suivi. L’enquête montre le lien entre les bénéficiaires du travail à distance et ceux qui ont investi dans l'efficacité de leurs réunions.
Ceux qui ont trouvé les changements négatifs, ont vu les réunions moins efficaces, moins ponctuelles, moins utiles. Ils n'ont pas fait d'effort d'animation supplémentaire. A l'inverse, ceux qui ont trouvé les changements positifs, ont vu les réunions plus efficaces, plus ponctuelles, plus utiles et plus courtes. Ils ont fait plus d'efforts d'animation.
La visioconférence est l'outil qui s’est le plus démocratisé et dont les usages ont le plus augmenté. Mais le mail reste l'outil de collaboration dominant.
Parmi les outils principalement utilisés, 40% des répondants à l’étude affirment utiliser les messageries instantanées externes (Whatsapp, Facebook) comme un des 3 principaux outils de collaboration. Cela les place en 3ème position derrière les “mails” (66%) et la visioconférence (47%). Les espaces collaboratifs internes à l’entreprise sont eux à la 4ème place avec un rôle principal pour 32% des répondants.
Les espaces collaboratifs sont toujours plébiscités
L'enquête montre que la part des collaborateurs utilisant des espaces collaboratifs (espaces documentaires, messageries d'équipe, réseau social d’entreprise) est stable. L’engagement sur les réseaux sociaux d’entreprise continue de progresser même après le déploiement des messageries d’équipe :
- Le mail reste l'outil de collaboration dominant. Il y a une véritable concurrence entre le mail et les espaces collaboratifs. Les outils préférés des salariés sont ceux qui génèrent des réponses rapides. Si lorsqu'on poste un message sur l'espace d'équipe et que les temps de réponses sont aléatoires et plus longs, alors on revient dans le mail.
- La Digital Workplace n'a pas bénéficié du travail à distance. Lorsque 80% de la communication et la collaboration des utilisateurs a lieu dans le mail, pourquoi aller ailleurs ? Par ailleurs, engager les collaborateurs terrains pose aussi la question du rapport entre les fonctions supports et ces derniers.
- Les Réseaux sociaux d’entreprise (RSE), bien que moins promus cette année, ont bénéficié du besoin de liens avec ses pairs, ses communautés de pratiques. L’engagement sur les RSE de nos clients a continué à se développer malgré la présence de messageries d’équipe.
Télétravail : des difficultés à délimiter le temps de travail
L’étude Lecko sur les rythmes de travail à distance montré que les plages de travail s’étaient allongées durant le confinement. La délimitation du temps de travail n’est plus bornée par le temps de présence dans les locaux pouvant entraîner une servitude aux sollicitations à des heures ou jours indus. La question de la déconnexion et plus généralement des risques psychosociaux (RPS) inhérents à cette nouvelle forme de travail pour partie à distance et pour partie au sein de l'entreprise reprend de l'importance. La DATA devient également un outil de prévention des RPS pour l'entreprise.
La prise en compte des enjeux environnementaux se traduit par des engagements plus forts des entreprises à réduire leur empreinte environnementale. Cela se décline à tous les niveaux de leur activité et le numérique constitue un domaine dont les émissions Carbone sont en constante augmentation. L'effet rebond induit par les progrès du numérique, créé de l'inefficacité mais aussi une pollution inutile. Nos Analytics sur les environnements de travail permettent aujourd'hui aux équipes de visualiser leur empreinte carbone et les économies réalisées en travaillant dans les espaces partagées plutôt que dans le mail et en supprimant ses documents inutiles.
Le changement est aujourd'hui imposé par le contexte. L'agilité managériale (avec le management visuel) et l'usage des datas des environnements de travail sont les deux leviers sur lesquels les entreprises pourront s'appuyer pour se transformer de manière pragmatique. La motivation à transformer est triple : mieux travailler, plus efficacement et avec le moins d’impact carbone possible.