Par Karim Jouini, Expert Cloud et fondateur d'Expensya, spécialiste de la gestion sans papier.
La gestion des notes de frais est un processus complexe et chronophage, que la plupart des entreprises connaissent bien. Grâce aux nouvelles technologies, la tendance est aujourd’hui à l’automatisation : mais quels en sont les avantages concrets pour les entreprises ?
La gestion des frais professionnels, un véritable challenge : plus le nombre de salariés augmente, plus le nombre de notes de frais se multiplie et plus le processus se complexifie, créant ainsi une lourdeur dans le traitement de bout en bout. La gestion manuelle ou via des systèmes peu automatisés, et non interconnectés, devient alors un défi, partagé par plusieurs départements : finance, comptabilité, SI ou encore Travel Management chez les plus grandes entreprises.
Pourtant, l’essor des technologies Cloud et mobiles, ainsi que la dernière génération de technologies OCR, permettent aujourd’hui de simplifier ou d’automatiser de nombreuses étapes de la gestion des notes de frais : connexion bancaire, récupération des factures, saisie, contrôle, lutte anti-fraude, remboursement et bien plus. Mais quels bénéfices concrets votre entreprise peut-elle retirer de cette automatisation ?
Cinq avantages à la digitalisation et à l’automatisation des notes de frais
1/ Eviter les erreurs et les pertes de données
C’est un fait : la gestion manuelle des notes de frais engendre souvent des erreurs au niveau de la saisie des données, du calcul des frais kilométriques, ou de la conversion des montants en devise étrangère. Ces erreurs peuvent occasionner des pertes financières non négligeables pour l’entreprise. Les solutions de dernière génération permettent désormais d’accéder à des fonctionnalités de saisie automatique des factures, à la conversion automatique des devises ou encore à un calcul automatique des indemnités kilométriques. Les collaborateurs seront libérés de la saisie manuelle, et la vérification des notes de frais sera l’unique mission des services en charge de les valider. Cerise sur le gâteau : la validation elle-même est simplifiée grâce à des algorithmes de contrôle de conformité et de respect de la politique de dépenses.
2/ Simplifier la gestion pour les entreprises internationales
Sans un dispositif dédié, la gestion des notes de frais se révèle être un véritable casse-tête pour les entreprises internationales qui se retrouvent dans l’impossibilité de centraliser les dépenses professionnelles de chaque filiale. Par ailleurs, devises, réglementations et droits des collaborateurs varient d’une entité à l’autre, rendant difficile au siège et au service comptable de traiter l’ensemble des dépenses engagées, de surveiller les données récoltées et d’en extraire des analyses de coûts approfondies. La gestion des notes de frais sur une solution Cloud permettra ici de centraliser les données en automatisant le traitement en amont, le contrôle, la conversion, et la distribution par centres de coûts ou comptes comptables.
3/ Fiabiliser la récupération de la TVA
La récupération de la TVA est rarement faite sur les notes de frais : le montant individuel de la TVA sur chaque dépense étant négligeable, et la complexité du processus étant rébarbative, la plupart des entreprises y rechignent. Pourtant, mises bout à bout, toutes ces facturettes représentent souvent un total de TVA récupérable loin d’être négligeable. Un manque à gagner considérable pour l’entreprise, qui est pourtant de plus en plus simple à éviter. La saisie automatique justement, permet de garantir la saisie des montants de TVA et du pays par facturette, tout en associant ces données aux justificatifs numérisés, rendant la récupération seule ou via des experts du secteur bien plus simple et bien moins coûteuse.
4/ Interconnecter vos outils pour maitriser la data :
La plupart des entreprises ont une multitude d’outils qui interviennent lors d’un déplacement professionnel : cartes bancaires, plateformes de réservations internes ou outils en open booking, logiciel de gestion des notes de frais, outils comptables, gestionnaire de projets, système de remboursement, etc… Et là encore, plus le nombre de collaborateurs augmente plus cette liste s’allonge. Vos données se retrouvent donc éparpillées entre différents outils, et la gestion n’en est que plus complexe. Pourtant, certaines solutions sont déjà capables de se connecter à tous ces outils et d’automatiser pour vous la centralisation des données, et leur utilisation au moment adéquat : analyse financière et expérience du déplacement professionnel s’en retrouvent toutes deux fluidifiées.
6/ Augmenter la productivité des collaborateurs
Bien trop souvent, la gestion des notes de frais représente une perte de temps considérable pour les employés. Nul besoin de rappeler que ces derniers doivent, à chaque fin de mois, lister, saisir, justifier et transmettre les différentes dépenses réalisées dans le cadre de leur activité professionnelle. Une tâche annexe à leur mission professionnelle, et bien éloignée de l’objectif de leur déplacement professionnel. De plus ce processus, assez délicat et conséquent, implique souvent des erreurs qui impactent négativement les finances de l’entreprise. En automatisant via des outils Cloud avec une technologie OCR de dernière génération, les erreurs sont minimisées et le logiciel dégage un temps conséquent aux collaborateurs, et ce à plusieurs niveaux : la collecte des factures, la saisie, la transmission des justificatifs, et même la validation
Il aurait été possible de citer de nombreux autres avantages à la digitalisation et à l’automatisation de ce processus : l’archivage numérique à valeur probante qui permet de se débarrasser de l’archivage papier, la lutte contre la fraude, la gestion avancées des flux de validation sont autant d’autres raisons de justifier ce changement dans les habitudes et les outils des entreprises. Cette liste n’a pas pour but d’être exhaustive mais simplement de montrer que différentes étapes du processus de gestion des notes de frais sont déjà automatisées aujourd’hui et que l’automatisation est déjà à la portée de toutes les entreprises.