Matrix42, spécialiste européen du Workspace Management, a réalisé le 13 mars 2020 un "Corona Stress Test" à l'échelle de l'entreprise, au cours duquel les 400 collaborateurs des différents sites de l’entreprise ont travaillé à distance. Cette initiative a permis d’identifier en amont problèmes et faiblesses, puis d’y apporter une solution. Depuis le 16 mars 2020, 100% des collaborateurs travaillent normalement et en toute sécurité depuis leur domicile. Matrix42 est productif à 100 % et dévoile son plan en six points, comme une recommandation pour les entreprises.
"La crise liée au coronavirus représente un test à l’échelle mondiale pour évaluer le niveau de digitalisation des entreprises. ", explique Oliver Bendig, PDG de Matrix42. "Il est déjà clair que cette crise a changé à jamais le travail numérique.
Pour préparer le bon fonctionnement du travail à distance, une équipe de Matrix42 a passé une semaine à tester et à mettre en oeuvre un plan de continuité d’activité. Dans un premier temps, elle a procédé à une analyse des risques pour identifier en amont les problèmes potentiels les plus évidents et y apporter des solutions. Il s'agissait, par exemple, de vérifier que l’infrastructure était bien dimensionnée pour plus de 400 personnes et que l’accès aux technologies de l'information était garanti pour tous. Les résultats du test se résument ainsi : Matrix42 peut assurer 99,9 % de la continuité de service en cas de travail à distance généralisé. Si un problème grave se produit parmi les collaborateurs, il peut être résolu dans un délai maximum de 30 minutes. Les technologies de l'information permettent d'assurer la continuité quotidienne de l’activité, que les collaborateurs travaillent avec du matériel de l'entreprise ou personnel (BYOD). Un facteur à ne pas sous-estimer, outre les questions techniques, reste la communication interne : dès le début, tous les collaborateurs doivent avoir été informés du test par e-mail et par le réseau social de l'entreprise. En outre, une équipe de crise composée de personnels des RH et du service informatique doit être constituée avec pour mission de tenir informé quotidiennement l’ensemble des collaborateurs de la sécurité et de la productivité.
Travailler pendant une pandémie – le plan Matrix42 en six points :
1. Créer la transparence de l'infrastructure
Les premières questions à clarifier : En tant qu'entreprise, ai-je un accès suffisant pour que tous les collaborateurs puissent travailler à domicile ? Et comment cet accès est-il accordé ? Les facteurs déterminants pour la productivité de l'entreprise sont la largeur de bande, la disponibilité des téléphones sur place, la capacité du serveur et le matériel informatique.
2. L’organisation en amont
Afin d'être mieux préparé à une situation d'urgence, il est recommandé de fournir des outils collaboratifs tels que Yammer ou Teams. Ainsi les collègues peuvent s'entraider par ce biais en cas de problèmes et ne surchargent pas le support technique. Un autre point important est la migration du système téléphonique - dans le meilleur des cas - vers le cloud. Ainsi, les téléphones peuvent être redirigés vers les postes de travail à domicile. La création d'un groupe de travail dédié est également utile ou recommandée
3. Vérification des applications critiques pour l'entreprise
Il s’agit d’analyser quelles applications doivent être accessibles à l’ensemble des collaborateurs pour qu’ils puissent continuer à travailler de manière productive. Par exemple, le comptable peut-il également accéder au SAP depuis son domicile ?
4. Sécurité
Dès que les collaborateurs deviennent mobiles, les risques d’attaque se multiplient. Non seulement parce que certains travaillent probablement (ou doivent travailler) avec leurs appareils personnels. Idéalement, les bureaux virtuels devraient être configurés de manière à ce que tous les terminaux soient sauvegardés de manière simple et automatique.
5. Support
Comment mettre en place un service d'assistance efficace en cas de travail à domicile ? C'est là tout l’intérêt que présentent les solutions de Service Management. Une autre question qui doit être abordée est celle de savoir comment l'entreprise traite le cas des collaborateurs utilisant leur propre matériel, en cas d’incident. Ici, une approche pragmatique est recommandée, qui se concentre toujours sur la productivité.
6. Assurer le suivi
Enfin, il est recommandé de suivre et de signaler en permanence les problèmes liés à l'espace de travail et à la productivité des collaborateurs à domicile. De là, des mesures appropriées peuvent être prises si nécessaire.
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