Si pour certaines entreprises, le scénario « pandémie » n'était même pas envisagé, pour d'autres, bien qu'il fût l'objet de plans de contingence, personne n'eut imaginé qu'il frappe avec une telle intensité, jusqu'à provoquer l'indisponibilité quasi-totale de l'activité. Une stratégie qui consisterait à attendre les consignes des autorités locales pour agir ne peut être que dommageable.
Pour éviter le sur-événement et gagner du temps sur le redémarrage de l'activité, le retour à la normale doit se prévoir dès aujourd'hui.
C'est donc dans ce contexte d'incertitude ambiant que les décideurs ont la lourde tâche de préparer leurs entreprises au jour d'après, et l'enjeu n'est pas des moindres, puisque la survie de l'entreprise est en jeu. Cette tâche est d'autant plus ardue que les marchés mondiaux sont à des stades différents de la pandémie, ce qui nécessitera d'adapter sa stratégie aux différentes phases de redémarrage.
Julie Vallee, Directrice Associée au sein du cabinet de conseil en gestion de crise Iremos, a identifié 8 axes pour guider les entreprises dans la préparation de la reprise post confinement.
1/ Commencer par mieux comprendre le "jour J"
La première étape consiste à avoir une vision globale de la situation, et passe par la collecte proactive d'informations essentielles à une prise de décision éclairée, telles que :
- L'état des lieux de l'expansion du virus (nombre de cas, situation sur la courbe pandémique, etc.) et des législations prises dans le cadre du virus ;
- Analyse des impacts humains, logistiques, réglementaires et technologiques ;
- Une étude des spécificités à l'échelle micro (contraintes culturelles, infrastructures de santé, etc.).
En parallèle de la mise en place d'une veille et de la compilation des renseignements recueillis, il est tout aussi important d'être accompagné par des sachants sur ces sujets (médecins, spécialistes de l'immigration, juristes, avocats etc.).
2/ Anticiper le jour d'après
Selon l'évolution de la situation et les mesures prises par les gouvernements, l'entreprise devra ajuster sa stratégie de reprise d'activité en élaborant différents scénarios de reprise dans le temps, à court, moyen et long terme mais aussi par zone géographique. Pour se faire il peut être intéressant d'étudier l'évolution de foyers épidémiques plus anciens tels que la Chine ou la Corée du Sud afin d'estimer le pic épidémique et les dates de sorties de confinement.
Lors de cette étape, qui conditionnera la démobilisation de la cellule de crise, il convient d'être extrêmement vigilant. L'apparition de signaux positifs n'exclut pas la possibilité de nouvelles vagues pandémiques, pouvant avoir un impact conséquent sur la reprise d'activité (indisponibilité d'un fournisseur dans un pays étranger, nouvelles mesures de confinement prises, etc.).
Préparer le jour d'après : quelle stratégie ?
3/ Structurer le processus de reprise d'activité
Structurer le processus de reprise d'activité va apporter de la clarté et des repères à ce contexte d'incertitude. A ce titre, le plan de reprise d'activité permet si l'entreprise en dispose d'encadrer la démarche en définissant les activités à redémarrer en priorité (en mode dégradé ou non), les ressources indispensables à la réalisation de ces activités et les conditions de reprise d'activité.
4/ Sélectionner les activités à préserver
La priorité de l'entreprise consiste à recenser les activités clés pour l'entreprise (celles génératrices de croissance mais aussi les activités supports qui en permettent le bon fonctionnement) ainsi que les interdépendances et les contraintes logistiques associées.
Ce contexte si particulier peut également être générateur d'opportunité pour diversifier ses activités. Ce pari a été déjà été fait par plusieurs entreprises, qui ont privilégié une stratégie de participation à l' « effort de guerre » et ont modifié leurs chaines de production pour s'adapter aux nouveaux besoins du marché, notamment dans le domaine de la santé.
5/ Mettre les ressources adéquates à disposition pour la reprise d'activité
Sur le plan humain, il est conseillé de lister les acteurs clés pour le processus de reprise (expertises métiers et fonctions support), d'évaluer leur état de santé, leur exposition aux risques, leurs contraintes personnelles et leurs possibles réticences. Pour ce qui est du plan matériel, la tâche consistera à cartographier les équipements nécessaires pour la réalisation des activités préservées (ex. matières premières) et les moyens sanitaires requis (ex. masques, gel, etc.). Enfin, l'identification des fournisseurs et prestataires critiques permettra d'anticiper une potentielle indisponibilité et la recherche de nouveaux partenaires.
6/ Définir les conditions du retour à l'activité
En dernier lieu, il convient de définir les conditions dans lesquelles la reprise d'activité aura lieu, notamment concernant l'accueil des usagers avec l'identification des sites prioritaires, la formalisation des contextes règlementaires guidant la reprise, la rédaction d'un protocole sanitaire (ex. fermeture des lieux de rassemblement) et la définition de nouvelles règles de travail (ex. aménagement des horaires).
7/ Adopter une discipline quasi militaire
L'approche de la reprise par les méthodes collaboratives de gestion de crise incitera l'ensemble des parties prenantes à se poser les questions nécessaires avant le redémarrage. Cette démarche pensée à tous les niveaux de l'entreprise permettra d'anticiper les cas non-conformes et les facteurs aggravants de risques pour l'élaboration d'un plan d'action cohérent, claire et efficace.
Ainsi, la mise en place d'un retour d'expérience peut s'avérer utile pour identifier dès à présent les forces et axes d'amélioration de cette première partie de la crise et ainsi mettre en place les actions correctives pour la reprise d'activité.
8/ Communiquer
Au-delà de l'efficacité des actions organisées dans les étapes ci-dessus, le succès de la reprise repose sur l'adhésion de tous qui ne sera rendu possible qu'avec la mise en œuvre d'un plan de communication continue, à destination tant des parties prenantes internes qu'externes.