Bonnes pratiques et conseils du spécialiste SAP Concur.
Le gouvernement français a demandé aux entreprises qui le peuvent de maintenir les habitudes de télétravail après la date annoncée du « déconfinement », le 11 mai dernier. Cette situation entraîne des changements dans le quotidien des collaborateurs, impliquant parfois de nouvelles dépenses.
De leur côté, les entreprises s'adaptent à des changements réglementaires en France comme à l'étranger, et arbitrent sur ces nouvelles dépenses. SAP Concur revient sur les demandes de ses clients, et nous en dit plus sur les changements à prendre en compte.
Des remboursements de frais exceptionnels sous conditions
Pour répondre aux questions que les dirigeants comme les salariés se posent sur les frais supportés par l'entreprise en période de télétravail, le plus sûr est encore de se référer au site de l'URSSAF. Une grille d'évaluation liste les différents types de dépenses qui peuvent être engagées par le salarié à son domicile pour l'exercice de son activité et faire l'objet d'un remboursement total ou partiel par son entreprise.
Cela va de l'équipement nécessaire à la poursuite de l'activité à domicile dans de bonnes conditions (ordinateur, chaise, lampe de bureau ou même caméra…), jusqu'au paiement d'une partie de la connexion Internet, du loyer ou du forfait mobile personnel au prorata de son utilisation professionnelle. Ces dépenses ne sont généralement pas soumises aux cotisations sociales, mais leur montant et leur destination (notion de « quote-part ») devront être justifiés.
« Nous observons une forte demande de nos clients afin d'adapter leur politique de dépense pour prendre en compte ces nouveaux types de frais. Si la majorité de nos clients est autonome pour mettre en place ces changements sur notre plateforme, d'autres nous demandent une assistance, des conseils. Toutes nos équipes sont mobilisées pour offrir un support particulier au vu du contexte : il est important que nos clients puissent compter sur le soutien de nos experts. De son côté, l'URSSAF a précisé que les frais professionnels seraient examinés avec bienveillance, compte tenu du caractère exceptionnel de la période », note Julien Million-Rousseau, Directeur avant-ventes SAP Concur.
De plus, certains pays ont modifié temporairement leur législation ou leur fiscalité dans le cadre de cette crise (notion de « tax holiday » ou « tax relief »). Certains prélèvements sont allégés, d'autres sont purement suspendus : « Par exemple, la Norvège a momentanément réduit son taux de TVA plancher à 8% au lieu de 12% habituellement, la Chine a intégré de nouvelles exonérations de TVA, la Grèce et le Royaume-Uni ont suspendu les paiements de TVA. Une évolution qu'il a fallu répercuter rapidement sur notre plateforme de de gestion des notes de frais », souligne Julien Million-Rousseau.
Une gestion facilitée grâce au numérique
L'importance de la transformation digitale apparaît plus clairement encore aujourd'hui. Les entreprises qui ont dématérialisé la gestion de leurs notes de frais professionnels sont plus réactives. En effet, il est actuellement impossible ou particulièrement contraignant d'envoyer ses facturettes au service comptabilité par courrier et certains salariés ne peuvent pas se permettre de trop attendre pour être remboursés.
« Un outil flexible permet de supprimer certaines étapes de validation des notes de frais, comme la signature manuscrite de sa note par le manager ou l'envoi physique de ses justificatifs de dépenses. C'est un vrai confort pour les collaborateurs, un stress en moins pour les responsables, ainsi que l'assurance d'un traitement simplifié et rapide des remboursements. De plus, si un utilisateur est indisponible ou malade, il a la possibilité de déléguer cette mission à un tiers de confiance très facilement », explique Julien Million-Rousseau.
SAP Concur a également constaté une augmentation de l'introduction par les clients de nouvelles mentions dans le logiciel, destinées à identifier les dépenses réalisées pendant le confinement, telles que « Working For Home ».
« Cet ajout va permettre aux entreprises, à l'issue du confinement de disposer d'un reporting précis leur permettant de comparer ces dépenses à celles de la période pré-confinement. Cette connaissance pourra leur être utile si un épisode similaire devait survenir dans les mois ou les années à venir, afin de mieux l'anticiper », poursuit Julien Million-Rousseau.
Et, lorsque la circulation des personnes sera de nouveau autorisée, l'ouverture progressive des frontières organisée, les entreprises devront communiquer les conditions de déplacement aux collaborateurs. Cette gestion sera, là encore, facilitée par l'outil numérique.
« Nous constatons déjà que nos clients utilisent actuellement beaucoup la solution SAP Concur pour communiquer avec leurs collaborateurs. Sur la page d'accueil, ces derniers sont ainsi régulièrement informés sur ce qu'ils sont autorisés à faire ou à ne pas faire en matière de notes de frais ou de voyages d'affaires », conclut Julien Million-Rousseau.