Covid-19 : mesures exceptionnelles pour l’organisation des AG

L’Autorité des marchés financiers attire l’attention des épargnants sur les modalités particulières de participation aux assemblées générales 2020 dans ce contexte exceptionnel de crise sanitaire. Elle recommande aux sociétés cotées de suivre, lorsque cela est possible, certaines bonnes pratiques.

En application de la loi du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19, le gouvernement a pris par ordonnance (en date du 25 mars) plusieurs dispositions pour simplifier et adapter les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées générales. Objectif : « faire face aux conséquences de la propagation du covid-19 et des mesures prises pour limiter cette propagation ».

Comme l’indique le Rapport au Président de la République relatif à l'ordonnance précitée, « l'application de ce dispositif exceptionnel est soumise à une condition : l'assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation (entendue au sens large, ce qui inclut, dans les sociétés cotées, l'avis de réunion) ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ».

Ces dérogations temporaires, applicables aux assemblées tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat et au plus tard le 30 novembre 2020, font l’objet d’une communication du ministère de l’Economie et des Finances (lien plus bas). Elles visent à permettre aux organes des entités concernées de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures de confinement et ainsi d’assurer la continuité du fonctionnement de ces entités.

Conformément à ses recommandations antérieures, l’AMF encourage vivement les actionnaires à exercer leur droit de vote, prérogative fondamentale de l’actionnaire, essentielle au bon fonctionnement et à une saine gouvernance des émetteurs.


Un vote exclusivement à distance en cas d’assemblée générale à huis clos, et sauf cas particulier, à exprimer avant l’AG

Dans le cadre de ses missions fondamentales, consistant à veiller à la protection de l’épargne et à l'information des investisseurs, l’Autorité des marchés financiers (AMF) attire l’attention des épargnants sur le fait que, dans le contexte actuel de crise sanitaire, les assemblées générales se tiendront à huis clos, hors la présence des actionnaires. En effet, en vertu de cette ordonnance, les sociétés sont exceptionnellement autorisées à tenir leur assemblée générale sans que leurs actionnaires - et les autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que par exemple les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel - ne soient physiquement présents.


En conséquence, les actionnaires pourront exercer leur droit de vote uniquement à distance, avant l’AG, à savoir en :

• votant par correspondance via un formulaire de vote ; il est recommandé d’utiliser l’envoi électronique dans les circonstances actuelles où les délais postaux sont incertains.
• donnant un mandat de vote (également appelé « procuration ») à une personne de son choix ou à l’émetteur sans indication de mandataire (pouvoir « en blanc »). L’AMF attire l’attention des actionnaires sur les difficultés pouvant résulter, dans le contexte d’une assemblée générale tenue à huis clos, du recours au mandat de vote donné à une personne de son choix (hors « pouvoir en blanc »). En cas de question, l’AMF invite les actionnaires qui souhaiteraient utiliser cette modalité de vote à contacter, au préalable, l’émetteur concerné au sujet du traitement réservé à ces mandats de vote. Il est rappelé à cet égard que « pour toute procuration d'un actionnaire sans indication de mandataire, le président de l'assemblée générale émet un vote favorable à l'adoption des projets de résolution présentés ou agréés par le conseil d'administration ou le directoire, selon le cas, et un vote défavorable à l'adoption de tous les autres projets de résolution ».
• votant sur Internet via une plateforme de vote sécurisée, si les statuts de l’émetteur le permettent et si cette modalité de vote est prévue par la société cotée. En pratique, ce vote s’exerce avant l’assemblée générale.

Dans la mesure où ces modalités de vote doivent toutes être mises en œuvre par les actionnaires en amont de l’assemblée générale, l’AMF les invite à s’informer au plus tôt auprès des sociétés sur les modalités de participation prévue dans ce contexte. Les actionnaires doivent impérativement prendre en compte les délais impartis pour exercer leurs droits de vote avant l’assemblée. Ils peuvent pour cela consulter le site internet des sociétés cotées et les communiqués publiés.

Il est enfin rappelé que l’ordonnance a assoupli la faculté pour les émetteurs d’organiser leur assemblée générale sous forme de conférence téléphonique ou audiovisuelle, à condition, notamment, que les moyens techniques mis en œuvre permettent l’identification des actionnaires.


De bonnes pratiques à destination des émetteurs

L’ordonnance prévoit que lorsqu’un émetteur décide de se prévaloir des dispositions lui permettant d’organiser une assemblée générale à huis clos et que tout ou partie des formalités de convocation ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, les actionnaires en sont informés dès que possible par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société. Si les formalités de convocation n’ont pas été accomplies à cette date, les actionnaires sont informés de cette décision via les documents de convocation, mais la publication d’un communiqué dont la société s’assure de la diffusion effective et intégrale est également encouragée dans cette hypothèse.

Afin d’assurer une information appropriée des actionnaires dans ce contexte exceptionnel de crise sanitaire, l’AMF encourage les émetteurs à suivre les bonnes pratiques suivantes :

• mettre en place, le plus tôt possible en amont de l’assemblée générale, une communication claire, précise et accessible à l’attention de l’ensemble des actionnaires concernant :
  - les modalités particulières de tenue de l’assemblée générale dans le contexte de crise sanitaire (rappelant que l’assemblée se tiendra à huis clos, sans présence des actionnaires),
  - les différentes modalités d’information des actionnaires (et notamment de consultation des documents relatifs à l’assemblée générale, y compris la liste des actionnaires),
  - les différentes modalités de participation possibles, mentionnant notamment : les modalités pour poser des questions en amont de l’assemblée générale, et le cas échéant, l’impossibilité de poser des questions durant l’assemblée générale,
  - les différentes modalités de vote disponibles, en précisant, sur leur site internet et dans leurs communiqués relatifs à l’assemblée générale, le traitement qui sera fait des mandats de vote dans ce contexte.
• mettre en évidence, sur la page d’accueil du site internet de l’émetteur, un lien vers les pages du site internet dédiées à l’assemblée générale afin de permettre aux actionnaires de trouver sans difficulté l’information pertinente sur les assemblées générales.
• mentionner sur les pages du site Internet dédiées à l’assemblée générale les informations appropriées concernant les modalités particulières de tenue de l’assemblée générale, et de participation des actionnaires, dans le contexte de crise sanitaire.
• dans le communiqué devant être diffusé, en application de l’ordonnance précitée, par l’émetteur (« diffusion effective et intégrale ») s’il décide de tenir son assemblée générale à huis clos et que tout ou partie des formalités de convocation ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, rappeler les modalités de vote offertes aux actionnaires dans ce contexte et insérer un lien hypertexte vers les différentes modalités de vote disponibles (formulaire de vote ou, le cas échéant, plateforme de vote électronique).
• permettre aux actionnaires de voter sur Internet via une plateforme de vote sécurisée, si les délais avant la tenue de l’assemblée générale permettent à l’émetteur de mettre en place une telle modalité de vote.
• informer directement par voie électronique (email), lorsque l’adresse électronique est connue de l’émetteur, les actionnaires au nominatif des modalités particulières de vote et de tenue de l’assemblée générale. Cette information ne dispense pas du respect des obligations d’information des actionnaires au nominatif par voie postale auxquelles l’émetteur est tenu.
• compte tenu de l’impossibilité pour les actionnaires de se rendre, dans le contexte actuel, au siège de l’émetteur pour consulter les documents concernant l’émetteur qu’ils sont en droit de consulter[3], permettre aux actionnaires, lorsque cela est possible, d’exercer leur « droit à communication » en leur adressant - sur demande et par email – une copie des documents qui ne sont pas accessibles sur le site internet de l’émetteur.
• retransmettre l’assemblée générale en direct, en format audio ou vidéo, par diffusion en streaming ou par tout procédé de retransmission accessible aux actionnaires. Cette retransmission doit être aisément accessible à l’ensemble des actionnaires à partir du site Internet de l’émetteur.
• si les assemblées générales à huis clos ne permettent pas aux actionnaires de poser de questions orales pendant l’assemblée générale, accepter de recevoir et traiter, dans la mesure du possible, les questions écrites des actionnaires qui sont envoyées à l’émetteur après la date limite prévue par les dispositions réglementaires et avant l’assemblée générale.
• au terme de la retransmission en direct, maintenir en libre accès pour les actionnaires la vidéo de l’assemblée générale sur le site Internet de l’émetteur.
• publier dès que possible le procès-verbal de l’assemblée générale sur le site Internet de l’émetteur.

Compte tenu du fonctionnement altéré des services postaux, l’AMF recommande plus généralement aux actionnaires et aux émetteurs de recourir dans ce contexte, lorsque cela est possible, aux moyens de communications électroniques dans le cadre de leurs démarches et communications relatives aux assemblées générales. A cet égard, l’AMF invite les émetteurs à créer une adresse email dédiée aux questions des actionnaires relatives à l’assemblée générale et à informer largement les actionnaires, notamment sur le site internet, de l’existence de cette adresse.

En outre, l’AMF recommande aux teneurs de comptes-conservateurs d’informer, le plus tôt possible, leurs clients des modalités particulières de vote et de tenue des assemblées générales dans ce contexte exceptionnel.


La possibilité d’un report des assemblées générales

Certaines sociétés cotées ont annoncé leur décision de reporter la tenue de leur assemblée générale de plusieurs semaines.

L’AMF rappelle aux émetteurs qu’ils peuvent, s’ils l’estiment opportun dans ce contexte exceptionnel de crise sanitaire, reporter la date de leur assemblée générale, notamment dans les conditions prévues par l’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020. Les sociétés cotées qui souhaitent reporter la tenue de leur assemblée générale doivent en informer dès que possible leurs actionnaires par un communiqué à diffusion effective et intégrale.

Enfin, les sociétés qui modifieraient leur proposition de dividende, sa date ou ses modalités de paiement, doivent le communiquer dès que possible.

« Tenir son AG et respecter les délais comptables dans le contexte de la crise du Covid-19 » du 26 mars 2020 ICI.

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