Qui n’a pas déjà apposé sa signature manuscrite sur un devis ou un contrat, pour ensuite le numériser et l’envoyer par e-mail au destinataire ? Ces actions sont non seulement chronophages et couteuses, mais également peu sécurisées. Dans nos mondes de plus en plus connectés, n’existe-t-il pas une autre alternative ?
La signature électronique est officiellement reconnue en Europe depuis 1999 (d’après la directive 1999/93/CE sur les signatures électroniques). C’est un mécanisme permettant de garantir l'intégrité d'un document électronique et d'en authentifier l'auteur. La signature électronique ne peut être annulée ni reproduite sur un autre document, elle est donc infalsifiable. Depuis le 1er juillet 2016, date d'entrée en vigueur du règlement eIDAS (identification électronique et services de confiance), sa valeur légale minimale est identique au sein de toute l'Union européenne. Ce règlement précise notamment que la signature électronique qualifiée bénéficie du même statut et des mêmes effets juridiques que son équivalent manuscrit.
Depuis 2016, la signature électronique est l’un des processus qui a le plus évolué. Elle devient aujourd’hui de plus en plus indispensable dans les différents échanges commerciaux au sein des secteurs de la banque et de l’assurance, du retail, des ressources humaines ou encore de l’immobilier.
CM.com, expert en commerce conversationnel, revient sur le top 4 des problèmes résolus par les entreprises grâce à la signature électronique :
1) Être plus efficace en gagnant du temps
Comparée à la signature traditionnelle, la e-signature permet un gain de temps considérable dans la mesure où il est possible de transmettre instantanément un document à signer à un ou plusieurs interlocuteurs en quelques clics.
Dans de nombreux secteurs, comme par exemple celui de la banque et de l’assurance, la signature électronique permet de conclure des ventes en dehors des heures ouvrées ou encore de souscrire à des offres en ligne 7j/24h. Un contrat électronique sera toujours prêt à être signé en quelques secondes, ce qui raccourcit également le délai de traitement des dossiers. Un client ou un partenaire pourra signer un document via n’importe quel dispositif (téléphone portable, tablette, PC, etc) sans devoir revenir au bureau ou aller chercher un scanner pour pouvoir l’envoyer. Cette approche facilite la relation client tout en améliorant le taux de transformation.
Aussi, dans le secteur des ressources humaines, la e-signature permet de faire signer un contrat de travail rapidement et à distance quand c’est nécessaire.
2) Réduire les coûts
Selon une étude menée par CM.com, la signature électronique permettrait de réduire les coûts d'exploitation de 68 600€ en 1 an environ si elle est utilisée via l’application Web ou bien de 75 500€ grâce à l’intégration de l’API (sur la base de 500 documents signés par mois et de deux signataires par document). En effet, la gestion papier des contrats et des documents à signer est plus coûteuse par rapport à la e-signature (au niveau des déplacements, des frais d’envoi, de l’utilisation du papier, etc.)
3) Suivre l’état d’avancement des dossiers
La signature électronique permet de suivre en temps réel l’état d’avancement des dossiers, ainsi que des contrats. Grâce à un certificat numérique, il est notamment possible de tracer chaque modification ou action réalisée sur le document original.
L’outil de tracking intégré à la plupart des solutions de signature électronique permet également de tracer l’avancement des signatures et d’envoyer un rappel automatique aux destinataires qui n’ont pas signé le document. Ainsi, cet outil sert d’indicateur qui informe les parties prenantes où en est chaque document dans la boucle de signature.
4) Sécuriser l’accès et l’identité du signataire
Il est possible de choisir un niveau de sécurité adapté aux besoins spécifiques et de mettre en place un des trois degrés de fiabilité de la signature électronique. D’après le règlement eIDAS, l’utilisation de la signature électronique prévoit 3 niveaux de sécurité : standard (une case à cocher), avancé (l'identité du signataire est liée à la signature) et qualifié (chaque signataire doit d'abord s'identifier auprès du fournisseur de services de confiance - FSC).
En effet, le simple fait de cocher une case, mettre son nom ou « accord » sur un site Web est considéré comme une signature électronique. Le grand avantage de la signature standard est qu’elle demeure très accessible pour le signataire. Néanmoins, ce type de signature est facile à contester. En revanche, les e-signatures avancées et qualifiées ont une valeur juridique plus importante et peuvent tout à fait s'appliquer aux accords de très grande valeur et à haut risque potentiel, par exemple le transfert de propriété de biens immobiliers. Ces catégories de signatures permettent de garantir de manière certaine l’identité du signataire tout en étant en conformité avec la réglementation européenne sur la protection des données (RGPD), qui vise à une plus grande transparence et à la responsabilisation des acteurs économiques.
Selon le règlement eIDAS (2016), tous les états membres de l'UE sont tenus de respecter les mêmes normes en matière de e-signature. Il est à noter que dans certains pays comme la Belgique ou l’Estonie, les citoyens disposent de cartes d’identités pourvues de certificats de signature électronique, mais ce n’est pas le cas en France. Il est possible de créer un certificat de signature et une signature via n’importe quel dispositif grâce aux solutions de signature électronique en mode SaaS.
Pour résumer, la digitalisation des services et des processus favorise l’accélération des échanges commerciaux en France et en Europe au sein de nombreux secteurs. Au quotidien, la signature électronique facilite les interactions entre les entreprises, les personnes et les organisations publiques. Le fait de pouvoir choisir le niveau de sécurité adapté aux besoins des entreprises permet aussi de repenser et de moderniser la façon dont les informations et les documents sont accessibles, gérés et sécurisés au sein des organisations.