Par Joël Spitalier, Directeur des Opérations chez API
La facture électronique se positionne chaque jour un peu plus comme une réalité concrète. En effet, après avoir connu des débuts hésitants il y a une quinzaine d’années, la facturation électronique est désormais largement adoptée par les entreprises de toutes tailles (du grand compte aux TPE en passant par les entreprises de taille intermédiaire). Cette forte croissance de l’usage de la facturation électronique s’explique par de nombreuses raisons : maturité des technologies, sécurité accrue, réglementation claire, élément clé du respect des délais de paiement, etc. Tous ces éléments sont autant de points structurels qui ont permis de diffuser à grande échelle l’usage de la facture électronique au sein des directions achats, comptables et financières qui sont les premières à en mesurer les gains et économies.
L’urgence d’agir pour permettre aux entreprises de se développer
En France, le respect des délais de paiement est un sujet complexe qui, pratiquement chaque année, est à l’origine de la remise de rapports parlementaires et de propositions d’évolution de la loi. En effet, le non-respect des délais de paiement entraine des conséquences fâcheuses avec la faillite de nombreuses entreprises (notamment les TPE) qui se trouvent à court de trésorerie et ne peuvent plus continuer leur activité.
Quand on sait que recouvrer une créance peut représenter jusqu’à près de 10% du prix de la facture, on comprend parfaitement la portée des enjeux liés aux respects des délais de paiement. Bien sûr, de nombreuses raisons expliquent le non-respect des délais de paiement. Pour autant, parmi ces dernières, il en est une qui peut aujourd’hui être évitée. Il s’agit ici de celle liée à la réception et au suivi de paiement des factures.
Les pionniers ne s’y sont pas trompés : à la suite des obligations liées à l’envoi vers la plateforme d’Etat Chorus Pro pour les factures à destination du secteur public, le prochain déploiement consiste à « adapter et étendre le schéma » à la facturation inter-entreprises. (cf. Loi de Finances 2020 rendant progressivement la facturation électronique obligatoire à partir de2023).
Après les économies et gains de temps déjà réalisés : tous ceux ayant déjà mis en œuvre de manière effective les premiers pans de leur facturation électronique vont bénéficier d’un deuxième effet positif : passer de manière plus douce vers ces prochaines obligations.
Digitaliser les circuits liés au paiement de factures
Envoyées sous forme papier par courrier, nombre de factures ne sont jamais remises aux clients ou à leurs équipes comptabilité fournisseurs. Il en résulte alors des dérapages de tout ordre qui amènent à des délais de paiement allongés et de nombreuses démarches connexes : relances, grands livres, validation des écritures, etc. Déjà présent en situation normale, ce phénomène s’est amplifié avec la crise sanitaire de la Covid-19 où la majorité des équipes ont dû travailler depuis leur domicile.
La facturation électronique a ainsi apporté un véritable confort d’usage pour les équipes comptables qui ont pu mener à bien leur mission. En effet, qu’elles soient envoyées par mail ou déposées sur des portails spécifiques, les factures sont alors réceptionnées en temps réel et peuvent être traitées au plus vite par les équipes en charge des paiements. De plus, la comptabilité fournisseur peut fluidifier ses processus de gestion et de traitement au travers de circuits de vérification (workflow…). Enfin, un archivage électronique à valeur légale se place comme la composante clé venant renforcer la force probatoire du document pendant toute sa durée de conservation et archivage.
Ce document, produit au format électronique et traité dans le respect des règles fiscales, n’a plus à faire ses preuves : à l’origine d’une entrée d’argent il est éminemment vital pour la survie d’une entreprise. Pour qui s’est penché sur le sujet, la facturation électronique n’est déjà plus une simple modalité de délivrance, elle est devenue un gain opérationnel et stratégique à part entière. Elle participe à l’agilité de la direction financière et se positionne comme un véritable atout pour accélérer les délais de paiement de factures. En cette période complexe où le sujet de la préservation de la trésorerie des entreprises est particulièrement sensible, il est donc fondamental de prendre toutes les dispositions nécessaires et mettre les meilleurs atouts de son côté.