Les entreprises où les employés doivent (encore) pointer ou badger à leur arrivée au travail restent très nombreuses. En effet, près de 8 entreprises françaises sur 10 où le temps de travail est enregistré, utilisent un système traditionnel Time & Attendance (T&A) : un badge, une pointeuse ou une horloge, une feuille Excel voire même sur papier. Les alternatives numériques et biométriques, comme la connexion à l'aide d'applications ou avec une empreinte digitale, sont beaucoup moins courantes.
Tel est le résultat d'une étude internationale réalisée par le prestataire de services RH SD Worx et Protime, spécialiste de l'enregistrement du temps de travail et de la planification du personnel.
En matière d'enregistrement du temps de travail des collaborateurs, les entreprises françaises peuvent encore faire de gros progrès numériques : près de 8 entreprises françaises sur 10 utilisent un système d'enregistrement du temps de travail assez traditionnel comme un badge (27%), une feuille Excel (26%), une pointeuse ou une horloge (19%) ou un document papier (6%).
Les entreprises françaises sont dont en queue de peloton par rapport à leurs homologues internationaux : aux Pays-Bas, le glas de la pointeuse est déjà passée de mode : seulement 5% des entreprises l'utilisent encore. Au Royaume-Uni, l'enregistrement du temps de travail et des présences sur papier (22%) est le plus populaire.
Solutions numérique et biométrique
Il existe d'autres modes d'enregistrement T&A, telles que la connexion à l'aide d'applications (mobiles), qui peuvent utiliser la géolocalisation à des fins de vérification. Parmi les entreprises françaises qui enregistrent le temps et les présences, respectivement 12% et 5% à peine y ont recours. Les entreprises néerlandaises affichent ici de meilleurs résultats : 17% demandent à leurs employés de se connecter au moyen d'une application et 15% utilisent en outre des applis avec géolocalisation. En Allemagne, cette dernière option n'est absolument pas intégrée pour l'instant : seul 1% des entreprises fait appel à l'enregistrement des présences par géolocalisation.
Enfin, il existe également des méthodes biométriques pour se connecter, comme les empreintes digitales ou les scans rétiniens. Ceux-ci semblent encore appartenir au futur : 3% seulement des entreprises françaises qui enregistrent le temps et les présences les utilisent, tandis que la moyenne de tous les pays interrogés s'élève à 2,6%.
« L'utilisation limitée est due au RGPD », explique Jean-Marie Mozziconacci, Managing Director de SD Worx France. « En termes simples, toute atteinte à la vie privée doit être aussi limitée que possible afin d'atteindre l'objectif visé. Les données biométriques sont très sensibles, bien plus qu'un badge ou une connexion électronique par exemple. Vous ne pouvez pas les utiliser pour un simple enregistrement du temps de travail, sauf s'il existe des raisons fondées supplémentaires d'appliquer un contrôle renforcé comme la prévention de la fraude, la protection de données sensibles ou la sécurité d'un site. »
Pour Sébastien Elvira, Sales Manager de Protime : « C'est un paradoxe : avec la montée en puissance des méthodes de travail flexibles telles que l'horaire flexible, le besoin de vue d'ensemble devient de plus en plus important. Si personne ne sait combien vous travaillez réellement, l'épuisement professionnel est à portée de main. L'horloge moderne, qui non seulement enregistre votre temps par le biais d'applications mobiles, mais peut également y associer votre productivité, deviendra donc encore plus importante à l'avenir. Ainsi, la gestion prévisionnelle du personnel peut être adaptée en temps utile si la charge de travail est trop élevée et si l'épuisement professionnel peut être évité. »
Les cadres dirigeants utilisent également les données de présence pour le planning du personnel
L’étude SD Worx / Protime, montre également que les données T&A sont encore utilisées à d'autres fins dans 55% des cas. Applications les plus populaires : l'analyse des heures facturables par rapport aux heures non facturables (38%) et l'établissement d'un planning du personnel afin d'éventuellement engager des personnes supplémentaires (35%). Ce dernier s'inscrit parfaitement dans le cadre de la gestion de la chaîne d'approvisionnement des talents que les entreprises doivent mettre en place en vue de toujours assurer l'afflux, le déploiement et la rétention des collaborateurs appropriés.
L'adaptation flexible de la planification du personnel (35%) - basée sur les prévisions météorologiques, par exemple - et la planification du personnel (à plus long terme) (34%) sont 2 autres domaines pour lesquels les données T&A sont utilisées. 29% déclarent également qu'elles ont recours à l'outil T&A en association avec des systèmes de rémunération pour déterminer les primes des collaborateurs.
Dans 45% des entreprises, les données T&A sont purement utilisées pour l'enregistrement du temps de travail et des présences des travailleurs.