La crise sanitaire actuelle et le confinement imposé au printemps dernier ont durement impacté les entreprises. Et malgré les dispositifs de soutien mis en place par l'État, bon nombre d'entre elles se sont retrouvées dans le pétrin, contraintes de suspendre leur activité ou de la poursuivre dans des conditions inédites. Certaines, les plus agiles et les mieux digitalisées, se sont rapidement adaptées, mais beaucoup d'autres ont dû se réorganiser, accélérer leur transformation digitale et composer avec des équipes en télétravail et avec l'impossibilité d'accéder aux bureaux.
Cette réorganisation s'est faite dans l'urgence, avec une adhésion plus ou moins forte des collaborateurs qui ont été contraints d'adopter de nouvelles méthodes de travail et trouver un nouvel équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Reste que le changement d'organisation imposé par cette crise sanitaire a aussi eu des vertus dont les entreprises vont pouvoir continuer à profiter après la crise. Mais ça, elles ne le savent peut-être pas encore...
Factures et salaires en priorité
Une fois le confinement décrété, les entreprises ont aussitôt déclenché leur Plan de Continuité d'Activité (PCA) avec deux enjeux majeurs : continuer à facturer les clients pour alimenter les caisses et maintenir le business, et assurer le versement à date des salaires (et la remise des bulletins de salaire) afin d'éviter toute forme de découragement des collaborateurs et tout conflit social. Pour cela, bon nombre d'entre elles ont dû digitaliser leurs processus, autrement dit, s'équiper en solutions capables d'assurer une gestion 100% dématérialisée de la facture et de la paie, ou confier ces flux documentaires à des prestataires en services d'externalisation.
Chiffres à l'appui
Ce que confirme l'enquête réalisée par Achimag pour Zeendoc auprès des TPE/PME. Ce sont, en effet, les factures qui sont dématérialisées en priorité par les entreprises. C'est déjà le cas dans 72% des entreprises interrogées pour les factures clients et à 44% pour les factures fournisseurs. Viennent ensuite les bulletins de paie (47% des répondants les ont déjà digitalisés) et différents documents commerciaux comme les bons de commande (41%) et les contrats (41%).
Factures et RH en tête des projets de dématérialisation
Et pour les entreprises qui comptent se lancer dans des projets de dématérialisation, ce sont une fois de plus les flux de factures qui arrivent en tête des priorités : les factures fournisseurs (57%), puis les factures clients (51%). Arrivent ensuite les documents commerciaux, les contrats (57%) et bons de commande (47%). Les documents RH sont aussi dans les priorités d'une majorité de répondants, puisque 54% comptent s'équiper pour dématérialiser les dossiers du personnel et 49% les bulletins de paie.
Vers une nouvelle organisation du travail
Le bilan de cette crise n'est donc pas tout noir pour les entreprises. Le télétravail aura notamment permis d'améliorer l'organisation et le management. Désormais, les équipes se concentrent sur l'essentiel, en éliminant les activités chronophages et les opérations dénuées de sens. Il en résulte un gain de productivité appréciable. Par ailleurs, en évitant de longs trajets entre leur domicile et leur bureau, les collaborateurs sont moins fatigués et moins stressés. Le télétravail favorise également la confiance entre managers et collaborateurs, mais aussi l'autonomie et la responsabilité de chacun. Et contrairement aux craintes de certains, les technologies à disposition (GED, Digital Workplace, visioconférence, etc.) permettent incontestablement de préserver la cohésion d'équipe en facilitant les échanges et les réunions à distance. Pour de nombreux experts, télétravail et travail au bureau se complètent efficacement. Et cette organisation hybride a tout intérêt à perdurer au-delà de la crise.
Former aux outils digitaux et systématiser leur utilisation
Á marche forcée, bon nombre d'entreprises se sont, en effet, mises à l'utilisation du Saas et du Cloud. Elles ont embrassé de nouveaux outils collaboratifs, ont révisé leur manière de travailler et ont finalement activé la transformation digitale de services entiers. Alors qu'en temps normal, gérer la résistance au changement et composer avec les réfractaires, constitue un challenge immense pour beaucoup de managers, le confinement, la crise et la généralisation du télétravail ont tout chamboulé, en démontrant que les collaborateurs ont finalement réussi à s'intéresser, à utiliser et à collaborer différemment.
Près de 3 entreprises sur 4 composent avec du papier et des flux
Reste qu'aujourd'hui, seules 17% des TPE/PME interrogées par Archimag indiquent avoir déjà achevé leur transformation digitale. La grande majorité (73%) navigue toujours entre deux eaux, jonglant quotidiennement entre des processus papiers et digitaux.
Une relance axée sur la dématérialisation
Dans le cadre de la relance post-Covid et de la transformation digitale, 1 entreprise sur 3 compte avant tout accélérer sa gestion électronique de documents et l'étendre à l'ensemble de ses flux documentaires. D'autres sont plus avancées sur le sujet, puisque 1 entreprise sur 5 dit voir aller plus loin, en ajoutant de l'automatisation (workflow, BPM, RPA, etc.) à sa gestion électronique de documents. Seule 15% des entreprises indiquent avoir déjà tout dématérialisé. 12%, en revanche, disent ne pas encore avoir de projet en la matière.
« 1 entreprise sur 5 compte investir dans un outil de gestion électronique de documents ».
Dématérialiser, pour quels avantages ?
Au-delà de la gestion électronique des documents, l'enquête menée par Archimag montre que ce que veulent les TPE/PME, c'est avant tout pouvoir conserver, archiver et retrouver facilement les documents dont elles ont besoin. 79% d'entre elles évoquent ce besoin. 66% veulent également, par ce biais, digitaliser des processus qui sont encore manuels, papiers et chronophages. 64% entendent aussi mettre en place des circuits de validation plus efficaces afin d'accélérer les prises de décision et disposer d'un suivi sur les dossiers en cours. Cette notion de suivi et de traçabilité fait d'ailleurs partie des trois principaux avantages cités par les répondants concernant la dématérialisation. Le bénéfice numéro un n'est autre que gain de temps (66%), suivi du gain en efficacité dans la gestion documentaire (49%) et de la traçabilité (42%).
Le télétravail fait presque l'unanimité
Aujourd'hui, le télétravail est inscrit dans le fonctionnement de 80% des entreprises ayant répondu à l'enquête menée par Archimag. Pour la majorité d'entre elles, le télétravail n'est toutefois vu que comme une alternative ponctuelle en cas de crise, de grève ou d'impératif. Mais pour plus d'une entreprise sur trois, le télétravail est désormais ancré dans les habitudes. 8% des entreprises disent en être seulement au stade de la réflexion et seule 1 entreprise sur 10 rejette pour le moment l'idée. Soit parce que le télétravail n'est pas adapté à son activité, soit parce qu'elle ne souhaite pas le déployer pour le moment.
La Ged garante de la continuité d'activité
Une enquête réalisée par Zeendoc auprès de plus de 900 clients et prospects révèle que plus de 80% d'entre eux ont continué à travailler pendant cette période, soit sur le lieu de travail (31%) ou en télétravail (51%). In fine, seuls 19% des répondants disent avoir cessé leur activité. Ce qui prouve que l'utilisation d'une solution de gestion documentaire dématérialisée a permis à certaines entreprises de poursuivre leurs activités pendant cette période. Ce qui n'aurait pas été possible sans. D'ailleurs, plus de 95% des répondants reconnaissent que Zeendoc leur a permis de maintenir intégralement leur activité : 67% "intégralement", 29% "partiellement".
Validation et signature
Depuis, bon nombre d'entreprises reconnaissent les avantages d'une solution de gestion électronique comme Zeendoc. "La solution venait d'être mise en place dans notre administration juste avant le confinement, indique l'un des sondés de l'enquête Zeendoc travaillant dans le secteur public. La grande majorité des agents étant en télétravail, nous avons fait évoluer l'utilisation du logiciel en parapheur, en plus de la gestion habituelle du courrier. Nous avons immédiatement gagné en performance grâce à la rapidité du circuit de validation et de signature de nos documents sortants".
Une gestion en temps réel et un suivi précis
Certaines entreprises ont également compris, pendant ce confinement, qu'avec Zeendoc, elles disposaient d'une vue en temps réel sur leurs factures fournisseurs, sans être dans les locaux et ont profité de cette période pour développer le classeur Ressources Humaines, avec la création de dossiers salariés afin que chaque collaborateur puisse disposer de son bulletin de salaire de façon dématérialisée dans un coffre-fort électronique.
Factures : vers un processus 100% digital
Autre avantage d'une solution comme Zeendoc, et non des moindres : l'enregistrement des factures s'avère beaucoup plus simple. Que le collaborateur soit au bureau ou en télétravail, il n'a plus à imprimer toutes les factures reçues par mail. Il suffit de les transférer en PDF vers Zeendoc pour qu'elles soient automatiquement reconnues. Certains utilisateurs déplorent toutefois le fait que nombre de leurs fournisseurs peinent encore à envoyer leur facture par voie dématérialisée. Ce qui oblige à différentes vérifications et nécessite surtout la présence d'une personne sur place régulièrement pour traiter le courrier et les scanner. "Nous espérons qu'ils évolueront avec nous" indique l'un des répondants.
Soigner l'expérience utilisateur
La plupart des utilisateurs ont, en effet, jugé très pratique le fait d'avoir, grâce à Zeendoc, accès à distance aux factures, mais aussi aux contrats et autres documents sauvegardés avec le logiciel. Preuve de cette satisfaction autour de la solution : 92% des répondants indiquent que leurs processus ont été faciles à piloter pendant cette période (envoi de factures, de bulletin de salaires, etc.).
S'appuyer sur cette dynamique pour se moderniser
Il est important maintenant pour les entreprises de capitaliser sur cette dynamique pour revoir aussi bien l'organisation que la stratégie. Cette période a, en effet, permis de replacer l'humain au premier plan et a mis toutes les entreprises face à leurs lacunes, leurs faiblesses et leurs contradictions. Si les conséquences de cette crise sanitaire à court terme s'annoncent négatives, à plus long terme, elles seront largement positives pour les entreprises qui auront profité de cet épisode pour en faire un tremplin et se digitaliser, rendre le travail plus efficace, plus collaboratif, renforcer la confiance et l'engagement de leurs collaborateurs et contribuer à une meilleure qualité de vie au travail (QVT).
L'adaptation est une force
La capacité des organisations à s'adapter à ce genre de situation est une force. Les grosses structures sont généralement vulnérables au changement. En temps de crise ou d'instabilité, ce sont, en effet, les plus petites organisations qui parviennent à s'adapter le mieux aux différents changements.
L'avenir appartient donc aux petites organisations adaptables. La transformation digitale tant annoncée aura donc bien lieu. Et plus vite que prévu... C'est une question de survie.