L'administration britannique pénitentiaire de Sa Majesté (HMPS - Her Majesty Prison Services) est chargée d'assurer la gestion de 130 prisons en Angleterre et au Pays de Galles. Dans le cadre de la création de son pôle de centralisation des services, HMPS a choisi Perceptive Capture pour améliorer la gestion des achats.
L'optimisation des achats
Cette démarche visant à consolider et à simplifier les processus dans les domaines de la finance, des ressources humaines et des achats, avait pour objectif d'économiser près de 35 millions d'euros sur les frais de fonctionnement, tout en améliorant la qualité et la conformité de ses services financiers et RH.
Or l'une de ces ambitions s'est avérée particulièrement difficile à atteindre : l'optimisation des achats. Suite à une analyse de ses processus, HMPS a découvert que le coût unitaire de traitement des factures était environ deux fois plus élevé que les prévisions. Il fallait impérativement combler cet écart, ce qui soulevait un certain nombre de difficultés, tant fonctionnelles que technologiques.
En effet, la grande majorité des 10.000 fournisseurs (dont 5.000 récurrents) recourait encore aux factures sur papier et était réticente à l'idée de modifier drastiquement son mode de fonctionnement ou de prendre en charge les coûts de mise en place d'une solution d'échange de données informatisé (EDI).
La gestion des factures
HMPS a donc opté pour la saisie automatique des factures papier, plutôt que de passer au tout électronique, comme souhaité initialement, c'est ce qui entraînait le moins de changements dans la base de fournisseurs.
D'un point de vue pratique, il était impossible de réaliser des modèles personnalisés pour des milliers de fournisseurs.
Après un comparatif minutieux des solutions disponibles sur le marché, HMPS a retenu Perceptive Capture, pour sa capacité à traiter d'importants volumes de documents aux mises en page très hétéroclites, notamment des factures, sans avoirà créer au préalable un modèle pour chaquefournisseur.
Le retour sur investissement
750.000 factures transitent chaque année par le centre. L'installation de ce logiciel a permis d'économiser environ 288.000 euros.Mais ce n'est pas tout, les frais de traitement des factures devraient continuer à baisser, passant ainsi de deux à une livre environ par transaction. Un coût imbattable.
De plus, le déploiement de cette solution a permis à l'administration publique de gagner en flexibilité et de responsabiliser ses effectifs.
Grâce à cette technologie, certains des collaborateurs ont pu évoluer : de la simple saisie des données, ils ont pris une part active à l'amélioration des processus, et peuvent apporter une réelle valeur ajoutée sur l'ensemble de la chaîne.
Vu le coût de la main d'œuvreélevé au Royaume-Uni, le seul moyen d'assurer une centralisation rentable des services consiste à s'appuyer sur d'excellents processus, des solutions technologiques de pointe et des collaborateurs talentueux et créatifs.