Par Romain Marcel, Directeur Général, Veeva France et Europe, fournisseur mondial de solutions logicielles basées sur le cloud.
Nul n’est censé ignorer la loi. Une évidence banale ? Sans doute. Mais son application au domaine de la réglementation industrielle l’est beaucoup moins. La tâche d’assurer la conformité de tout l’environnement de production d’un bien de consommation relève du défi.
Mais le jeu en vaut la chandelle : la sécurité face aux audits règlementaires, la continuité de l’activité de l’entreprise, et sa réactivité face à une clientèle exigeante et sensible à ce critère. Autant d’arguments pouvant aider les entreprises à faire la différence au temps du Covid-19.
Les contraintes qui se posent actuellement aux entreprises de l’industrie des produits de consommation sont nombreuses : clients toujours plus exigeants et inconstants, règlementations pesantes et parfois très subjectives, mais également tendance à la complexification des outils faits pour relever ces défis de l’entreprise moderne. Après les trois premiers trimestres de 2020 fortement perturbés par la crise du Covid-19 et tandis que les mois, peut-être les années à venir demeurent floues, trouver et appliquer les bonnes pratiques en matière de conformité règlementaire au sein de l’entreprise s’avère plus crucial que jamais.
La fonction règlementaire au cœur de l’entreprise pour donner libre cours à une organisation agile
Les règlementations qui encadrent la production des biens de consommation sont sévères, complexes par les temps qui courent. Couplé à des processus trop souvent incohérents et donnant peu de visibilité aux professionnels de la conformité, cet environnement normatif empêche certaines entreprises de répondre aisément aux exigences opérationnelles. Cependant, moyennant remise en question et préparation, l’entreprise peut envisager l’environnement règlementaire auquel elle est soumise non plus comme un fardeau mais comme une opportunité de consolidation et de réinvention d’elle-même.
Cela peut sonner creux si cette vision positive de la règlementation ne s’accompagne pas de la valorisation, à tous les échelons de l’entreprise, d’une culture de la conformité. Concrètement ? Aucun projet ne commence sans analyse de l’environnement règlementaire. Aucune stratégie n’est dessinée sans l’apport d’expertise en la matière. Aucune décision n’est prise sans prendre en compte cette évidence mal-aimée qu’est l’obligation de conformité, et ses nombreuses implications opérationnelles. Ce sont des mesures drastiques, mais de bon sens pratique pour toute entreprise soucieuse d’assurer ses arrières, face aux audits susceptibles à tout moment d’enrayer sa progression.
Il y a cependant certains écueils à éviter dans cette quête vers l’alignement règlementaire de l’entreprise. Il est facile de s’enliser dans les lourdeurs administratives, surtout si les services en charge sont en sous-effectif. La réactivité est la clé du succès. L’entreprise doit avoir un temps de réaction court, et pouvoir se permettre d’explorer toutes les possibilités de développement, avec toujours en ligne de mire la satisfaction de clients exigeants et qui raffolent de nouveauté - sans négliger l’aspect réglementaire ! Pour tout cela, la méthode agile brille.
Avoir des outils appropriés : très loin d’être un détail
Dans cette optique, le temps devient un facteur extrêmement sensible. Si une entreprise est en capacité d’accélérer par son équipement tout son cycle de production, que ses équipes n’ont plus à consacrer une part aussi importante de leur temps sur des outils dépassés, sujets à erreurs humaines, alors cela permet la réactivité que nous encensions précédemment. Une bonne gestion de l’enjeu règlementaire passe nécessairement par la simplification des processus, par la sécurisation des données qui y sont impliquées, et par une garantie que jamais le travail de l’entreprise ne sera ralenti par des manquements inopportuns en matière de respect règlementaire.
Les bonnes pratiques ne sont pas toujours observées, malheureusement, en matière de contrôles de conformité dans l’industrie. Parfois, ce sont des secteurs entiers qui vont conserver en relique les pratiques du passé : des processus lents, des opportunités d’erreurs qui les accompagnent. Ce sont des trappes à échec commercial, des nids de poule sur la route de l’entreprise profitable et pérenne.
Nul n’est prophète en son propre pays : dans ces secteurs récalcitrants, les responsables de la règlementation et de la conformité se sentent souvent seuls, tenus de regarder ce que font les secteurs les plus avancés en la matière - l’industrie pharmaceutique par exemple. Mais il est une chose certaine : aucun secteur de l’industrie n’est exempt de règlementations ; et ce sera d’autant moins le cas dans le monde post-Covid - pour peu qu’il arrive un jour. De ce fait, espérons que les bons élèves inspirent les autres, afin de garantir la continuité de l’activité de leur entreprise, leur réactivité face au marché, et l’adéquation de leurs produits aux demandes de leur temps. En un mot, leur adaptation en période d’incertitude.