Publié par Serda Conseil, le 9ème rapport relatif à la Gouvernance de l'information numérique s'appuie sur les résultats d'une vaste enquête nationale menée auprès de plus de 300 professionnels de l'information, DSI et Directions métier. Alors que de nouveaux métiers sont apparus parmi les répondants (à l'instar du responsable de la transition digitale ou du référent des données à caractère personnel), les constats issus des résultats de l'enquête semblent, eux aussi, témoigner de la transformation qui s'opère sur le domaine.
Tour d'horizon des enseignements clés de ce rapport.
53% des entreprises de tout secteurs déjà mobilisés
Définie comme la stratégie élaborée par une organisation en matière de management de l'information, la gouvernance de l'information numérique est toujours aussi populaire auprès des répondants de l'enquête. En effet, « 53% des entreprises et organismes ont déjà adopté ce type de démarche, de manière globale (20%) ou partielle (33%) », d'après le rapport. Le secteur privé garde son avance, avec 28% d'acteurs déjà impliqués dans une approche globale, mais le public semble bien décidé à rattraper son retard. Ainsi, « 20% des organisations du secteur s'y ont également engagées, contre seulement 7% l'année dernière. Elles ont fait le choix d'une démarche globale plutôt qu'une fonction ou un secteur métier privilégié », note Caroline Buscal, Manager du département Serda Conseil.
Ce dynamisme du secteur public peut s'expliquer à la fois par les effets des programmes de l'Action Publique 2022 et de l'obligation dès août 2020 de déposer en numérique uniquement tous les actes soumis au contrôle de légalité pour les collectivités territoriales. Le cru 2020 est également marqué par la prise de conscience des managers sur l'impact positif de la gouvernance de l'information. Ainsi, à la question « Vos dirigeants sont-ils conscients qu'une bonne ou mauvaise gouvernance de l'information numérique peut avoir des implications sur l'efficacité de l'organisation ? », 63,5 % des sondés répondent par l'affirmative (+3,5 points par rapport à 2019).
Néanmoins, « l'utilisateur, son ressenti en termes d'attente en ce qui concerne la navigation, l'ergonomie, la gestion des contenus, etc., reste la priorité 2020 », analyse Caroline Buscal. En effet, 92% des utilisateurs attendent que leur soit proposé un point d'accès unique aux données et documents de leur organisation, soit 5 points de plus qu'en 2019.
Autre sujet émergent : la cyber-sécurité, pointée par 47% des répondants, qui craignent aussi bien les crimes technologiques que les défaillances internes.
Avec +5 points par rapport à l'année dernière, les fouillis numériques et la multitude de points d'entrées et de localisations de stockage, qui complexifient au quotidien la vie des salariés, sont toujours leaders des problématiques rencontrées pour 72% des sondés. Et sans surprise, le RGPD devient le référentiel majeur dominant tous les autres (normes, réglementations, etc.) pour 69% des organisations.
Digital Workplace, gestion électronique des documents et datas au cœur de la gouvernance de l'information
Côté solutions, la Digital Workplace semble tout particulièrement retenir l'attention des organisations cette année. Elle est même citée comme processus prioritaire par 35 % des répondants, ce qui illustre la volonté de ceux-ci de rechercher de nouveaux services à offrir aux utilisateurs (fédération de contenus, personnalisation et facilité d'implémentation, etc.). « On voit émerger la Digital Workplace depuis quelques années déjà, mais les chiffres sont en forte augmentation sur cette enquête de début d'année, et nul doute qu'avec le confinement actuel et l'explosion du télétravail, ce chiffre sera encore plus fort », commente Caroline Buscal.
Les années à venir promettent ainsi de faire la part belle aux bulletins de paie électronique, dossiers salariés partagés et autres signatures électroniques. Cette dernière s'impose d'ailleurs, elle aussi, comme un sujet dont l'émergence se confirme depuis 2019. En voie de généralisation, la signature électronique affiche ainsi une évolution constante d'année en année, avec 58% de projets en cours ou engagés. De son côté, le RPA (robotic process automation), en lien avec l'Intelligence artificielle, progresse de 3 points en 2020 pour atteindre 41% de projets prévus ou en cours.
Autant de fonctionnalités dont la nécessité est largement démontrée en cette période de confinement national où les salariés ont plus que jamais besoin d'accéder à leurs outils de travail en dehors de leurs bureaux.