Par Sébastien Ricard, co-fondateur de LumApps, plateforme de communication interne conçue pour connecter et informer les salariés
Chaque semaine, de nouvelles applications sont conçues pour améliorer et accélérer la productivité au travail. Il est facile de supposer que plus il y a d'outils mis en place, plus il y a de productivité. Mais est-ce vraiment le cas ? Une enquête harmon.ie de 2017 a révélé que la surcharge d'informations et d'applications au travail est une cause croissante de frustration pour plus de 43% des employés. Et ce phénomène porte un nom : la fatigue des applications.
Effet 1 : Une baisse de la productivité
S'il y a bien un effet inattendu, c'est la baisse de la productivité. Il a en effet été prouvé que la fatigue liée à la surutilisation d'outils et d'applications en tout genre tue à petit feu la productivité des employés. En 2018, un salarié aurait utilisé en moyenne 28 outils différents uniquement pour effectuer des tâches de base. En 2017, près des trois quarts des interrogés ont déclaré travailler avec au moins cinq applications ouvertes simultanément. Selon les recherches de RingCentral en 2018, la plupart des employés basculent entre les plateformes jusqu'à 10 fois par heure, ce qui signifie que les entreprises perdent jusqu'à 32 jours de travail productif par an et par salarié.
Effet 2 : Un développement du stress chez les employés
En plus de nuire à la productivité globale, la fatigue liée à l'usage des applications influe également sur l'engagement des salariés, les laissant débordés et de plus en plus fatigués. Pour compliquer davantage la situation, la plupart des utilisateurs sont censés répondre immédiatement aux messages et notifications en tout genre envoyés sur le lieu de travail, créant ainsi de plus en plus de confusion et d'interruption tout au long de la journée. Il n'est dès lors pas surprenant que lors d'un sondage réalisé sur le sujet, les répondants ont affirmé préférer effectuer des tâches ménagères, payer des factures ou encore gérer le courrier indésirable plutôt que d'utiliser les interfaces et applications demandées par leur employeur.
Effet 3 : Compromettre la sécurité de l'entreprise
Les services informatiques n'ont pas pour but de ralentir les choses mais de prévenir les failles de sécurité qui peuvent coûter de l'argent, du temps et la réputation de l'entreprise. C'est pour cela que ce service a pour mission de rechercher les applications sans risque qui peuvent être utilisées sur le lieu de travail.
Cependant, le "syndrome" de fatigue lié à l'utilisation des applications amène de nombreux employés à s'éloigner des applications choisies par le service informatique dans l'espoir d'augmenter leur productivité. En 2017, 48% des interrogés utilisaient des applications personnelles non distribuées par l'informatique telles que WhatsApp et DropBox.
Existe-t-il vraiment une solution pour limiter les dégâts de cette fatigue ?
66% des employés interrogés par RingCentral affirment que l'utilisation d'une plateforme unique pour toutes les communications sur le lieu de travail les aiderait à optimiser leurs échanges et ainsi leur productivité, tout en réduisant le sentiment de chaos au travail. 60% du temps de travail d'un salarié est consacré à des tâches productives. Pourquoi ne pas essayer d'améliorer ces statistiques en proposant une plateforme unique ? Mais pour cela, il faut tenir compte des points suivants :
- Encourager les services informatiques et RH à travailler ensemble. Avec leurs expertises propres, ces binômes ont la plus grande chance de choisir une application qui profitera à tous les employés.
- Protéger la sécurité d'une entreprise en s'assurant que les salariés n'ont pas à retenir plusieurs mots de passe pour accéder aux plateformes.
- Ne pas faire de micro-gestion. Même si l’entreprise ne souhaite pas que les employés utilisent des applications qui pourraient compromettre leur sécurité, elle ne peut pas non plus les empêcher d'explorer de nouvelles applications qui pourraient aider les autres. Pour cela, elle doit envisager de développer une liste de meilleures pratiques pour l'utilisation d'applications inconnues, ou inciter les employés à recommander de nouvelles plateformes aux services informatique et RH.
Dans tous les cas, si des signes de fatigue liés à l'utilisation d’un grand nombre d'applications sont détectés, il n'y a pas de temps à perdre pour repenser le fonctionnement des outils de productivité.
Note : Face à la prolifération du COVID-19 et à la crise sanitaire mondiale qui en résulte, les entreprises sont amenées à placer leurs collaborateurs en télétravail. Dans le cadre de l'opération de soutien aux entreprises françaises et européennes mise en place par le Gouvernement français en collaboration avec les start-ups de la French Tech, LumApps propose sa solution cloud en libre accès pour les acteurs souhaitant obtenir des réponses rapides à leurs problématiques de communication interne en situation d'urgence.