DocuWare, éditeur de solutions GED et Workflow, publie les résultats de son enquête intitulée « Factures électroniques : Etat des lieux et attentes du marché français » réalisée en collaboration avec le magazine Archimag auprès d'entreprises de toutes tailles, publiques et privées.
Objectif : comprendre et anticiper les besoins des PME françaises en matière de gestion des factures clients et fournisseurs.
Un constat : malgré la transition numérique en marche, le taux d'équipement reste bas alors que les entreprises confirment souhaiter s'équiper. Un marché encore riche d'opportunités ...
Aujourd'hui le numérique représente un levier important de croissance et de productivité pour les entreprises en France. Le traitement des factures, particulièrement chronophage et encore peu automatisé, est donc un facteur important de la stratégie de transformation digitale des organisations. Et ce, qu'il s'agisse de la dématérialisation des factures clients ou des factures fournisseurs, dont les processus et les implications sont différents.
L'étude d'Archimag, réalisé pour DocuWare, a analysé le mode de gestion de ces 2 types de factures, et les projets à venir les concernant.
Les factures clients : une gestion peu automatisée pour les entreprises
Sur le plan de la volumétrie, 45% des organisations traitent moins de 500 factures clients par an (dans ce cas à 79% c'est la Direction qui s'en charge). 16%, essentiellement des PME, indiquent en gérer entre 1 000 et 2 000 ; 13% (ETI et grands comptes) disent en traiter plus de 10 000.
Il n'est donc pas étonnant de noter que le traitement des factures clients est pris en charge par une (36%) ou deux personnes (28%), dans 64% des cas au sein du service Finance/Comptabilité. Les organisations traitant plusieurs milliers de factures clients chaque année, confient cette tâche à trois personnes ou plus (36%).
Des factures encore largement gérées par courrier postal
Si le mail est le principal mode d'acheminement des factures clients (pour 69% des sondés), le courrier postal est encore largement utilisé. 53% des organisations y ont recours. Et plus largement encore (71%) lorsque les volumes sont supérieurs à 10 000 factures par an. Les portails comme Chorus Pro (39%) et les plateformes externalisées (10%) ont aussi voix au chapitre.
Ainsi, concernant la facture client, le constat est simple : sa gestion est très peu automatisée et reste un processus propre à chaque organisation en fonction de sa taille, de sa structure interne et du volume de factures traitées. Si le Service Finance/Comptabilité effectue le gros du travail avec un mix d'envois par mails et d'envois postaux, dans les organisations de taille plus modeste, chaque service ou département s'occupe de la gestion de ses factures avec un acheminement qui se fait essentiellement par mail. Le temps dédié à la gestion de ces factures est donc important, car les tâches à réaliser pour gérer une facture sont conséquentes (l'ouverture, la saisie, l'enregistrement, la gestion, l'archivage ...) et représentent un coût qui n'est pas optimisé (1 à 2 postes homme) et signifie une perte de temps. L'automatisation des processus permettrait de dédier le temps économisé à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Gestion des factures fournisseurs : Une transition difficile mais nécessaire pour l'avenir des entreprises
« Près de 90% des organisations qui ont un projet d'équipement traitent plus de 500 factures fournisseurs (dont 52% traitent entre 500 et 2000 factures) ».
En matière de factures fournisseurs, près d'une organisation sur trois gère moins de 100 factures fournisseurs et 17% entre 100 et 200 par mois. In fine, près de la moitié (49%) des organisations interrogées gère moins de 200 factures fournisseurs par an. Reste qu'elles sont aussi 37% à en gérer entre 1000 et 10 000 chaque année, et 11% à en gérer plus de 10 000.
Alors que ces factures arrivent à la fois par courrier postal et par mail (72%). 60% des organisations interrogées ne sont pourtant pas équipées d'une solution de dématérialisation adaptée à la gestion des factures fournisseurs. Et si dans 34% des cas, les factures fournisseurs sont mises à disposition sur un portail dédié, l'EDI concerne moins de 2% des interrogées.
Quels bénéfices souhaités dans l'adoption des solutions de GED ?
Encore peu utilisée, les entreprises ont pourtant une bonne idée des avantages qu'elles attendent de leur future solution de dématérialisation, avec en tête de leurs attentes :
- les gains de temps (69%),
- l'amélioration de la sécurité et de la traçabilité des échanges (41%),
- les gains en stockage papier et en espaces physiques (33%),
- les bénéfices financiers et environnementaux (26%),
- l'efficacité dans la recherche ultérieure des factures (21%).
Le Workflow et la signature électronique encore peu utilisés
La transition digitale est essentielle au maintien de la croissance des entreprises d'où l'intérêt des entreprises de s'équiper pour l'amorcer le plus efficacement possible.
Concernant les organisations qui sont déjà équipées d'une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, il reste encore de nombreux axes d'amélioration à étudier. En effet, 41% des organisations équipées n'utilisent pas les workflows de validation pourtant essentiels à l'accélération et à l'automatisation du processus.
De plus, la signature électronique reste absente des débats pour plus de 75% des organisations sondées.
Néanmoins, l'équipement d'une solution de dématérialisation des factures est clairement à l'ordre du jour pour un peu plus de 30% des organisations. 15% avouent s'y intéresser dès cette année, 15% se disent prêtes à franchir le pas, mais d'ici 2023, et 70% ne fournissent aucun délai précis.
Conclusion : le marché français (grand) retardataire dans la transition digitale
L'état des lieux réalisé souligne le retard des entreprises françaises dans plusieurs aspects de la gestion des factures clients et fournisseurs. Les organisations restent sous-équipées en solution de dématérialisation face à un traitement artisanal des factures particulièrement chronophage. Les organisations ont encore du mal à assimiler l'intérêt des solutions de dématérialisation des factures. A titre d'exemple, il est démontré que l'acheminement par courrier postal des factures reste à l'ordre du jour pour la majorité des organisations et que, plus le volume de factures est important, plus l'expédition postale est présente. Alors que les solutions de GED permettent de rationnaliser drastiquement les coûts d'envois postaux.
Il s'agit d'un retard dû à une mauvaise appréhension des bénéfices évidents de ce type de solutions et à un manque d'information. Par exemple, le format Factur-X reste une inconnue pour 71% des organisations et une notion floue pour 16% d'entre elles. Autre exemple, du côté de la validation des contrats ou des devis, seule une organisation sur cinq utilise la signature électronique. Même si l'usage de cette technologie progresse, 65% des organisations sondées n'en sont pas encore équipées.
Quant aux entreprises équipées d'une solution de type GED, l'absence d'interfaçage avec l'ERP constitue un gros point noir, alors que cela permettrait pourtant d'accélérer et de fluidifier le processus global.
Un bilan mitigé donc, qui s'il met en évidence le besoin et l'intérêt d'équiper les organisations françaises, souligne également le manque de formation des entreprises sur le sujet. Un état des lieux amené à évoluer rapidement selon cette étude qui souligne une volonté forte d'équipement de la part des organisations, et ce, dans un délai relativement court. Car d'ici 3 ans, rappelons-le, la facture électronique deviendra obligatoire dans les échanges B2B.
Dans le contexte actuel lié à la crise sanitaire, les besoins en dématérialisation pourraient rapidement évoluer, de nombreuses entreprises ayant pris soudainement conscience de la nécessité de pouvoir accéder, partager, échanger et valider leurs documents en télétravail. L'impératif étant de garantir un maximum de collaboration, de transparence et de sécurité dans les échanges, ce que proposent des solutions de GED et Workflow telles que DocuWare.
Pour prolonger les conclusions de cette étude, DocuWare a également réalisé le livre blanc « Passer à la facture électronique » disponible en téléchargement ICI.